毎日受信トレイに収集する電子メールの安定したストリームを管理することは、不可能な作業のように感じることができます。少し前に、メールソフトウェアのフォルダーの延長リストを保持し、トピック、送信者、プロジェクト、緊急性、およびその時間に関連していると思われるその他のコンテキストごとにメッセージを追跡しました。すべてのメッセージを受信トレイからその日に属しているように見えるフォルダーに注意深くドラッグしてドロップするのに多くの時間を費やしました。しばらくして、私は非常に多くのフォルダを持っていました。システムはまったく役に立ちませんでした。いくつかのフォルダーは、それらを作成して埋め込んだ作業の後でも、私はほとんど再び開いたことはありませんでした。
それ以来、私は電子メールのバケツを3つだけにスリムにしました。私が信頼できるトリオと呼んでいます。ほんの数個のシンプルなアクションベースのフォルダーを使用して、電子メールと一貫して空の受信トレイを維持するのはほとんど考えられません。
注記：このシステムは、優れたものの変更です受信トレイ変身で公開された方法MacWorld2005年4月、キングオブ受信トレイゼロマーリン・マン。私は記事が公開されてからMerlinのシステムを使用しており、その間に彼の提案された5〜3フォルダーから自分のバージョンを削りました。
信頼できるトリオ
フォローアップ
これらのメッセージは、完了する必要があるタスクを表しています。それが2分以上かかる応答であるかどうか（それよりも少ない、その場で応答するだけです！）または何らかのアクション。これらのメッセージはすべて、あなたのto doリストのアイテムを表しています。
ここにあるかもしれないメッセージの例には、Webサイトを更新するリクエスト、またはあなたがあなたの人生の最新情報で書いて時間を費やしたいと思っていない長年の高校の友人からのメッセージが含まれます。 。このフォルダーのメッセージを実際にフォローアップすることを確認するには、定期的に確認する必要があります。あるいは、このフォルダーにメッセージを追加するときは、確認してくださいまたTo Doリストに追加します。方法の詳細がありますあなたの電子メールをあなたのTO-DOのものから分離します。
アーカイブ
アーカイブフォルダーは、長期の電子メールリファレンスライブラリです。アーカイブの長期的な将来のある時点で取得したい情報を含むすべてのメッセージを配置します。完成したスレッド、完了したリクエスト、メモ、あなたが読んだメモ、あなたが答えた質問、および完成したプロジェクトメールはアーカイブに送られます。基本的に、電子メールが「閉じられている」が、将来のある時点でそれをアーカイブに配置するのに役立つと思うかもしれません。
すべてをアーカイブに直接捨てることは、専用のファイラーに怖いように思えるかもしれません。それは最初は私にとってでした。ただし、アーカイブは「パイル」対「ファイル」です。完全に検索可能であることを覚えておいてください。そこに配置するメッセージは、巧妙に作成されたクエリを使用して取得可能になります。
所有
ホールドフォルダーは、数日以内にクイックアクセスが必要な重要なメッセージのための一時的な保持ペンです。他の誰かが重要な情報であなたに戻ってくるのを待っている場合、または時間に敏感なトピックに関するスレッドを維持している場合は、ホールドフォルダーに保管してください。 GTDERSの場合、Holdフォルダー内のアイテムは、Ticklerファイルの今後数週間でアイテムに対応する場合があります。
保留になるメッセージの例は次のとおりです。その途中の配信のFedEx確認番号、または「火曜日Re：The Big Projectに戻る」と言う同僚からのメッセージです。
このフォルダーは定期的にレビューし、メッセージの内容が不要になったためクリアする必要があります（つまり、FedExが配信されたか、同僚があなたに戻ってきます）。
受信トレイを空にします
信頼できるトリオが配置されたので、今度は受信トレイを空にする時が来ました。数ヶ月分のメッセージを備えた詰め込まれた受信トレイから始めている場合でも、最後の処理セッション以来到着した2ダースでも、この方法は同じです。最も古いメッセージから始めて、それを開いて：
完了するのに1分もかかる応答またはアクションが必要な場合は、その場でそれを行い、メッセージをアーカイブに移動します。
完了するのに1分以上かかるアクションが必要な場合は、フォローアップフォルダーに移動します。
それがあなたが他の誰かから待っている情報または約束であるならば、それを保持するために動かしてください。
それが情報メッセージである場合は、後で参照することをお勧めします。それをアーカイブに移動します。
役に立たない場合は、削除してください。
受信トレイ内のすべてのメッセージが完全に空になるまで洗浄、すすぎ、繰り返します。
空にしておきます
受信トレイをゼロメッセージまで下げたら、そのように保持することは、1日に数回上でプロセスを繰り返すことです。メールをスケジュールに処理するためのスケジュール時間 - 朝の最初のこと、昼食後1回、午後遅くに1回。ゴールデンルールに従うために自分自身を訓練してください：
受信トレイに読み取りメールメッセージを残さないでください。
その場で受信トレイで読んだすべてのメッセージの運命について決定することを約束します。すぐに応答するか、フォローアップ、アーカイブ、またはホールドでファイルするかにかかわらず、受信トレイにメッセージを残して、将来の郵便物の余地を作ることは絶対にしないでください。
キャッチ
さて、すべてのメッセージがフォローアップできちんと提出されているからといって、アーカイブとホールドは、あなたが自由で明確であるという意味ではありません。このシステムの難しい部分は、一貫してフォローアップを再検討し、そこに収納された「オープンループ」を保持して完了することです。完全な完全性に落ち着くのを防ぐために、すべてのメッセージを保留とフォローアップのすべてのメッセージに未読としてマークして、優れたアイテムの数に注意することができます。
警告
もちろん、この正確なシステムは、あらゆる状況のすべての人にとって機能しません。たとえば、これらの3つに加えて、LH Gmailで他のいくつかのライフハッカー固有のラベルを使用しています。しかし、新しいバケツを追加するときはいつでも、それについて長くて難しいと思います。そして、新しい追加は、最終的に削除される一時的または保存された検索フォルダーであることがよくありますが、信頼できるトリオは永続的な備品です。
亀裂を滑らせるものがないことを確認するために、メールをどのように整理しますか？ lifehacker.comでコメントやヒントをお知らせください。
注：この記事は2008年1月に更新され、フォルダー名の変更をフォローアップするアクションを反映しています。ここで詳述した理由。
更新：ここにいくつかのヒントがありますGmailを使用してこのシステムを実装する方法。
ジーナ・トラパニLifeHackerの編集者は、電子メールの巻き上げは、多くの人が望んでいるが、ほとんど達成することはほとんどないスキルであると考えています。彼女の半週間の機能、生きるオタク、毎週水曜日と金曜日にライフハッカーに登場します。を購読しますライブフィードへのオタクニュースリーダーに新しい分割払いを入手します。
