To Do リストを実行可能にする方法

To Do リストから何かをチェックすることほど気分の良いものはありません。終わり！終了した！ミッション達成！しかし、タスクを 1 つもリストから外さずに、丸 1 日または 1 週間を過ごしてしまうのは簡単です。それはどうして起こるのでしょうか？そう、To Do リストは、仕事を進めるためのガイドとなるツールであることもあれば、あなたとあなたの非生産的な能力のなさを嘲笑する、取り消された時限爆弾の大きな柱であることもあります。すべては書き方次第です。

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To Do リストは、上司である自分がアシスタントである自分に与える指示セットであると考えてください。優れたコンピュータープログラムのように、指示が明確で具体的で、簡単に実行できれば、成功です。そうしないと、恐怖、先延ばし、自己嫌悪などの望ましくない結果が生じます。やるべきことを非常に簡単に終わらせる To Do リストの書き方を詳しく見てみましょう。

あなたはあなたの上司です

勤務時間中のどの時点でも、思考モード (上司の帽子をかぶったあなた) と行動モード (パーソナルアシスタントの帽子をかぶったあなた) の 2 つのモードのいずれかになります。プロジェクトやタスクが立ち上がると、実行する必要のある手順が頭の中で形成され始めます。今、あなたは思考/ボスモード、つまり命令を与える男/女に入ります。あなたの To Do リストはそれらの命令の集合であり、アシスタントのパーソナリティが後でそれを選択して実行します。
ボスの帽子をかぶっているとき、アシスタント自身が考えたりストレスを感じたりすることなく指示を実行できるように指示を書き留めるかどうかは、あなた次第です。演技から思考を取り除くことは、やるべきことリストを簡単に終わらせるための最良の方法の 1 つです。

自分自身を整理する方法

To Do リストに何かを追加するときが来たら、次のガイドラインに従って検討してください。

確実に実行する項目のみをリストに含める

まだ実行する準備ができていないタスクについて考えることがあります。新しい言語を学ぶことは、最終的な目標ではあるものの、今のあなたの生活には合わないのかもしれません。おそらく、Web サイトのアップグレードの優先順位は低いでしょう。なぜなら、あなたのビジネスは大きくギアを変えており、サイトの全面的な見直しは 6 か月以内にまったく違ったものになるか、あるいは必要なくなるからです。

あまりコミットしていないタスクを、見るのが飽きるまで (そして、まだそこまで到達していないことを思い出させられるのにもうんざりするまで) まで To Do リストの中に放置するのではなく、別のリストに移しましょう。、Someday/Maybe アイテムの保管エリア。アシスタントに何かをするように指示するのは、絶対にそれを実行してほしい場合に限られます。そのため、To Do リストには、完了することに専念している具体的なアクションのみを含める必要があります。

ブレイク・イット・ダウン

積極的に取り組むことを避けたいタスクへの最短ルートは、それを漠然とした怪物にすることです。「オフィスを掃除する」などの具体的でない項目を To Do リストに入れておけば、それが最後に取り掛かることになることは保証します。実際のところ、「オフィスを掃除する」というのは決してやるべきことではありません。それはプロジェクトです。『Getting Things Done』の著者である David Allen 氏は、プロジェクトはタスクではない、と述べています。プロジェクトはタスクの集合です。それは重要な違いです。 To Do リストはプロジェクトリストではないので、それを内面化しましょう。「オフィスを掃除する」など、複数のアクションを伴うタスクを追加しないでください。プロジェクトを、「ファイリングキャビネットを一掃する」、「古い書類をシュレッダーで裁断する」、「図書館活動用に不要な本を箱に詰める」など、より小さく取り組みやすいサブタスクに分割します。アシスタント自身が「何をしてほしいですか?」と尋ねます。上司が「オフィスを掃除しなさい」と言っても、何も進みません。

これらのサブタスクが小さくてアトミックであればあるほど、実行可能性が高くなります。インスピレーションを与えるライターの SARK は、自分のタスクを 5 分単位に分割し、それらを「マイクロムーブメント」と呼んでいます。彼女は次のように書いています。「マイクロムーブメントは、人生の完了に向けて実行できる小さな、小さな小さなステップです。私は回復期の先延ばし癖があり、集中力が持続しないので、プロジェクトを 5 分間で完了する方法としてマイクロムーブメントを発明しました。 5 分以内なら、ほとんど何でもできるといつも感じています。」

こういった小さなタスクを思いつくには、そのタスクをリストに入れるときに事前に考える必要があります。次の例では、曖昧な To-Do (障害が発生する可能性がある種類) を、実行可能な To-Do と並べて対比しています。

ご覧のとおり、タスクを次のアクションに分割すると、通常の To Do のように見えても、実際には小さなプロジェクトになる項目に対して複数のタスクが作成されます。たとえば、割れたガラス製のテーブルトップを交換するには、テーブルのサイズを測り、電話して交換品を注文し、場合によっては取りに行く必要があるため、次のガイドラインに進みます。

次のアクションだけに集中する

ガラス製テーブルトップの交換など、複数のアクションを伴うタスクがある場合は、次の連続アクションのみを To Do リストに入れてください。タスクが完了したら、プロジェクトリストを参照し (これも To Do リストとは別に)、次のアクションを To Do リストに追加します。いつでも、ToDo リストには、作業中のすべてのプロジェクトについて次の論理的なアクションのみを含める必要があります。それだけです。それぞれの取り組みにおいて、ほんの 1 つの小さなステップを実行するだけです。

あなたがデスクにいて、会議まで 10 分の余裕があり、先行する障害となっている To Do リストを取り出したと想像してください。歯医者を見つけたり、イタリア語を勉強したりできますか？いいえ。しかし、実行可能なリストから項目を実行することはできます。歯科医の紹介について友人にメールしたり、秋のクラスの提供について大学のウェブサイトをチェックしたりすることもできます。

