あなたが今日バスに襲われたり、そうでなければ無能力になったりした場合、あなたの愛する人はあなたの重要な情報をすばやく見つけたり、あなたの問題を処理する方法を知ることができますか？私たちの多くは私たちの財政に大きな扱いを受けていますが、私たちの記録保持システムは、緊急時にすぐにアクセスする必要がある家族や友人には明らかではないかもしれません。必要に応じて便利かつ安全にアクセスできるように、重要な情報を整理するための段階的なガイドを次に示します。
目標：すべての重要な情報を備えたマスタードキュメントまたはフォルダー
おそらく、集中型ドキュメントまたはファイルのセットを作成するための最も簡単な方法は、家族や友人と共有して定期的に更新できるGoogleスプレッドシートを作成することです。作成しました基本的なマスター情報キットテンプレートこの目的のために。スプレッドシートには、以下の情報のプロンプトが含まれていますが、特定のニーズに合わせてカスタマイズできます。自分でテンプレートを使用するには、Googleドキュメントでファイル>コピーを作成してください... Googleアカウントに保存します（ドキュメントの共有設定のバージョンがデフォルトの「プライベート」に戻ることを確認してください）。
アップデート：テンプレートへの交通量が多いため、Google Docsはリストビューにのみ表示されているため、コピーすることは不可能です。このジップファイルPDF、XLS、およびODS形式のダウンロード可能なバージョンがあります。これらは引き続きGoogle Docsアカウントにインポートできます。
このオーガナイザーを設定するには、実際にはいくつかの手順があります。レコードを収集し、安全に共有し、更新し続けることです。フォローすると、すぐにキットがセットアップされます。
ステップ1：マスターインフォメーションキットに保管するために、重要なレコードを収集します
最も重要な個人記録：最初に、確かに安全な場所（火災安全またはセーフティ預金箱）に保管する必要がある文書がいくつかあります。
社会保障カード
出生証明書
パスポート
他の公式の困難な文書
これらのアイテムをスキャンして、デジタルレコードを作成できるようにします。デジタルファイルを暗号化する場合、例えば、お気に入りの暗号化ツール TrueCrypt、そして、それらをGoogleドキュメントにアップロードして、あなたの愛する人とファイルを共有することもできます（スプレッドシートでそれらをメモしてください）。
また、緊急レコードキットに追加する必要があります。
連絡先：連絡先情報と緊急連絡先の情報の両方。これには、最寄りの親relative、意志執行者、雇用主が含まれます。
意志と医療指令：あなたの遺言/生きている信託と医療指示書のコピーを追加します（あなたの法定代理人と一緒に原本を守ってください）。この目的のために、PDFファイルをGoogleドキュメントにアップロードできます。
保険：住宅所有者、自動車、医療、生命、障害、およびその他の保険エージェント/ブローカーの連絡先情報と保険契約番号
金融口座：機関名、電話番号、口座番号など、銀行、投資、クレジットカード/ローンアカウント情報
健康記録：予防接種記録、アレルギー、食事制限、薬、医療/外科的治療
ペット情報：各ペット、獣医の連絡先情報、および重要な医療メモの説明
財産：自動車情報、住宅購入書類/行為、およびその他の家の在庫アイテム。
繰り返しますが、関連情報を調整します。私たちのマスター情報キットスプレッドシートには、これらの情報のほとんどの個々のシートが含まれているため、シートのコピー（ファイル>コピーを作成）を作成し、一度にセクションで記入を開始します。
ステップ2：アカウント情報をエクスポートします
アカウントパスワード：重要なアカウントへのログイン情報の場合、それが最適ですないこのようなオンラインドキュメントにログインを保存します。代わりに、パスワードマネージャーからログインをエクスポートできますKeepass、ラストパス、 または1passwordCSVファイルに、そして暗号化して、安全に共有できるようにします。スプレッドシートテンプレートには、これらのファイルを保存する方法（重要なドキュメントの場所、およびそれらを見つけるために必要なパスワードを説明するためのシートが含まれています。
ステップ3：マスター情報キットと重要なドキュメントを共有する
Google Docsスプレッドシートは簡単に共有できます。スプレッドシートのバージョンに入力したら、[共有]ボタンをクリックすると、ドキュメントを表示または編集できる人にメールを送信できます。 （緊急連絡先も考慮する人を考えてください。）
上記のログインのように、暗号化されたファイルについては、Googleドキュメントにアップロードすることができます。暗号化されたUSBサムドライブ、またはDropboxのようなものを使用します。受信者に暗号化パスワードを提供しますが、セキュリティ上の理由から、パスワードのヒントを書き留めてください。たとえば、バケーションスポット2010 +ペットbday + myfavoritesinger'smiddlename。また、Dropboxを使用する場合は、確認してください最初に機密情報を暗号化します。 an暗号化されたzipファイル理想的な解決策のようです。
ステップ4。すべてのドキュメントを定期的に更新します
アカウントを更新するときに、ファイル/マスターレコードブックを更新する必要があります。
のように緊急計画の設定またはa72時間の緊急キット、このマスター情報キットは定期的に再評価する必要があります。少なくとも毎年（例えば、すでにすべてのアカウントを見ている場合）、またはさらに良いことに、四半期ごとにそうすることを考えています。
忘れられないように、カレンダーにリマインダーを設定します。リマインダーを取得したら、待ってはいけません。ドキュメント内のアイテムをすばやく確認し、変更が変更されている場合は、更新してください。そうでない場合、あなたは非常に良い終わりに向かってあなたの一日の数分しか失いませんでした。
マスター情報キットを作成するためのより多くのリソース
たとえば、Quickenユーザーの場合、プログラムに組み込まれた緊急記録オーガナイザーにアクセスできる場合があります。これにより、Quickenに入れた情報に基づいて、緊急文書を編集できます。 「プロパティと借金」メニューにある必要があります。そうしないと、プログラムファイルの下にあるQuickenフォルダーの下にプログラムが見つかる場合があります。
エリック・デューイの無料すべての大きな本すべての業務にとって非常に徹底的なオーガナイザーであり、プレースホルダーは銀行口座、保険契約、税記録などを記録するためのプレースホルダーです。すべての44ページの大きな本を入手できますPDFまたはExcel形式。
Dead-Treeバージョンには、いくつかの個人ドキュメントの主催者もあります。レコードのために同じ目的で、事前に印刷された本が必要な場合に備えて。
当社の緊急文書テンプレート（zipファイル）最も重要な情報のための簡素化されたバージョンであり、Googleドキュメント（またはダウンロードと保存）で共有することに目を向けています。
どちらの方法を選択しても、あなたとあなたの愛する人の両方にとって、1つの簡単にアクセスできる場所にすべての重要な情報を用意することは慰めになります。
あなたのすべての重要な情報がどこかで整理されているのか、これからこの「すべてのドキュメント」を作成するためのヒントを持っていますか？コメントでお知らせください。
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