複数の人のグループで作業している場合は、おそらく、時々ファイルを共有したり共同作業したりする必要があるでしょう。思ったほど簡単で単純なことはめったにありませんが、ファイル同期ユーティリティ Dropbox を使用すると、面倒な作業のほとんどを排除して共同共有ファイル スペースを構成できます。セットアップは簡単で、時間を大幅に節約できます。その方法は次のとおりです。
Dropbox がコラボレーションに最適な理由 (そしてそうでない場合)
他の人と作業するとき、ファイルを共有する必要があることがよくあります。それが直接のワープロ文書、プレゼンテーション、Web サイトのモックアップ、あるいは音楽プロジェクトであっても、入力、貢献、または使用を得るために同僚にプロジェクトを渡す必要があった可能性があります。ローカル ネットワーク上であっても、誰もがアクセスできるネットワーク ストレージを設定するか、個人のマシンへの何らかのアクセスを他の人に許可してファイルを共有できるようにする必要があるため、これは複雑になる可能性があります。
ローカル ネットワーク ストレージ デバイスを使用する場合の問題は、それが 1 か所にしか存在しないことです。ローカルでほぼ完全に安全なバックアップ システムが必要な場合は、すべてをローカルとリモートの両方でバックアップする必要があることです。このオプションに問題はありませんが、大量のデータを共有しない場合は少し負担がかかる可能性があります。
全員が自分のマシンにアクセスできるようにする場合の問題は、メンテナンスが難しく、特定のファイルを複数の人と共有する場合にはうまく機能しないことです。前の方法と同様に、ある程度の努力が必要です。
Dropbox にはこうした問題はありません。 Dropbox が共同作業ツールとして優れている理由は次のとおりです。
ファイルが共有 Dropbox に追加されるとすぐに、すべてのファイルが全員のコンピュータに自動的に同期されます。
ユーザーは、Dropbox をインストールし、共有 Dropbox アカウントのユーザー名とパスワードを使用してログインすることでファイルにアクセスするか、そのアカウントを共有フォルダーとして共有することができます。
誰もがウェブ (dropbox.com) 経由で共有 Dropbox にアクセスできるため、外出先で作業する必要がある場合には、どのコンピュータからでもファイルに簡単にアクセスできます。 (さらに一歩進めたい場合は、サインアップすることもできます)ドロップDAV）。
共有 Dropbox ファイルが少なくとも 2 台のコンピュータに存在するため、バックアップは意味がなくなりました。そしてクラウドに同期されます。これにより、Dropbox 内のすべてのファイルの少なくとも 2 つのローカル コピーと 1 つのオフサイト コピーが得られます。共有 Dropbox と同期する人の数が増えれば増えるほど、データを完全に消去するには世界が滅びなければならない可能性が高くなります。
どこにいても、インターネットに接続している限り、Dropbox は同期を保ちます。私たちライフハッカーのようにリモートで仕事をしている場合、これは非常に有益です。オフィスから離れているときに仕事用ファイルに簡単にアクセスしたい場合や、不在時に同僚にファイルを配信する必要がある場合にも、これは非常に役立ちます。
Dropbox はファイルのバージョンを保存するため、誰かが誤ってファイルを削除した場合でも、通常は Web サイトから簡単に復元できます。また、パックラットアドオン(購入用) これにより、ファイルの最後のバージョンだけでなく、無制限のバージョンが保存されます。
Dropbox がコラボレーション ツールとして問題になる可能性があるのは次の点です。
Dropbox は最大 2 GB の容量 (および紹介) まで無料ですが、それは多くありません。プラスの面としては、お金を支払えば、50 GB または 100 GB のストレージを月額わずか 10 ドルまたは 20 ドルで利用できることです。大量のデータを保存しない場合、これはうまく機能します。そうした場合でも、次の方法で 1 TB を超えるデータを取得できます。Dropbox チーム, しかし、それには何千ドルも支払うことも予想されます。大容量のストレージの場合、それが常に最適なソリューションであるとは限りません。ただし、より小さいファイルを扱う場合、これはあまり問題になりません。
大きなファイルを共有する場合は、適度に高速なインターネット接続が必要です。そうしないと、ファイル共有の実行が非常に遅くなります。ほとんどの基本的なブロードバンド接続は十分に機能しますが、アップロード速度が 768kbps 未満、ダウンロード速度が 5mbps 未満の場合は、少し辛抱する必要があります。
複数の人が同時にファイルを開くと、競合が発生します。 （Dropbox は、使用したことのある一部のローカル サーバーとは異なり、ファイルを「ロック」しません。）Dropbox は、ファイルの複数のコピーを保存し、どのコピーがどのコンピュータに属するかを指定し、両方に加えられた変更をマージすることで、これらの競合をかなりうまく解決します。ファイルは多くの場合、退屈で煩わしい場合があります。
Dropbox を共同作業ツールとして使用することの長所と短所がわかったところで、次は、短所を（可能な限り）克服し、長所を活用してより効率的かつ生産性を高める共有 Dropbox の構築について見ていきます。仕事。
サインアップとセットアップ
共同 Dropbox アカウントの使用を開始するには、共有 Dropbox 用の独立したアカウントが必要になる場合があります。既存の Dropbox にフォルダを作成して、他の人と共有してみてはいかがでしょうか。これは、他の人がすでに Dropbox アカウントを持っている場合に機能しますが、持っていない場合（自分のアカウントを望まない場合）は、あなたが作成したアカウントをそのまま使用できます。また、無料の Dropbox アカウントを持っている人もいますが、そのアカウントには大量のデータしか保存できないため、共有フォルダを追加するとストレージの割り当てを超過する可能性があります。さらに、共有アカウントが共有フォルダーに対する主な所有権を持っている場合は、後で所有権を譲渡することを心配する必要はありません。 (Dropbox ではこれを行うことができますが、共有フォルダーを削除すると、誤って削除してしまう可能性があります)他の人のDropboxも同様。所有権を共有アカウントに残す場合、これは心配する必要はありません)。
