チェックリストを使用して 1 回限りのタスクを記録したり取り消し線を引いたりしているか、まったく使用していない可能性があります。いずれにせよ、簡単な手順のチェックリストを無視すると、生産性と効率の大幅な向上を逃すことになります。
昨年、私たちはダリル・フルヤマのデザインデスクからチェックリストのテンプレートを共有しました。ダリルは手順チェックリストを作成していましたが、それは、将来完了したいタスクを書き留めてバツ印を付けるためではなく、頻繁に繰り返す日常的なタスクに使用していました。
この考え方が手順リストの核心です。今日やりたいことを 10 個書き出して、一日の終わりにそれが終わったら線を引いて消す、それは手順リストではありません。これは単なる単純な (たとえやりがいのあるものではありますが) チェックリストです。整備士があなたの車 (および整備する予定の他のすべての車) についてチェックおよび評価する 50 項目のリストを調べるとき、手順リストを使用します。手順リストには、すべてが完了し、無視されたり完全に忘れられたりすることがないように、日常的なプロセスで実行する必要があることが強調表示されます。
Daryl のテンプレートに出会うまで、私はチェックリストの使用を、完了する必要がある 1 回限りのタスクに限定していましたが、日常的なタスクのガイドとしては決して使用していませんでした。ダリルの手順チェックリストに焦点を当てた投稿を公開して以来、私は個人的な手順と仕事上の手順の両方の手順チェックリストを作成して微調整し、投資収益率に非常に満足しています。今日は、手順チェックリストを使い始める必要がある理由と、手順チェックリストの作成方法について見ていきます。
謙虚な手続きリストを擁護するために
チェックリストを作成してそれに従うことは、決して魅力的なことではありません。ただし、これは非常に効率的な作業であり、ワークフローに組み込むと良いでしょう。私も忙しい人ですし、あなたも忙しい人です。そして、近い将来、私たちの忙しさが減ることはおそらくないでしょう?一日にもう 1 つ何かを追加する時間がある人はいないでしょうか。この質問は、「簡単に避けられる間違いを犯す時間があるのは誰ですか?」と言い換えたほうがよいでしょう。写真提供者狼。
私たちは誰でも、何年も続けているタスクでも間違いを犯したり、手順を忘れたりします。手順チェックリストは、どのようなタスクを実行する必要があるのか、どの順序で実行する必要があるのかを具体的に思い出させるものとして、またルーチンを調整してより効率的にするための出発点として機能します。
David Allen の Getting Things Done システム、またはユビキタスな情報取得を重視するその他のシステムを採用している人なら、おそらく最初は「これがうまく機能するなんて信じられない!」と思ったことでしょう。日常的にどれだけのことを忘れていたか、どれだけのことを忘れていたかに気づいたときのひらめきすべて生産性と効率の向上に役立ちます。自分の手順を追跡し、そこに含まれるステップを評価し始めると、アイデアを捉えるときと同じように、日常的なタスクに関しても同じようなひらめきを経験するでしょう。ユビキタス キャプチャを採用する前は、自分の記憶に完全に依存していたことが信じられなかったのと同じように、特に忙しくストレスの多い日には、すべてが正しく行われたかどうかを確認するために基本的な記憶を呼び出すことに頼っていたとは信じられなくなるでしょう。
毎日行うルーチンタスクの手順を書き留めて評価し、手順リストに体系化するという単純なことが、それほど革命的なことになるとは信じられないかもしれません。次のヒントと洞察を使用して、開始して自分の目で確認してください。
やるべきだと思ったことではなく、実際にやっていることを記録する
手順リストの作成には 2 つのアプローチ方法があります。 1 つ目の方法は、特定の状況を検討し、ベストプラクティスの手順リストを作成することです。このリストでは、イベントが展開される理想的な状況に基づいてイベントの完璧なシーケンスをレイアウトします。この手順リストの作成方法も機能しますが、2 番目の方法、つまり現在行っていることに基づいて手順リストの作成を開始する方が効率的です。写真提供者ウォーカーM。
なぜ現在行っていることに基づいてリストを作成するのでしょうか?現在のシステムで何が機能するかを確認する機会を否定したくないでしょう。すべてを完璧に、あるいは 100% の効率でやっているわけではないかもしれませんが、多くのことを正しくやっているのは確かです。そうでなければ、今頃食中毒で死亡するか、解雇されるか、他の運命に屈していたでしょう。現在行っていることに基づいてリストを作成すると、カプセル化しようとしているプロシージャに何が含まれているかを正確に確認し、落ち着いて評価することができます。最後に、その日に行ったすべてのことを段階的に書き留めて、重要な手順を見逃していないか、物事を非効率に行っていないか確認したのはいつですか?おそらくそんなことはないでしょうし、そう思っているのはあなただけではありません。
