世界中のオフィスで毎日非常に多くのビデオ会議や電話会議が行われているので、もう誰もがこのことを黙認しているだろうと思うかもしれません。ああ、いいえ、私たちはそうではありません。電話会議は、仕事上最も煩わしくストレスのかかる作業の 1 つです。ここでは、あなた自身にとっても、参加している他の全員にとっても、もう少し改善できる方法をご紹介します。 [ジャンプ]
運が良ければ、時々在宅勤務ができるようになります。本当にこの痛みを知ってください。進行状況を把握するために、延々と電話会議を続けたり、会議室でスピーカーフォンを使って同僚とやり取りしたりする必要があります。ビデオ通話はそれほど優れたものではありません。ビデオ通話も長引く可能性があり、参加するときに見栄えを良くする必要があります。そうしないと、実際にはそうではない他の人に対処する必要があります。ここでは、あなたが望む変化を実現し、参加者全員にとって仮想会議をより耐えられるものにする方法をいくつか紹介します。
準備が重要: ダイヤルインする前に準備をしましょう
準備はしておいて損はありません。電話会議も例外ではありません。当然のことですが、会議に参加するために必要な情報は事前にすべて準備してください。会議ブリッジにダイヤルインする場合は、ダイヤルイン番号とパスコードを手元に用意してください。そうすれば、会議の開始直前に会議の主催者にせがむ必要がなくなります (会議の準備をしている可能性があります)。会うと嫌われるでしょう。)写真提供者アンドレス・ロドリゲス。
ビデオ通話にも同じことが当てはまります。これまで使用したことのないアプリケーションを使用する場合は、事前にインストールし、会議に参加する前に試してください。 Skype でカメラを認識できない、または Google ハングアウトに問題があるという理由で、プレゼンターが技術サポートを提供しているという理由で会議を遅らせることは誰も望んでいません。ほとんどのサービスにはテスト番号やツールがあり、会議に参加する前に接続、マイク、さらにはカメラをチェックできます。それらを使用してください。
常識であるべきだが実際には知られていない、その他の便利なヒントをいくつか紹介します。
トイレに行きます。真剣に。誰もが少なくとも 1 回は電話会議に参加し、誰かが背景のフラッシュを隠そうとしたり、誰かの話が奇妙にエコーっぽくなったりしたことがあります。その理由は誰もが知っています。電話をかける前に行くか、少なくとも電話をミュートにしてください。
事前に快適になっておきましょう。コーヒーや紅茶が飲みたい場合、または水筒に水を補充する必要がある場合は、会議が始まる前に済ませてください。ビデオ通話をしている場合、コーヒーを飲みに行くために立ち上がるのは、誰かが会議室で話している間に立ち上がってそのまま出ていくのと同じことです。許可は必要ありませんが、ちょっと失礼です。
本物のヘッドセット (または少なくともイヤホン) と有線接続を入手します。。このヒントは、Lifehacker の卒業生 (および時折寄稿者) Kevin Purdy からのものです。このファストカンパニーの記事。仮想会議にコンピュータの内蔵マイクとスピーカーを使用することほど最悪なことはありません。相手側の誰もが、自分の声の無限のエコーを聞くことになります。少なくともヘッドフォンを接続し、途切れたり途切れたりしない安定したインターネット接続を使用してください。つまり、ルーターの隣に座っている場合を除き、Wi-Fi は避けてください。
集まってください。これはビデオチャットにも当てはまりますが、次の点に注意してください。人々はあなたを見ることができます。つまり、汚れのないシャツを着て、パンツを履くということです。自宅で仕事をしている場合は、実際に仕事をしているように見せてください。つまり、バックグラウンドでテレビを消し、一緒に家にいる人にはプライバシーを守るよう伝えます。今は「在宅勤務」を「安価な育児」の同義語として使っていることを同僚に明かすときではありません。そして、可能であれば、家の中の誰もが目にする部分が見栄えの良いように片づけてください。
確かに、これらの多くは、働いている環境の種類に大きく依存します。ここライフハッカーでは、私たちは皆、かなりのんびりしているので、キッチンやリビングルームのソファからお互いにビデオチャットするのは大したことではありませんが、オフィスがビジネスカジュアルの場合は、ビデオ通話用にシャツを着るか、少なくとも子供のおもちゃをすべてウェブカメラの視野の外に移動することをお勧めします。
