Word を少しでも使ったことがある人なら、思いどおりに書式を設定することがどれほどイライラするかご存知でしょう。イライラのすべてを取り除くことはできませんが、Word で書式設定がどのように機能するのか、またそれを制御するためにどのようなツールが利用できるのかを学ぶことで、イライラの多くを取り除くことができます。
この投稿の手順と詳細は Word 2010 に基づいていますが、特に明記されていない限り、以前のバージョンと新しいバージョンの Word の両方で動作します。
Word の書式設定の 3 つのレベルを学ぶ
Word 文書を適切に書式設定するための最初のコツは、Word が書式設定についてどのように考えるかを学ぶことです。私たち人間は、文書を、文を形成する単語、段落を形成する文、ページを形成する段落などで構成されていると考えるかもしれません。しかし、Word にとって、すべての文書は次の 3 つの基本レベルで構成されます。
セクション。すべての Word 文書には 1 つ以上のセクションがあります。
段落。すべてのセクションには 1 つ以上の段落があります。
キャラクター。すべての段落には 1 つ以上の文字が含まれます。
Word では、書式設定を文書全体または文書内の特定のページに適用できるように見えることがありますが、書式設定は常にこれら 3 つのレベルのいずれかに適用されます。
Word の隠し文字を表示する
スタイルをより適切に操作するには、Word と同じように文書を表示できると便利です。ホーム ツールバーで、[表示/非表示] ボタン (段落記号 ¶ のように見えます) をクリックして、Word の隠し文字をオンにします。
ドキュメント内に多くの余分なものが表示されることがわかります。 Word では、ナビゲーション以外のキーを押すたびに、文書に文字が挿入されます。 Word では、タブ、改行、スペース、段落記号はすべて単なる文字であり (追加情報が含まれている場合でも)、Word ではこれらも文字として扱われます。他の文字と同じように選択、移動、コピー、削除することができます。これが、Word で発生する書式設定のおかしな点の多くを説明しています。
これらの文字がすべて表示されると最初は少し当惑するかもしれませんが、文書内で何が起こっているかを確認することは、書式設定を制御するために不可欠です。執筆中に気が散ると感じたら、いつでもオフにすることができます。
また、[ファイル] > [オプション] > [表示] に移動し、これらの書式マークを常に画面上に表示しますセクション。
隠し文字をオンにしても表示されない重要な書式設定要素の 1 つは、文書内でセクション区切りが発生する場所です。そのためには、ドラフト ビュー ([表示] メニュー > [ドラフト]) に切り替える必要があります。
セクションを制御する
セクションは文書の流れを制御します。すべての Word 文書は 1 つのセクションから始まります。次のいずれかの操作を行うと状況が変わります。
セクション区切りを挿入する。セクション区切りを挿入することで、新しいセクションを手動で作成できます ([ページ レイアウト] メニュー > [区切り])。セクション区切りには 2 つの基本的なタイプがあります。連続した区切りは、新しいページを開始せずに新しいセクションを開始します。次の改ページにより、新しいページの新しいセクションが始まります。他に 2 つのセクション区切り (奇数ページと偶数ページ) が利用可能であることもわかります。これらは実際には、新しいページがそのページ番号で始まるように強制する単なる次の改ページです。
特定のページのページ書式を変更する。 Word では実際にはページは表示されず、セクションのみが表示されることに注意してください。特定のページまたはページ範囲の書式を変更すると、Word はページの両側にセクション区切りを自動的に挿入して、それらのページに新しいセクションを作成します。適用したページレベルの書式設定は、実際にそのセクションに適用されます。
セクションは、Word で作業する際に最もイライラする側面の 1 つであることは間違いありません。特に、セクションを表示して操作するためだけに下書きビューをクリックする必要があるためです。
段落の力を解き放つ
段落はおそらく Word 文書の中で最も重要な要素です。文書の書式設定が成功するかどうかは、最終的には文書の仕組みを理解するかどうかにかかっています。 Word では、段落は段落記号 (¶) と、そのマークの前にある、前の段落記号 (上のスクリーンショットで赤で囲まれた部分) までのすべての文字 (上の段落記号は含まれません) を加えたものです。
