私たちと同じように Dropbox を愛用していると、より多くのものを同期し始めます。同期するものが増えれば増えるほど、整理するのが難しくなります。ここでは、複数のコンピューター (Windows、Mac、Linux) 間ですばやく並べ替えて整理する簡単な方法を紹介します。
ここでは、組織化と同期という 2 つのことを扱います。組織化は主にユーザーに依存するため、重要な部分を占めます (一方、同期はほぼ完全に Dropbox に依存します)。最初に整理に取り組み、次に、コンピュータ上で行うほぼすべての作業を同期するときに発生する可能性のある問題のいくつかを見ていきます。これらの整理に関するアイデアは Dropbox を使用して思いつきましたが、多くは最新のファイル システムに普遍的に適用できます。一部には Dropbox が必要ですが、これらの整理アイデアのほとんどは Dropbox なしでも使用できます。
構造
上記で使用した誰もが気になる素敵なアイコンは慌ただしい家族によって作成されました。イコンファクトリー。Dropbox は大量のフォルダーから始まりますが、多くのものを変更するのではなく、それをベースにして整理していくつもりです。本題に入る前に、Dropbox に入れておきたいフォルダーを見てみましょう。これらを入手したら、その使用方法について説明します。
ダンプ
埋め立て地
プロジェクト
書類
あなたのフレックスフォルダー
アプリケーション
映画
音楽
写真
共有フォルダー
よし、始めよう！
エド。注: 検討した結果、Adam のフォルダー構造が自分にとって適切ではないと思われる場合は、Gina のフォルダー構造も検討してみてください。マイ ドキュメントの組織構造。
ゴミ捨て場と埋め立て地
私たちは完璧ではありません。多くのダイエットと同様、組織システムは私たちに、自分自身を向上させるために欠点を抑えることを期待しています。意志力の供給には限界がある、したがって、整理方法はそれを認識する必要があります。 Dump は、自分の不完全さを受け入れる場所を提供することを目的としています。任意に保存できる作業フォルダーが必要です。週の最初の日から、作成しているすべてのものがダンプに保存されます。ファイルの種類やプロジェクトの種類は関係ありません。現在の勤務週に属するものであれば、ダンプに属します。スクリーンショットを大量に撮影する場合は、それらのスクリーンショットの場所をダンプ (OS Xのデフォルトのスクリーングラブを使用してこれを行う方法は次のとおりです。）。何を作成する場合でも、その作成に使用するアセットが何であっても、ここが最初に使用される場所であることを確認してください。
週の仕事が終わりに達したら、整理整頓をしましょう。 The Dump を確認し、すべてをどうするかを決定するには、15 ～ 20 分ほど時間を確保するだけで十分です。今週は最終的に 145 個のアイテムがあり、約 10 分で並べ替えることができました。ファイルのリストがどれくらい長くなるかについては心配する必要はありません。 The Dump 内のすべてのものをファイルの種類ごとにリストすることから始めると、より簡単に重要な部分を切り出すことができます。
まず、The Dump に保存したもののうち、不要になったものを見つけて削除します。次に、まだ捨てられないファイルを選択し、「The Landfill」という名前のフォルダーに置きます。 Landfill が存在するため、特定のファイルを保管する必要があるかどうか、保管する必要がある場合はどこに保管するかを検討するのに時間を費やす必要がありません。月に 1 回、時間をかけて埋立地を掃除する必要がありますが、「おそらく」ファイルのほとんどから 1 か月離れると、ファイルをファイリングする必要があるのか、それとも捨てる必要があるのかをよりよく判断できるようになります。 The Dump 内のファイルのほとんどは、週の終わりに最終的に削除されるか、埋め立て地に埋められることになります。これらを完了すると、他にもいくつかのファイルがあることがわかり、それらを並べ替えるのに数分しかかかりません。これらを整理すれば、The Dump は来週の準備が整います。
これら 2 つのフォルダ (The Dump と The Landfill) は、Dropbox 内で物事を整理する上で最も重要な部分になります。なぜなら、これらのフォルダを使用すると少し怠け者になることができるからです。ただし、すべてをただ流れさせるだけではなく、圧倒されてしまうことが重要です。週の後半になると。何か新しいことに取り組んでいるときは、必要なファイルが 1 つまたは 2 つだけであると思われる場合でも、そのファイルを格納する新しいフォルダーを The Dump 内に作成します。ダンプの整理に時間を費やす必要はありませんが、作業中にダンプをすばやく処理できるように、必ず少し時間をかけて類似のファイルをまとめて保管してください。