通話に参加してからミュート
会議に参加する時間になったら、セットアップをテストして接続し、接続したら他の発信者に挨拶します。次に、他の操作を行う前に、回線をミュートします。会話が活発になり、頻繁に電話を受けることがわかっている場合を除き、ミュートのままにしてください。相手からのバックグラウンドノイズによって通話の音声がごちゃごちゃになるのは望ましくありませんし、バックグラウンドで食器洗い機が動作している音や窓の外の交通の音を他の人に聞かれる必要もありません。写真提供者ジェレミー・キース。
ただし、ミュート ボタンを見つけたら、それがどこにあるかを必ず覚えておいてください。誰かがあなたの意見を求めている場合、または何か言いたいことがある場合は、すぐにミュートを解除する必要があります。ミュートを解除してすぐに参加できるほど、より良い結果が得られます。 1 ～ 2 秒後に「ごめんなさい、ミュートされていました」と言えば誰もが許してくれますが、それより長くなると、注意を払っていないように受け取られます。
場所の変更を避ける
ビデオ会議をしている場合、動き回る可能性はほとんどありませんが、できる限り避けてください。確かに、ノートパソコンで部屋間を移動したり、携帯電話からハングアウトに参加したりする人を Google+ ハングアウトが堂々と扱っているのを見たことがあるが、その場に留まるようにしてください。通話中の他の人の邪魔にはなりたくないのです。さらに悪いことに、机ではなくソファに座ることにしたために、インターネット アクセスが中断されたり、フレームが失われたりすることは望ましくありません。
同じことが電話会議にも当てはまります。携帯電話を使用している場合は、オフィスからキッチンに移動したために通話が切れるのは避けたいですし、動き回っているのをみんなに聞かれたくないでしょう。 。どうしても必要な場合は、シャッフルする前に少なくとも自分の回線をミュートにしてください。
基本的な A/V エチケットを練習する
全員がヘッドセットを着用しているビデオ通話はこれに特に悪影響を及ぼしますが、スピーカーフォンや携帯電話にも同じことが当てはまります。全員の耳に配慮してください。つまり:
大音量のスナックを避けるか、ただ食べるのを待ちます（または、そうする場合は少なくともラインをミュートします）。
大声を出さないでください、誰かの耳を吹き飛ばすことになります。
相手に知らせずに、また誰が一緒にいるのかを知らせずに、スピーカーをオンにしないでください。逆も同様です。誰が電話に出ているかを誰もが知っていると想定しないでください。また、周りに自分だけがいる場合を除き、携帯電話のスピーカーを使用しないでください。公共の場で講演者と電話会議に応じるのはダサい。
ビデオ通話中は、実際にその部屋にいる場合と同じように行動するようにしてください。確かに、誰もそれを見ることはできませんが、気が散っていると、誰もがあなたが何か他のことをしていると考えるでしょう。カメラが付いているのを忘れたからといって鼻をほじるのもやめましょう。本当の会議のように扱ってください。写真提供者ビットボーイ。
覚えておいてください: 録音される可能性があります
バーチャル会議で多くの人が忘れがちなことの 1 つは、何もないオフレコです。 Skype 通話であっても会議ブリッジであっても、会話は会議の主催者または他の参加者によって録音される場合があります。後で再び取り上げられたくないことは言わないでください。以前の職場では、会議で話された内容について多くの議論があったため、私は電話会議を録音する習慣がありました (ブリッジ システムは通話録音をサポートしており、全員が電話を切ったときに通話の MP3 をメールで送ってくれることもありました)。ミーティング。他の人は少なくともメモを取っており、多くても全体を記録していると常に想定してください。
電話会議やビデオ チャットは現代の職場では必要悪ですが、うまく使えば迅速かつ効果的になり、離れたチームでも連絡を取り合い、つながりを感じることができるようになります。つまり、電話をかけているとき、またはウェブカメラの前に座っているときに、ちょっとした思いやりのあるエチケットを実践していると仮定します。それは難しいことではありません。全員でそれを実行すれば (または、少なくともオフィスの最悪の犯罪者にこれを送信すれば)、仮想会議はさらに楽しいものになるかもしれません。
タイトル写真:マスト3r。
