私の学業と職業上の歩みを通じて、常に私の味方であり続けたものが 1 つあります。それは、Google ドキュメントです。どこにいてもすべてのドキュメントを利用できるのは非常に便利なだけでなく、ソフトウェア自体も驚くほど多用途で複雑です。遭遇したことないGoogle ドキュメントでできなかったこと、契約への署名から大規模な協力者グループとのシームレスな作業まで。ただし、あなたが知らないかもしれない、ワードプロセッサ用の小さなハックは他にもあります。ビジネス アプリケーションは豊富にありますが、特に学生向けに Google ドキュメントができることに焦点を当てましょう。
エッセイやメモのための Google ドキュメントのハック
作文からメモまで、学校の勉強の多くは書くことが中心です。そこで、集中して紙に書いたり、授業中に情報をメモしたりするときに最適なハックを紹介します。
大文字の書式を変更する
ドキュメント内の大文字と小文字の書式設定を簡単に変更するには、それを強調表示して [書式]、[テキスト] の順に選択します。メニューの下部に「大文字」が表示され、そこにマウスを移動すると、「小文字」、「大文字」、「タイトルの大文字」の 3 つのオプションが表示されます。誤ってすべて大文字で入力してしまった場合や、タイトルを作成する必要があるが既に作成したものを書き換えたくない場合、これはあまり知られていない簡単な修正方法で、時間を大幅に節約できます。
メモを取るために音声入力を使用する
「ツール」メニューから「音声入力」を選択すると、授業中のメモ取りがさらに簡単になります。表示される小さなマイクのアイコンをクリックすると、コンピューターのマイクで撮影したものがすべてドキュメントに入力されます。そうはならない完璧, ただし、編集可能であるため、教授の発言をすべて書き留めておき、後で講義と一致するメモとして修正することができます。
論文用の統合辞書を使用する
トップメニューの [ツール] に移動し、[辞書] をクリックすると、ドキュメント内で Google ドキュメントの組み込み辞書を使用できます。ドキュメント内の単語を強調表示して、コマンド + シフト + Yすぐに調べられるように。辞書は画面のサイドバーに表示されるため、ドキュメントから離れて単語を Google で検索する必要はありません。おそらく最も良いのは、パネルの下部に同義語を表示し、それをドキュメントに置き換えて語彙をワンランク上げることができるため、エッセイを書くときに役立ちます。 (もう 1 つの辞書のヒント: 専門用語を「個人辞書」に追加すると、単語を右クリックして追加することで、スペル チェッカーによるフラグ付けが停止されます。これは、奇妙な苗字を持つ人にとっても効果的です。)
検索と置換を使用してエッセイをすばやく編集する
を押すと、Google ドキュメント内のテキストを検索して置換できます。コマンド + F。通常の検索バーはウィンドウの右上に表示されますが、三点メニューをクリックすると、「検索」だけでなく「置換」も表示されます。エッセイの中で誰かの名前のスペルを何度も間違えたり、単語を何度も使用したりした場合は、すぐに置き換えることができます。完全な「すべて置換」を実行するか、インスタンスからインスタンスに移動して、一部のみを置換するかどうかを決定するオプションもあります。
少ない労力で目次を作成する
長いドキュメントを整理しておく必要がある場合は、[挿入] メニューから目次を挿入します。これは、セクションの見出しを強調表示し、メニューの [書式設定] ボタンを選択し、[段落スタイル] にカーソルを合わせてヘッダー オプションを選択することで、セクションの見出しを書式設定した場合にのみ機能しますが、自動的に更新される優れた目次が作成されます。 2 ページ目にあった情報が、その上にテキストの段落を挿入した後に 3 ページ目に表示される場合、目次は自動的に更新されるため、手動で更新する必要はありません。目次内のヘッダーをクリックして、ドキュメントのそのセクションにすばやく移動することもできます。
バージョン履歴には、紛失した論文の下書きや削除されたメモが保存されます
「ファイル」メニューの「バージョン履歴」をクリックすると、ドキュメントの古いバージョンを見つけることができます。私は長い間このことを知らず、Google ドキュメントは自動的に更新されるため、行った修正は永続的なものだと思っていました。そうではありません!私は今 Google ドキュメントでこれを書いていますが、この作業を行った 45 分間で、ソフトウェアは 2 つの異なるバージョンを保存しました。
長い論文やグループ プロジェクトの行番号を有効にする
Google ドキュメントで大勢の人々と共同作業している場合は、行番号を有効にして、全員が作業の一部をすばやく参照できるようにします。この機能は、ドキュメントの左側に小さな数字を追加するだけです。これは、文書内の情報がどこに表示されるかを正確に追跡するのに役立つため、論文などの大規模なものを編集している場合に特に役立ちます。どの文に注意が必要かを説明するよりも、プロジェクト パートナーに 2 ページの 7 行目の問題に対処する必要があると伝える方がはるかに簡単です。これらの番号をオンに切り替えるには、[ツール]、[行番号] の順にクリックします。行番号サイドバーで、「行番号を表示」を選択します。