共有する Dropbox アカウントにサインアップしたら、(Web サイト経由で) アカウント内にルート フォルダーを作成し、それを自分自身と、すでに Dropbox アカウントを持っている共同作業している他のユーザーと共有します。チームの全員に独立した Dropbox アカウントのユーザー名とパスワードを提供します。これにより、各自が自分のアカウントを必要としない場合（または単にオンラインでログインしてファイルの表示や復元を行いたい場合）、Dropbox をインストールしてそのアカウントを使用できるようになります。今後、チームの別のメンバーとアクセスを共有します)。
組織
Dropbox が非常に混乱しないようにするには、ファイル システムを整理することが重要です。多くの人が同じスペースを使用している場合、すぐに手に負えなくなることが非常に簡単です。 Lifehacker が共有する Dropbox の基本構造をすぐに見ていきますが、まず、物事がどのように構成されているかを伝えることが重要であることに注意することが重要です。高度に組織化された Dropbox を作成することはできますが、それは他の誰もがあなたのやったことを理解するという意味ではありません。すべてを整理したら、混乱を避けるために必ず他の人に説明してください。
Lifehacker Dropbox は、「資産」、「人」、「プロジェクト」の 3 つのセクションに分かれています。アセットには、写真、ロゴ、ビデオの BGM など、私たちが定期的に使用するファイルが含まれています。 People フォルダーには、チームのメンバー全員の個別のフォルダーが含まれます。これらのフォルダーには、私たちが個別に取り組んでいるものの、他のユーザーにもアクセスできるようにしたいものが含まれています。特定の人とファイルを共有する場所でもあります。最後はプロジェクト フォルダーです。このフォルダーには、グループとして作業するプロジェクトのファイルが含まれています。 Dropbox 内のフォルダーはこれらだけではありませんが、大部分を占めています。すべてのグループには個別のニーズがありますが、どのグループにも、Asset、People、および Projects フォルダーが必要になる可能性があります。
これらのフォルダーにはどのようなラベルが付けられていますか?カテゴリごとに 3 つのフォルダーを作成し、その中にサブフォルダーを含めることもできますが、ここでは次のようにします。
アセット - グラフィックス
アセット - 音楽
アセット - ビデオ
等。
なぜ？特定のファイルを見つけるためだけに複数のディレクトリをドリルダウンするのは避けたいという個人的な好みもあります。また、同じプレフィックスを持つフォルダーが複数あると、探しているものを見つけやすくなることがわかりました。好きなものを選んで大丈夫です。
ファイルと通知の共有
誰もが物事がどのように構成されているかを理解すれば、共有ファイルについて通知するのは非常に簡単になります。ファイルを Dropbox に追加したことを知らせるために、簡単な電子メール、IM、テキストメッセージなど、状況に応じて適切なものを送信するだけです。さらに、Dropbox は通知の投稿にも優れています (Windows と Linux のシステム トレイ経由、または唸るMac 上)、自分のものではないコンピュータから新しいファイルが追加されたとき。気づいていれば、新しいファイルが出現したときに受動的アラートを受け取ることがよくあります。
スクリーンショットの形でも楽しんでいます。たとえば、日中ログインしているグループ チャット ルームがあります。ある日、私たちのほとんどが会話をしていて、他の誰かがその会話を見ているのではないかと疑問に思いました。応答するのではなく、会話のスクリーンショットが突然 Dropbox に表示されました。それは「I SEE EVERYTHING.jpg」という名前でした。つまり、共同作業が可能な Dropbox も楽しいということです。
問題の解決
共有 Dropbox を使用するときに遭遇する主な問題は 2 つあり、それは、大きなファイルの同期に時間がかかることと、複数の人が同じファイルを編集しているときに競合が発生することです。これらの問題に対する完璧な解決策はありませんが、それらが引き起こす問題を軽減できる方法がいくつかあります。
まず、接続が遅い場合、それを実際には速くすることはできません。ただし、できることは、可能な限り同じネットワーク上で作業することです。 Dropbox には LAN 同期と呼ばれる気の利いた機能があり、ファイルをクラウドにアップロードする前にローカルで同期するため、接続速度に関係なく、同僚はファイルをすぐに受け取ることができます。これは在宅勤務者には役に立ちませんが、全員またはほとんどが中央のワークスペースにいる場合には大きな違いが生まれます。
次に、他の人が同じファイルを使用していることによる同期の競合に対処する場合、それが起こらないようにする必要があります。 Mac OS X を実行している場合は、OS に組み込まれているラベル機能を使用して、ファイルを特定の色に設定して、ファイルが使用中であることを示すことができます。 Mac OS X を使用していない場合、または複数のオペレーティング システムと同期していない場合は、[使用中] または [AD 編集中] (AD は私のイニシャルです) のようなテキストをファイルの末尾に追加するだけで、ファイルを開いてはいけないことがわかります。それ。
これらはどちらも完璧なソリューションではありませんが、必要に応じて実装すると間違いなく役立ちます。
それだけです。 Dropbox を共同作業ツールとして使用するのは簡単で、作業がはるかに楽になります。これを試してみることに決めた場合、またはすでに Dropbox を共同作業ツールとして使用していて追加のヒントがある場合は、必ずコメントで共有してください。
