非常に忙しいときは、膨大な To Do リストの中で迷ってしまいがちです。圧倒されて全体像を見るのが難しいときは、2 つのリストを作成するのが最善だと、生産性ブログ Day-Time が提案しています。1 つは大規模な電子リストで、もう 1 つは紙での毎日のリストです。
Outlook を例に挙げると、Day-Timer の提案は何も目新しいものではありませんが、すべてをやり遂げるのが不可能に思える日々を思い出させるのに役立ちます。
2 つのリストを保持します。Outlook にはマスター タスク リストが保存されます。毎日のやるべきことリストを紙に書きます。必ず最初にタスクをマスター タスク リストに入力してください。
タスクにラベルを付ける: マスター タスク リストのすべてのタスクに、優先順位を決定するための 2 つのキーであるカテゴリと期限があることが重要です。
毎日のリストを作成します。Outlook のマスター タスク リストを確認し、今日絶対に完了しなければならないタスクを 3 ～ 5 つ選びます。次に、完了したい別の 3 ～ 5 を選択します。
優先順位を付ける: 期限と、仕事、家庭、家族、特定のプロジェクトなどの生活のカテゴリへの影響の量を考慮して、タスクを重要度で順序付けします。
書き留める: 毎日のリストを紙に書き出し、タスクを完了する動機となる明確な説明を設定するようにします。
これは非常にシンプルなプロセスであり、完了すると、今日何をする必要があるかが明確になり、全体的な計画がよりよくわかるようになります。
Outlook のタスクを Paper Planner と同期する必要がある理由|昼間のブログ
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