私たちのほとんどは、メッセージを 1 段落で理解できる場合でも、3 段落のテキストを読みたくありません。しかし、だからと言って、他の人に同じようにメールの簡潔性の欠如を与えることに罪がないわけではありません。ここにいくつかのヘルパーがいます。
面倒なテキストをすべて読みたくない場合に備えて、始める前に、以下の役立つ提案の簡潔な概要をこの投稿に先取りして記載しておきます。
メールでは要点を簡潔に記載してください。
EOM で可能な場合のみ、主題のみに切り詰めてください。
ほとんどの電子メールでは、5 文以内に収めるようにしてください。
注: 今週、電子メールの書き方の価値観について話すときは、主に仕事関連の電子メールについて話します。友人にメモを電子メールで送信する場合は、好みの書き方で自由に書きましょう。
件名に記載してください
件名はメール全体の雰囲気を決定します。「捨てないでください。」代わりに、メールに記載する内容を明確に表現するようにしてください。実際、件名ですべてを話すことができれば、そこでやめて古い内容を続けることができます。メッセージ終了 (EOM) のトリック。基本的に、件名を書き出して追加します。(EOM)行の最後まで入力し、「送信」を押します。
難解なトリックのように聞こえるかもしれませんが、それはあなたが思っているほど珍しいことではありません。 Gメールプロンプトも表示されません本文にテキストを含まないメッセージの送信については、EOM の内容を理解しているためです。
電子メールを SMS と同様に扱い、できる限り 5 文以内に抑えてください。
メールをより簡潔にしたい場合は、次のような厳格な哲学を課してみると役立つかもしれません。5 文:
問題
電子メールは返信するのに時間がかかりすぎるため、大量の電子メールを受信する人にとっては継続的に受信箱がオーバーフローしてしまいます。
解決策
応答ごとに設定された文字数を使用して、すべての電子メール応答を SMS テキスト メッセージのように扱います。文字を数えるのは大変なので、代わりに文章を数えます。
Five.sentenc.es は、受信者や件名に関係なく、すべての電子メールの返信は 5 文以内にするという個人ポリシーです。それはとても簡単です。
このサイトでは、電子メールの署名に、簡潔さを説明するために受信者に Five.sentenc.es を示すテキストを追加することを提案しています。 four.sentenc.es、three.sentenc.es、または two.sentenc.es を使用して、より極端にすることもできます。
非常に長い場合は、電子メールの要約を書くことを検討してください
Ironic Sans の写真家兼ブロガーの David Friedman 氏は、特に長いメールを書いたときに電子メール クライアントが警告を発し、電子メールの冒頭に表示される要約を書くように促してくれることを望んでいます。彼はそれをそう呼んでいます。電子メールの要約フィールド。 Google がこの機能を Gmail Labs の機能として追加するのをまだ待っていますが、それまでの間、フリードマン氏のアドバイスを自分のメールに取り入れることを妨げるものは何もありません。
すべての電子メールのコミュニケーションを 5 文以内に収めることができると考えるのはばかげていますが、短くできない場合でも、その後に続くすべてのテキストで目的の簡潔な要約を提供できます。これは、読者が何を期待するかを知るのに役立ち、メッセージを明確にするのに役立ちます。
もちろん、そうではありません必要あなたの結論を説明するために任意のサイトを使用すること。ただ明確にしておいてください, 簡潔にまとめれば、受信者は感謝してくれるでしょう。
