これは、コメディアンで作家のフランチェスカ・ラムジーが、会社で働いていた時代から提供した、管理者と従業員が毎日のメール ルーチンに組み込むとよい生産性のヒントです。立派な: 長いメールを上部に要約して、受信者が自分の目的を理解できるようにします。
「私たちはいつも長いメールの冒頭に短い要約を書いて、メール全体を読む必要があるかどうかを判断していました。」と彼女は言いました。価値のあるスレッドでツイートしましたメールのマナーについて。たとえば、「『TLDR (長すぎて読みませんでした): 経費の処理がずさんになっている人が増えています。「XYZ」を使用してから、以下のメール全体を入力してください。」
これは軍で使用されているコミュニケーション手法であり、BLUF（ボトムラインアップフロント）として知られている、と米海軍退役軍人のカビール・セーガル氏はこう書いている。ハーバード・ビジネス・レビュー:
軍事専門家は、BLUF として知られる短いスタッカートのステートメントでメールを始めます。 (はい、軍隊なので、あらゆるものに頭字語があります。) これは、電子メールの目的と必要なアクションを宣言します。 BLUF は、誰が、何を、どこで、いつ、そしてなぜ、という 5 つの W にすぐに答える必要があります。効果的な BLUF は、読者にとって最も重要な情報を抽出します。 。
Sehgal 氏が書いているように、概要を上部に表示すると、時間を無駄にすることなく、電子メール全体を読む必要があるかどうかを判断するのに役立ちます (しかも、最も適切な情報を得ることができます)。彼はもう軍隊にいないため、メールの文頭は「BLUF」ではなく「Bottom Line」です。 Ramsey の「TLDR」を使用することもできます。
たとえば、電子メールは「TLDR: 6 月 8 日と 22 日の午後 1 時から夏季金曜日を開催します」で始まる場合があります。その後、ポリシーの理論的根拠とその他のルールや制限を説明できます。
その他の軍事に関する役立つヒント: 受信者にどのような種類のアクションが必要かを伝えることで件名を最大限に活用し (たとえば、「アクション」または「決定」)、いつまでに返信が必要かを明確に伝えます。そうすれば、全員が同じ認識を持ち、技術的な曖昧さが偶然に残されることはなくなります。