プロジェクトとドキュメント
プロジェクトとドキュメントには、作業のほとんどが保存されます。プロジェクトは、現在取り組んでいるアクティブなプロジェクトで構成されている必要があります。個々のプロジェクト フォルダーを内部に保持することもできます (例: ニュー ロック バラード、イチゴについてのエッセイ、アルバム用のジョンソンの結婚式の写真など)。または、さまざまなことを行う場合はプロジェクト タイプのサブ構造を作成することもできます (例: オーディオ プロジェクト、ビデオプロジェクト、写真プロジェクト)。重要なことは、このフォルダーには長期プロジェクトのファイルのみが含まれていることです。積極的に取り組んでいる(現在の週の勤務範囲外のファイルがダンプに追いやられるなど)。 To Do リストをここに保管しておくと便利だと思います。私は、というすばらしい Mac アプリケーションを使用しています。タスクペーパーそして、プロジェクトの To-Do リストを Projects フォルダーのルートに保存します。 To-Do には何でも使用できますが、物理ファイルをどこかに保存する必要がある場合は、Projects フォルダーに保存するのが最適です。
Projects はどこにありますかアクティブ作業フォルダー、ドキュメントはあなたのものです睡眠状態作業フォルダー。ドキュメントは 2 つの用途に役立ちます。1 つは参照または複数回使用する静的ドキュメント (ストック写真、フォームなど)、もう 1 つはプロジェクト フォルダーからアーカイブしたい完成したプロジェクトです。ドキュメントを自由に整理できますが、変更するものは何も入れないでください。一方、プロジェクトそして書類ラベルは私にとってはうまく機能しますが、ラベルが直感的ではないと主張するのは正しいことです。ラベルアクティブそしてアーカイブ人によってはもう少し効果があるかもしれませんが、自分に合ったものを選択してください。ここで説明したすべてのことと同様、これは組織的な考え方であり、パラダイムではありません。実際にはパラダイムなど存在しません。あるのは、ユーザーにとって役立つシステムとそうでないシステムだけです。
あなたのフレックスフォルダー
組織パラダイムなどというものは存在しないため、そのような柔軟性を提供しない限り、このような広範なシステムは特定のニーズに対応できません。ここで Flex フォルダが登場します。あなたの生活の中で、Dropbox の大部分を構成する大きなバケットの外に存在する必要があるものがあるかもしれません。私の場合、それは「Writing」というフォルダーです。私は書くことが大好きなので、ライフハッカーの投稿にとどまりません。短編小説、脚本、アイデアなど、書きたい気分になったものを何でも書きます。これはすぐに増えてしまうので、すべてを 1 か所にまとめて、他の作業とは別にしておくと便利であることがわかりました。その結果、私の flex フォルダーは書き込み専用フォルダーになります。
これが必要な理由は、私の Flex フォルダーがアクティブなプロジェクトとアーカイブされたドキュメントを組み合わせたものであるためです。 Writing フォルダーに保存したものはすべて、そのまま無期限にそこに残る可能性もあれば、非常にアクティブになる可能性もあります。問題は、それぞれの文章がどのカテゴリに該当するかわからないことです。その結果、書き込み用の Flex フォルダーを使用すると、これらのドキュメントをさらに柔軟に整理できるようになります。アクティブ/アーカイブ構造を適用できない種類の作業を行う場合、多くの場合、Flex フォルダーが解決策になります。
アプリケーション
これらすべてのフォルダーを複数のコンピューター間で同期しているため、特定のアプリケーションを必要とするコンピューターがインストールされていない状態になることがよくあります。必要なものをオンラインでダウンロードするのはそれほど難しくありませんが、作業を中断して必要なアプリケーションを検索し、ダウンロードされるのを待ってから作業に戻らなければならないのは面倒です。集中して集中状態にある場合は、これらの問題をできるだけ最小限に抑えたいと考えます。よく使用するアプリケーション (または Dropbox フォルダから直接実行しているポータブル アプリケーション) のインストーラを同期フォルダに保存しておくと、これに役立ちます。ここに大規模なインストーラー (Photoshop など) を保管するつもりはありませんが、これなしでは生きていけないアプリケーションやユーティリティ用の小規模なインストーラーには最適な場所です。さらに、アプリを友人と共有する必要がある場合は、Dropbox から直接共有することができます。