特定の能動動詞を使用する

自分に何かをしろと言うときは、それを命令してください。「Acme アカウントの検査」などの項目では、何をしなければならないかはわかりません。「第 2 四半期の売上に関して Acme のロブに電話する」など、To-Do の具体的なアクションを作成します。「連絡先」という単語を使用していないことに注意してください。電話を使用しました。連絡とは、電話、電子メール、IM などを意味しますが、思考をすべて取り除き、行動だけを残すと、動詞は可能な限り具体的になります。文字通り、仕事の初日に個人アシスタントに何をしなければならないかを指示することを想像してください。

できるだけ多くの情報を含める

To Do を策定するとき、アシスタントである自分ができるだけ簡単に仕事を完了できるようにする責任は上司にあります。たとえば、電話をかける必要がある場合は、名前または番号を含めます。「古い家具を寄付する」の代わりに、「Goodwill に電話して引き取りのスケジュールを設定する（555-9878）」と自分に割り当てます。携帯電話だけを持って医師の待合室で 20 分間立ち往生している場合、古い家具を寄付することはできませんが、電話番号を持っていれば電話をかけることはできます。良い上司になってください。アシスタント自身に、仕事を完了させるために必要な詳細情報をすべて提供します。

リストを短くする

2,386 件のメッセージが入った電子メールの受信箱を見たくない人がいないのと同じように、無限の To Do リストを持ちたい人もいません。まるでトンネルの先には光がないかのように、圧倒され、憂鬱になります。代わりに、To Do リストは 20 項目未満に抑えてください。（今朝の私のタスクは 17 件しかありません。私は自分のことを忙しい人間だと思っています。）これはリストが短すぎるように思えますか？ To Do リストは、プロジェクトの詳細や「いつかやりたい」項目を書き込む場所ではないことを忘れないでください。これらは、2 週間以内など、近い将来に完了することを約束したタスクです。プロジェクトといつか/おそらくアイテムは別の場所に保管してください。 To Do リストは、本当に真剣に取り組むかどうかを判断する必要のない、短く要点を絞った約束である必要があります。

タスクに優先順位を付ける

To Do リストには 20 個の項目が含まれているかもしれませんが、実際には 1 日に完了できるのは 2 個だけです (「起きて、シャワーを浴びて、コーヒーを入れて、出かける」などのことを書き留めていないと仮定すると)仕事に....」 - そしてそうすべきではありません）。したがって、最も重要なタスクがリストの一番上にあることを確認してください。これをどのように行うかは、To Do を追跡するために使用するツールやソフトウェアによって異なりますが、次に何を行う必要があるかが一目でわかるようにしてください。

リストを常に動かし続ける

私のToDoリストはたったの20項目程度ですが、20項目は毎日変わります。毎日、2 ～ 5 個のタスクがチェックオフされ、2 ～ 5 個のタスクが追加されます。忘れないでください、あなたの To Do リストは実用的な文書であり、どこにも書き留められていない本当の仕事をするために静かに埃をかぶっている組織の派手な証拠ではありません。

リストを毎週削除して更新します

優先順位による並べ替えに加えて、リストを年齢順に並べ替える必要があります。あなたのリストに最も長く載っているアイテムは何ですか?おそらく、あなたは永遠に放置されているタスクに関して精神的なブロックを抱えており、それらを言い換えたり、さらに分解したりする必要があるでしょう。あるいは、結局完了する必要がないのかもしれません。 (覚えておいてください! ToDo リストからアイテムを削除することは、実際に削除する時間と労力を節約できるため、チェックを入れるよりも優れています。)

マネージャーが週に 1 回スタッフメンバーと会議するのと同じように、毎週金曜日または月曜日に自分自身と 20 分間の会議をスケジュールし、To Do リスト、プロジェクトリスト、いつか/多分リストを確認します。その時間を利用して、必要以上に細分化されていない項目を書き直し、無関係な項目を削除し、次のアクションをプロジェクトリストから To Do リストに移動します。

この短い毎週の儀式により、これまで以上にゲームの調子が良くなったと感じることができます。エネルギーを集中させ、過去 1 週間に蓄積した残骸を取り除きます。

完了したタスクを記録する

優秀なアシスタントであれば誰でもそうであるように、あなたも上司に自分がどれだけのことを達成したかを正確に示したいと考えています。自分の生産性を満喫したり、過去の作業内容を参照したりできるように、完了したアイテムは必ずどこかに保管してください。「完了」リストは、To Do リストが機能しているかどうかを示す優れた指標です。新しい項目が完了しないまま 2 日以上が経過した場合は、To-Do リストを見直し、ベストプラクティスに戻りましょう。

練習すれば完璧になる

これは、To Do リストに追加するなどの単純なことに対する長いガイドラインのように思えるかもしれません。しかし、重要なタスクに取り組むときに必要な作業の 90% は計画であり、これは最も些細なタスクに見える場合にも当てはまります。他の良い習慣と同様、練習すれば完璧になります。効果的な To Do を作成する技術を練習すればするほど、それがより早く簡単に思い浮かぶようになり、リストから項目を消して、おいしい完了感を持ってオフィスを出ることができるようになります。

注: 上記の概念の多く (特に次のアクションとプロジェクトの概念) は、David Allen の生産性バイブルから来ています。物事をやり遂げる。また、マーリン・マンによる、よりスマートな ToDo リストの作成に関する 2 部構成の特集 (パート1そしてパート2) と、2006 年 7 月の Macworld マガジンへの彼のフォローアップ記事 (特に、2ページ目）この投稿にインスピレーションを与え、情報を与えました。