共同作業者に実際の Google ドキュメントではなくコピーで作業するよう強制する
教授からの課題に取り組んでいるときに、何度かこのような状況に遭遇しました。Google ドキュメントのリンク (通常はプロジェクトの手順が含まれている) を開いたところ、そのドキュメントが編集できないことがわかりました。したがって、ドキュメント内でドキュメントを再度生成する「コピーを作成」する必要があります。教師がこれを行うのは、ワークシートを簡単に配布し、全員がアクセスできる元のバージョンに影響を与えることなく、生徒全員がワークシートに記入できるようにするためです。このシナリオではうまく機能しますが、グループ メンバーに独立した作業をさせる必要があり、全員が同時にプライマリ ドキュメントに入力したくない場合にも役立ちます。ドキュメントの右上にある [共有] をクリックし、リンク設定を [リンクを知っている全員] に変更し、その横のドロップダウンから [編集者] を選択します。次に、リンクをコピーし、共有に使用しているものに貼り付けます。送信をクリックする前に、「編集」という単語とその後のすべてを「テンプレート/プレビュー」に置き換えて、リンクの末尾を編集します。
Google Keepを活用する
最後に忘れてはいけないのは、グーグルキープ、Google ドキュメントと完全に統合されたメモ作成アプリです。私は買い物リストや突然の素晴らしいアイデアなど、あらゆる用途に Google Keep を使用していますが、授業中にメモを書き留めるのにも最適です。ドキュメント内で右上の黄色の電球アイコンをタップすると、Keep サイドバー メニューが表示され、メモやアイデアをドキュメントに直接ドラッグ アンド ドロップできます。メモを取るアプリはたくさんありますが、Google ドキュメントを頻繁に使用する場合は、ここで Keep for the Docs 統合を試してみることを強くお勧めします。
Google ドキュメントのその他すべてのハッキング
Google ドキュメントはエッセイを書く以外にも使用できます (そして間違いなく使用できます)。 Google ドキュメントで私ができるようになった最も便利な機能をいくつか紹介します。他のソフトウェアを使用する場合、通常は複数のプログラムが必要になります。
Google ドキュメントで編集可能な PDF を作成する (無料)
PDF を Google ドライブにアップロードし、[プログラムから開く…] メニューの [Google ドキュメント] をクリックすると、PDF を編集可能なテキスト ドキュメントに変換できます。私は、Adobe のサブスクリプションが期限切れになり、実際に編集する必要があるのは 1 つのドキュメントだけだったので、原則として再度料金を支払うことを拒否していた数か月前まで、これができることを知りませんでした。そこにはできるこれを行う際には書式設定の問題がいくつか発生しますが、ほとんどの場合、Google ドキュメントは PDF を編集可能なテキストにシームレスに変換するため、再度 PDF として保存する前に簡単に変更できることがわかりました。
書類への署名も無料
Google ドキュメントに「走り書き」を追加して文書に署名します。 Word の拡張機能は複雑すぎるし、オンライン ドキュメント エディターは高価すぎると思うので、Google ドキュメントで無料でこれができることに気づく前に、これらのドキュメントをすべて印刷し、ペンで署名し、写真をアップロードしていました。彼らはどこへでも行く必要がありました。屈辱的だ。有名な話ですが、私はかつて Instagram ストーリーエディターの Doodle ツールを使用して文書に署名しました。超えて屈辱的な。 Google ドキュメント内で署名するには、[挿入]、[描画]、[新規] の順に移動します。描画用のボックスが表示されます。「線を選択」というメニューオプションに移動し、「落書き」を押します。ここで、ボックス内に署名を走り書きして「保存」をクリックすると、文書に署名を直接挿入できるようになります。またまた、これは、無料。
Google ドキュメントのタスクを作成して集中力を維持する
順調に進むためにテキスト内に「タスク」を追加することもできます。これは、グループで共同作業している場合や、特定のタイムラインで大規模な課題を完了する必要がある場合に役立ちます。入力することで@タスクドキュメントに入力すると、タスクに名前を付け、誰か (自分自身でも) に委任し、リマインダーを受け取るために完了する必要がある日付を設定できるダイアログ ボックスが表示されます。完全なドキュメントの最初または最後に空白のページを置き、そこにすべてのタスクを追加すると便利です。 Google ドキュメントでは、すべてのタスクの横に小さなチェックボックスも表示されるので、作業中にチェックを入れることができます。
