ジーナ・トラパニ
私のホームオフィスの主なクラッター犯人の1つは、「ファイルする」パイルです。ある時点でファイルの引き出しに入るはずの書類のスタックです。通常、このパイルは自発的にファイリングキャビネットの上に発生しますが、これはかなりばかげています。つまり、パイルに物を追加する代わりに、なぜ私はそうしないのですかそれを提出します？私の乱雑であふれたファイリングキャビネットの悲しい状態が私の閉塞の理由であることが判明しました。
おなじみのように聞こえますか？今日は、ラベル付きのファイリングシステムの下で、詰め込まれた過剰詰め物のためのファイル引き出しの変身に乗り出し、それをきちんとした、さわやかであえてに変えるつもりです楽しいあなたの重要な書類を整理するための場所。
あなたの書類に広々とした住む場所を与えてください。
それに直面しましょう：私たちはもう大学にいません。そのプラスチックファイルボックスまたは巨大なバインダーは、輪ゴムで閉じられて保持されています。追跡するための個人、財務、保険、車、クライアント、税金、医療書類があります。あなたがあなたのものを収容するのに十分なスペースがないか、まったくファイリングキャビネットをまったく収容していない、あなたの部屋を余裕のある広々とした、よく設計されたファイルの引き出しまたはキャビネットに投資するだけの小ささのファイリングキャビネットを使用している場合。たくさんの部屋。実際には、物事を成し遂げる著者のデイビッド・アレンは、あなたのファイルの引き出しは4分の3だけでなければならないと言います。 GTDブックの99ページから：
ファイルドロワーを詰め込んでいない人はほとんどいないことを知っています。キューティクルを大切にし、ファイリングに対する無意識の抵抗を取り除きたい場合は、努力せずにファイルを挿入して取得できるように、引き出しを十分に緩めておく必要があります。
新しいファイリングキャビネットを購入しようとしている場合、アレンは品質をskimpりましてはいけないと言います。
重いファイルの引き出しを開こうとして、そのひどい聞くことほど悪いことはありません
金切り声！
これは、29.95ドルの「特別販売」キャビネットの1つにローラーベアリングと格闘するときに起こります。引き出しは、4分の3がいっぱいになったとしても、ドアのドアの滑らかさと堅実さで滑って閉じてクリックして、引き出しが滑空しているファイルキャビネットが本当に必要です。冗談ではありません。
彼は冗談ではありません。使いやすくて楽しいツールは、使用するツールです。
ハンギングフォルダーごとに1つのファイルフォルダーを割り当てます。
ファイリングキャビネットの土地内で物事が混雑し始めるとすぐに、最初の本能は、いくつかのマニラフォルダーを1つの吊りフォルダーに入れ始めることです。悪い考え。 1つのマニラフォルダーを1つのハンギングフォルダーに割り当てます。これにより、フォルダーがきれいに分離され、それらを簡単にフリルできます。 （アレンは、フォルダーを完全にぶら下げておくことをお勧めします。個人的には、私はそれらが好きです。）マニラフォルダーとハンギングフォルダーの両方を手の届かないところに保管して、新しいものを作成するのはできるだけ簡単です。
アクセス可能な命名スキームを選択します。
あなたは平易な古いストレートアップAからZタイプの人かもしれませんが、ファイルフォルダーをアルファベット化する方法は1つ以上あります。私の好みの方法は、「車」、「クライアント」、「税金」、「銀行口座」などのカテゴリに分割し、その単語のフォルダー名を序文にすることです。たとえば、1つのフォルダーは「Car：Honda Accord」であり、別のフォルダーは「クライアント：LifeHacker」、もう1つの「銀行口座：ING Direct」です。
どんな方法を選択しても、ファイル全体でシステム全体で明白で一貫していることを確認して、書類をできるだけ簡単で思慮のないものにしてください。
ラベルメーカーを使用します。
私が最初に読んだとき物事を成し遂げる、私が最も確信していた推奨ツールは、レーベルメーカーだったと確信していました。少年は私が間違っていた。きちんとラベル付けされたフォルダーは、ファイルの引き出しをシャープでアクセスしやすくします。
私は自分のフォルダーの名前をペン、鉛筆、またはマーカーにタブに書いていました。フォルダーを再利用したいとき、私は古いラベルの上にマスキングテープまたはホワイトアウトを入れて、それについて書きました。それはなんと混乱だったのか - 特に、2年生で印刷する方法を学んだので、私の手書きがとった下向きの道を考えると。レーベルを作るのは楽しく、フォルダを超専門的で読みやすく見せます。これの違いを確認してください：
そしてこれ：
見る？兄弟のP-Touch HomeとHobby Label Makerは仕事を終え、約25ドルを後退させます。
あなたが必要としないものをパージします。閉じたファイルをアーカイブします。
時間が経つにつれて、ファイリングの引き出しが制御不能になり、それ以上は関係ない、または常に手元に必要ではないもので満たされます。無関係なものの数か月ごとに書類をパージしてください。これは、ウェブに乗ることができるユーザーガイドや、もはや所有していないガジェット、過去のプロジェクト研究、元雇用主の書類などです。古いものをアーカイブしたくないが、段ボールファイルボックスに即座にアクセスする必要はありません。クローズド銀行口座の記録、古い信用報告書、および1996年の税金は、ここで良い候補者です。
書類をどのように管理していますか？ lifehacker.comでコメントやヒントに秘密を漏らします。
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物事を成し遂げるデビッド・アレンによって
ジーナ・トラパニ、LifeHackerの編集者には、きちんとしたファイルシステムフェチがあります。彼女の半週間の機能、生きるオタク、毎週水曜日と金曜日にライフハッカーに登場します。を購読しますライブフィードへのオタクニュースリーダーに新しい分割払いを入手します。