映画、音楽、写真
無料の Dropbox アカウントを使用していて、紹介によって生き残っている場合、リッチ メディアを同期するための十分なスペースがない可能性があります。ただし、50 GB 以上のアカウントの料金を支払っている場合、Dropbox はメディアをうまく処理できます。 (Dropbox は、年間 100 ドルで 50 GB プラン、年間 200 ドルで 100 GB プランを提供しています。)
動画と写真はどちらも同じような方法で整理できるため、非常にシンプルです。 1 年ほど前、私は iPhoto に飽きて、別のものを試してみることにしました。それは私の写真を整理したフォルダー構造であり、実際に私を助けてくれるアプリケーションはありませんでした。 Dropbox は私のすべての画像を自動的にバックアップしてくれるので、完璧なパートナーでした。私には膨大な写真コレクションがありますが、写真管理アプリケーションで写真を管理するのと同じ方法で写真フォルダーを確認するだけで済むため、整理するのはそれほど難しくありませんでした。アルバムごとに整理しました。問題は、ディレクトリが希望通りに並べられるのではなく、特定の基準に基づいて並べられることです。通常、ファイルはアルファベット順に整理します。類似したアルバムを確実にまとめて保存するには、フォルダー名の先頭にタグを追加するだけです。イベントの場合は、日付スタンプを追加しました (例: 2018-09-21)。人物のポートレートには、PEOPLE タグを追加しました。壁紙を含むフォルダーの先頭には WALLPAPER が付加されていました。このアイデアは非常に基本的ですが、すべてを適切に整理するのに役立ちます。これと同じ方法がムービークリップにもうまく機能します。
私たちの多くは iTunes などを使用して音楽を操作するため、音楽は少し難しくなります。 iTunes を Dropbox と同期する場合の問題は、ファイルの同期を維持することではなく、iTunes ライブラリ ファイルの同期を維持することです。同時に複数のマシンで iTunes を開いている場合、問題が発生します。他にも方法はありますが、最も簡単な解決策の 1 つは、次のような iTunes 同期ソフトウェアも使用することです。メディアローバーこれは、Dropbox が混乱しないように iTunes ライブラリ ファイルの同期を処理します。あるいは、問題が起こらないように、作業が終わったら必ず iTunes を閉じるように注意することもできますが、これには多くの労力が必要であり、危険な道になる可能性があります。音楽プレーヤーがデータベース ファイルを使用していない場合、またはデータベース ファイルをまったく使用していない場合を除き、Dropbox と音楽を同期するのは、思っているよりも少し手間がかかるかもしれません。これは、簡単なオプションが登場するまで保留しておきたいタスクの 1 つです。
ドロップボックスの共有フォルダー機能は本当に素晴らしいです。特に次のような場合は、現在は廃止された Drop.io の代替が必要です—しかし、大量のフォルダーを人々と共有し始めると、すぐに管理が難しくなることがあります。解決策は非常に簡単です。すべての共有フォルダーを 1 か所にまとめます。少し当たり前のことのように思えるかもしれませんが、溜まる前に習慣にしておきたいことです。同僚、友人、家族と簡単にファイルを共有できるのは素晴らしいことですが、ファイルが Dropbox を乱雑にしたり、組織構造の中で迷子になったりすると、メリットよりもむしろ問題が大きくなります。共有フォルダーを 1 か所にまとめて問題を解決すれば、問題はまったく発生しません。
カスタマイズして柔軟に
私は平均的な人よりも多くのファイル (そしてさまざまな種類のファイル) を扱っていますが、これは私にとって非常にうまく機能するシステムです。それは私が望む限り理想的で完璧であり、私の毎日の生活を楽にしてくれます。つまり、あなたは私ではありません。あなたは異なることをし、異なる才能と欠点を持っており、まったく異なる人間になる可能性があります。このシステムを導入したい場合、最初に行うべきことは、疑問があるかどうかを評価することです。おそらく、これらのアイデアのほとんどは、複数のコンピュータ間で組織化と生産性を維持するのに役立ちますが、それはそれを実装する方法に多大な労力を費やした場合に限られます。この設定はそのままでは機能しない可能性がありますが、ニーズに最も適した方法で試してみてください。
私のシステムを改善するための提案がある場合、またはシステムをどのように機能させたかを共有したい場合は、コメント欄でお知らせください。