では、なぜ段落記号をこれほど強調するのでしょうか? Word では、段落記号は非常に特殊な文字であるためです。このマークには、実際には、段落に適用される書式設定に関する情報が含まれています。段落をコピーして別の場所に貼り付けると、書式設定が付属していない場合があるのはなぜだろうと思ったことはありませんか?これは、コピー時に段落記号も選択しなかったためです。この問題は、トリプルクリックして段落全体を選択するのではなく、クリックしてドラッグしてテキストを選択すると常に発生します。だからこそ、これらの隠れた文字を表示することが重要です。そうすれば、何を扱っているかが分かります。
スタイルを使用して書式を整理および適用する
スタイルは、一度にすべて適用できる書式設定情報の単なるコレクションです。スタイルは、書式設定の一貫性を保ち、簡単に適用できる最も強力な方法であることは間違いありません。特に、ドキュメントを編集している他の人に、書式設定を直接適用する代わりにスタイルを使用するよう説得できる場合にはそうです。
Word の [ホーム] メニューには、Word の組み込みスタイルから選択できるシンプルなスタイル メニューが表示されます。実物を表示するには、これらの組み込みスタイルの右側にある [スタイルの変更] ボタンをクリックします。
Word では 2 種類のスタイルが提供されています。
段落スタイル。段落スタイルには、段落全体に適用される書式設定が含まれています。これには、段落に属すると考えられる書式設定 (タブ、行間隔、境界線、インデントなど) や文字書式設定 (書体、フォント サイズ、色など) が含まれます。段落スタイルは段落記号で示されます。
文字スタイル。文字スタイルには、段落内で選択した文字に適用される書式設定が含まれています。文字スタイルには文字書式のみを含めることができ、段落スタイルも適用されている文字のグループに文字スタイルを適用すると、文字書式が段落書式よりも優先されます。文字スタイルは、様式化された文字 a で示されます。
ここに例を示します。ブロック引用符に使用する段落スタイルを作成したとします。インデント、シングルスペース、斜体で表記されています。本のタイトル用に、太字で斜体ではない文字スタイルを作成しました。その文字スタイルを段落内のいくつかの単語に適用すると、単語は文字書式設定 (太字で斜体ではない) になります。
ニーズに合わせて既存のスタイルを変更できますが、より適切に制御したい場合は、独自のスタイルを作成してください。私は、すべてがリストの先頭に表示されるように、先頭に「a_」を付けて名前を付けるのが好きです。ご覧のとおり、スタイルを作成するときは非常に強力な権限を持っています。
次のようなものを制御できます。
次の段落に自動的に使用されるスタイル。通常の本文テキストの場合は、次の段落でも同じスタイルを使用する必要があります。ただし、見出しやキャプションのスタイルなどを作成する場合は、別のスタイル (通常の本文テキスト スタイルなど) を適用する必要がある場合があります。
期待されるすべての文字書式をスタイルに適用できます。
スタイルが [ホーム] メニュー ツールバーに直接表示されるスタイルのセットである [クイック スタイル] リストに表示されるかどうか。
そのスタイルを使用して書式設定を段落に直接適用するときに、そのスタイルが自動的に更新されるかどうか。この設定は少し危険です。変更していることに気付かずにスタイルを変更する可能性があり、そのスタイルを使用している他の段落に影響を与えるからです。普段はオフのままにしてます。
スタイルを現在のドキュメントに対してのみ保存するか、他のドキュメントで使用できるようにテンプレートの一部として保存するか。
段落の書式設定。ウィンドウの下部にある [書式] ボタンの下に隠れています。これを使用して、インデント、タブストップ、境界線、箇条書きや番号付きリストの書式設定などを制御します。
まず書類を準備してください
ほとんどのライターにとっては直観に反して聞こえるかもしれませんが、Word に関して言えば、文書に単語を 1 つも追加する前に、文書を準備するための特定の手順を実行することが非常に役立ちます。
Word でセクションの問題を解決しようとしたり、スタイルの問題を事後解決しようとしたりすることほどイライラすることはありません。テキストを作成する (または取り込む) 前に、そのような要素を邪魔にならないようにしてください。
さて、これにアプローチするより現実的な方法は、書式設定をまったく気にせずに、先に進んで書き続けることです。書式設定の準備ができたら、新しい文書を作成し、上で概説したヒントを使用して文書を準備し、テキストを新しい文書にコピーします。テキストを書式設定されていないテキストとして新しいホームにコピーし、すべてのスタイルをそれに適用することを忘れないでください。
テンプレートやその他の Word 機能の使用方法をさらに詳しく知りたい場合は、以下を参照してください。ハウツーオタク学校の新シリーズ。
写真提供者ルーディ・ストラマー (シャッターストック)。
