一度読んでも、もう一度読んでも、送信者が何を言おうとしているのかよくわからないメールをご存知ですか?迷惑ですよね？私たちは皆、ひどいメールを受け取ったときにそれを認識しますが、自分自身も同じメールの罪を犯していることがよくあります。
それは間違いなく明白なことのように思えます。理解されるためには、どのような形式のコミュニケーションでも明確にする必要があります。しかし、電子メールはペースが速いメディアであり、明瞭さなどの重要な文章の価値は時間の経過とともに後回しになってしまうことがよくあります。問題点: メールをもう一度読んで精査するために数分余分に時間を費やすのではなく、メールを送信しても誰も理解してくれず、内容を理解するためにより多くの時間を費やすことになります。ミスコミュニケーション。
メールをより明確にする方法について少しお話しましょう。
注: 今週、電子メールの書き方の価値観について話すときは、主に仕事関連の電子メールについて話します。友人にメモを電子メールで送信する場合は、好みの書き方で自由に書きましょう。
ガベージイン、ガベージアウト
ジーナが言ったようにライフハッカーの本:
コンピューター サイエンスの古い格言、Garbage in, Garbage out (GIGO) は、コンピューターに間違った入力を与えると、役に立たない出力を返すことを意味します。人間はコンピュータよりもはるかに寛容ですが、多くの点で GIGO は電子メールのやり取りにも当てはまります。
電子メールを作成 (または編集) するときは、電子メールの目的が件名から明らかであり、全体を通じてその明確さを維持する必要があります。あなたが何を望んでいるのかを受信者に解読させないでください。最初から率直に行動し、メールに不必要な言葉を混ぜ込まないでください。
明晰さは賢さよりも優れている
あなたは自分を言葉の達人だと思っているかもしれませんが、自分の言葉がメッセージの邪魔をしないようにしてください。でUnix プログラミングの芸術、著者エリック・スティーブン・レイモンドは次のように説明しています。Unix 哲学の基本そして私たちがこれまでと同じように前に指摘された、これらのルールは、多くの場合、個人の生産性の他の領域に見事に適用されます。
たとえば、「明晰さは賢さよりも優れている」と主張する「明晰性の法則」を考えてみましょう。私たちは毎日、ライフハッカーの受信箱に何百もの電子メールを受け取ります。明確な件名と、理解しやすい質問、提案、ヒントが記載された電子メールを見るたびに、私は神に感謝します。メッセージが独自の言語で埋もれているたびに、私は電子メールプロバイダーを呪います。
次回メールを作成するときは、わかりやすさにさらに注意を払ってください。件名でメールの内容がわかりますか？自分のメッセージを隠していませんか？そうでなければ、それは良いことです！あなたが聖人ではないのなら（私もそうではありませんが）、メールでのやり取りの間違いを再評価してください。私の受信箱では、ほとんどの場合、明確さの欠如が原因です。
あなたはどうですか？コメントであなたが守っている電子メールのルールについて聞いてみましょう。
