Google カレンダーは予定の管理に最適ですが、できることはそれだけではありません。共有、検索機能、タイムライン ビューなどの機能を備えた Google カレンダーは、シンプルながら強力なプロジェクト管理ツールです。アンドレア・ヴァセラーリ、デジタル マーケティング コンサルタント兼 CEOアクティブネットでは、チームやクライアント向けに Google カレンダーを使用する方法を共有します。
あなたとあなたのクライアントのために、チーム、タイムライン、締め切り、関連するプロジェクトのデータをより適切に管理するための優れたツールが必要ですか?その方法は次のとおりですGoogleカレンダーあなたを助けることができます。
プロジェクトごとにカレンダーを作成する– クライアントのプライバシーを保護するために、この最初のスクリーンショットに表示されている各カレンダーのタイトルを一時的に変更しました。ただし、構文は同じで、「年」 (11=2011、10=2010 など) の後に「プロジェクトの名前」が続きます。適切な構文を使用すると、カレンダーを整理し、参照/検索しやすくなります。
共有– プロジェクトに関与するチームのメンバーとカレンダーを共有します。クライアントが活動の流れやプロジェクトの期限を監視する必要があると表明した場合は、クライアントとカレンダーを共有することもできます。私も何度かこの状況に陥ったことがあります。
タイムライン– タスクをカレンダーに配置すると、各カレンダーが自動的に詳細なプロジェクトのタイムラインに変わります。 「アジェンダ」ビューは、設定した今後の期限の概要を明確に示すため、特に価値があると感じました。
クライアントのアクセスを管理する– 上で「共有」について話したときに述べたように、カレンダー/タイムラインへのアクセスを許可する (またはクライアントが許可したい) ことを計画できる場合があります。私が直面した問題は、複雑なプロジェクトでは、カレンダーの 2 つのバージョンを作成する必要がある場合があるということです。 1 つはチーム用で、プロジェクト開発中に編集する必要がある/編集したい技術的な詳細が含まれ、もう 1 つはクライアント用にすべての関連情報 (定期的な結果、期限、重要なデータ、会議など) が含まれます。大規模なプロジェクトでは、複数のチーム専用のカレンダーを作成することもできます。
問題解決– どのプロジェクトにも、かなりの数の問題、障害、課題が伴います。多くの場合、これらの問題は、チームのメンバーがタスクを実行しているときに発見されます。何ができるでしょうか？問題に直面しているチームのメンバーは、カレンダーの横に自分の名前を「終日」エントリとして書き込みます。問題を解決できる、または解決方法を知っているチームの他のメンバーは、問題に対処するか、解決方法に関するエントリのヒントを書きます。問題が解決されると、エントリは FIXED としてマークされます。一日の終わりになっても問題が解決しない場合は、次の日または別の日付に移動 (クリック & ドラッグ) できます。最初は簡単で自然ではないように聞こえるかもしれませんが、一度慣れてしまえば、チームでより速く、より良い仕事をするのに役立つことを保証します。これは、オープンで継続的な問題解決チャネルのようなものです。もちろん、問題解決を誰がどのように担当するかという内部組織は、会社ごと、チームごとに変わる可能性があります。チームが「モバイル」コンポーネントを追加できるようにすることで、これを次のレベルに引き上げることができます (これらの機能を iPhone と同期する方法については、この投稿の最後に共有したリンクを確認してください)。
ハッシュタグ #– 他のいくつかの投稿で内部データ管理のためのハッシュタグの使用について言及しましたが、この記事でも取り上げます。 Google カレンダーは検索可能です (思い出させるのに飽きることはありません!)。これはカレンダーをデータベースに変えるので非常に重要です。カレンダーのエントリでハッシュタグを使用すると、特定のアイテムを長期にわたって検索および追跡するのに役立ちます。取り組んでいるプロジェクトごとに固有のハッシュタグを使用してください。タグは、私がチームでツイートや共有コンテンツ (写真、ビデオなど) で使用しているものと同じです。結果？ハッシュタグを検索すると、実行されたタスクの完全なリストが相対的な日付と時刻とともに表示されます。ここからが興味深いところです。次のポイントを読んでください…
データのエクスポート（PDF）– すべてのカレンダー、検索結果、または特定のレイアウト (日、週、月、4 日、予定表) は印刷可能であり、PDF 形式でエクスポートできます。これは、これまでの作業の概要が必要な場合 (プロジェクトに関連する特定のハッシュタグを検索することで取得できます)、またはプロジェクトの今後のタスクのリスト (「議題」を印刷/PDF で保存する) が必要な場合に非常に便利です。レイアウトが私にとって最善のものです）。信じられないかもしれませんが、PDF バージョンのデータを要求されることがあります。外部のチームやクライアントでも同じことが起こりました (特に政府や公的機関では、依然として紙に印刷する必要があることがよくあります。確かに、オンラインでアクセスすることはできますが、…それは行って考えてください)。
Google カレンダーが優れたツールである理由は、そのシンプルさです。プロジェクト管理に役立つ方法は他にもたくさんあると思います。この投稿では私のヒントと提案を共有しましたが、あなたのものはどうですか?
アンドレア・ヴァセラーリ受賞歴のあるデジタル マーケティング コンサルタントであり、オンライン コミュニケーション業界の基調講演者でもある彼は、現在、アクティブネットアンドレアは、2006 年に設立したデジタル戦略代理店です。アンドレアは有名なブロガーでもあります。彼について詳しくは、こちらでご覧いただけますhttps://andreavascellari.com/。
写真提供者ダニエル・ピカート。