何年も前に読んだ料理本では、疑問の余地のない手順がいかに非効率につながる可能性があるかを著者が強調していました。著者の夫は、なぜいつもローストを半分に切って、2つの別々の皿に分けて調理するのかと尋ねました。彼女は、母親がそうしていたので、母親に電話して理由を尋ねたと彼に言いました。母親は、それはおばあちゃんのやり方だったと言いました。それで著者は祖母に電話して、その理由を尋ねました。彼女彼女のローストを2つのフライパンで調理した。おばあさんは笑いながら、それは料理が上手になることとは何の関係もなく、貧乏すぎて大きなフライパンを買えないことと関係があるのだと説明した。おそらく今では大きな鍋を購入できる余裕があったと思われる 3 世代の女性たちが、余分な手順と掃除用の鍋を追加していました。それはすべて、誰も一歩も引かず、「なぜこんなことをするのか? これが最も効率的な方法なのか?」と尋ねなかったからです。 ？」写真提供者エドサックスビー。
それをあなた自身のルーチンで修正し、今すぐ始めてください。仕事で何をしているのですか？どのような日常業務を行っていますか?一日の終わり、お店を閉めて家に帰る時間になったら何をしますか？これまでそのようなものとして見たことがなかったとしても、これらすべては手順です。リーガルパッドとペンを用意して、取り組んでいる一連の日常業務の手順を一行おきに書き留めます。コンピュータを使用してリストを作成することもできますが、第一世代のリストでは、ブレインストーミングを行ったり、手順を追跡したりするときに、自由にメモを書いたり、リストを持ち運んだりできることが便利であることがわかりました。職場や自宅。
たとえその手順がありきたりまたは「明白」に見える場合でも、できるだけ具体的にするようにしてください。当たり前のことですが、見落とされがちです。手順の平凡なステップであっても調べることで、そのステップを別の場所に置くべきか、別の方法で実行するべきか、またはすべてまとめて削除する必要があるかを確認する機会が得られます。具体的で実行可能な項目のみをリストすることを忘れないでください。まるで他人に宛てて書いているかのように手順リストを書きましょう。
手順リストの評価
週に 1 回オフィスを掃除する、クライアントへの提案を準備する、上司への月次報告書を作成するなど、特定の手順で行うことを書き留めたら、手順リストを評価します。手順リストの評価は、初期評価と継続的レビューの 2 つの部分からなるプロセスです。最初の評価では、次の質問をする必要があります。
この手順は必要ですか?このステップが含まれるのはなぜですか?
このステップは正しい場所ですか?手続きの早いほうがいいのか、それとも遅いほうがいいのか？
この手順リストを説明なしで他の人に渡してもよいほど、手順は明確ですか?
各ステップは、完了してチェックを入れることができる具体的なアクションですか?
例として、バスルームの掃除のような単純なことを考えてみましょう。現在使用している手順を書き留めて、シンクを掃除して磨いた後にシンクの上の照明器具を拭く場合はどうなるでしょうか?照明器具を掃除することは十分に明白なステップであり、確かに実行可能です。何かに付いたほこりを拭き取ることについては、理論的でも抽象的なものでもありません。そして、それを行わないと、照明器具は汚れてほこりだらけになります。ここまでは順調なので、リストに残しておきます。ただし、完全に間違った場所にあるため、移動する必要があります。シンクの上にある照明器具を掃除する場合、シンクを掃除した後で、掃除したばかりのシンク全体にほこり、汚れ、場合によっては死んだ虫を叩きつけることになります。照明器具やその他の掃除を、シンクやカウンタートップの掃除よりも上位に挙げることで、不必要な作業を省くことができます。写真提供者ドミニク・グワレク。
おそらく、あなたは「高いところから低いところまで掃除する」という概念をずっと前に理解していましたが、意味を理解していれば、多くの部屋で働いていることでしょう。あなたは、毎日のすべての手順を経ても、調整したり締めたりできる箇所が多数見つからないという珍しい人でしょう。掃除の手順が間違っているなど、見つけたあらゆる小さなことは、将来の効率と自由時間への少額投資になります。
初期評価後も、手順リストの評価プロセスを継続します。状況は変化するため、今日必要なステップが来月には不要なステップになる可能性があります。すでに週次および月次のレビューを行う習慣がある場合は、時間をかけて各レビューでいくつかの手順を評価すると、作業が分散され、手順リストを最新の状態に保つことができます。
シンプルな手順リストは、仕事や私生活に欠かせない日常業務の効率を高め、適切に評価するための素晴らしい方法です。すべてを書き留めることで頭が解放され、高次の思考や重要なタスクに集中できるように、ルーチンを参照してチェックを入れることができるシンプルなリストに体系化すると、手順を覚えるよりも重要なことに集中できるようになります。飛行機を組み立てているときも、提案書を郵送しているときも、おいしい朝食を食べてブリーフケースにきちんと詰めて時間通りに仕事に就こうとしているときも、手順リストはそれをより適切かつ効率的に行うのに役立ちます。
手順リストの経験はありますか?独自の手順リストの作成について質問がありますか?コメントでは音を消してください。
ジェイソン・フィッツパトリック彼は記憶の中で物事をやりくりすることを好んでリストを避けていました。それ以来、彼はほぼすべてのことにリストを使用することに専念し、トリビアの保管場所や壮大なスペース ロック オペラのリハーサル用の円形劇場など、重要なことのために貴重なサイクルと脳内のスペースを解放しました。
