私たちは皆電子メールに依存しており、電子メールに圧倒される可能性があることを知っています。コントロールを取り戻すために、Tim Ferris 氏は、自動応答を設定して、1 日の特定の時間にのみメールをチェックすることを明確にすることを提案しています。彼は、あなたが自分で試してみられるように、独自のものを提供しています。
毎日決まった時間にのみメールをチェックするという自主ルールを守る難しいかもしれないが、不可能ではない。さまざまなテクニックを検討してきましたが、電子メールの過負荷に対処する、 含む自動応答の設定。
ティムは、ニーズに合わせてカスタマイズできるサンプル応答をいくつか用意しています。理想的なショート バージョンには 2 つのバリエーションがあります。1 つはアシスタントがいる人向けで、もう 1 つはその他の人向けです。長いバージョンでは、一般的な質問に答えることを目的とした、より多くの情報が含まれています。どちらにも共通しているのは、あなたが不在であり、送信者はすぐに応答を受け取ることを期待すべきではないことを明確にしていることです。
アシスタントがいる人向けの短いバージョンは次のとおりです。
件名: 重要 — 緊急の場合は [アシスタントの名前] にメールを送信してください
こんにちは、みんな、
他の用事があるため、電子メールをチェックするのは週に 1 回だけで、それより少ないこともよくあります。本当に緊急の場合 (1 週間も待てない場合)、アシスタントに電話またはメールでご連絡ください。彼女の情報をお持ちでない場合は、受信箱に戻るまでお待ちいただきありがとうございます。
あなたとあなたのご多幸をお祈り申し上げます。
ティム
アシスタントをお持ちでない場合は、このバージョンをお試しください。
こんにちは、みんな、
他の用事があるため、電子メールをチェックするのは週に 1 回だけで、それより少ないこともよくあります。本当に緊急の場合（1週間も待てない場合）、私の携帯電話に電話してください。お持ちでない場合は、受信箱に戻るまでお待ちいただきありがとうございます。
あなたとあなたのご多幸をお祈り申し上げます。
ティム
長いバージョンでは、より多くの情報と柔軟性が提供されますが、それでも、超緊急の事態が発生した場合に連絡できる何らかの代理人 (同僚であっても) がいることを前提としています。
件名: 重要 — 緊急の場合は [代理人の名前] に電子メールを送信してください
こんにちは、みんな、
残念ながら、締め切りの関係で、ほとんどのメールを読んだり返信したりすることができません。これはたとえ親しい友人であっても同じことなので、気を悪くしないでください。
本当に急いで連絡する必要がある場合 (1 週間お待ちいただける場合は、緊急ではありません) –
- 私の携帯電話をお持ちなら、電話かテキストメッセージを送ってみてください。
- それ以外の場合は、[代理人の電子メール アドレス] に電子メールを送信してください。
[delegate] 以外の連絡先については、ここにアクセスしてください。
[ウェブサイトから「お問い合わせ」ページの URL を挿入]
ご理解いただき誠にありがとうございます!
あなたとあなたのご多幸をお祈り申し上げます。
ティム
自動応答を正確かつ丁寧に表現すれば、受信トレイを開いたあとに無数の「私のメールを読みましたか?」というメッセージが表示されるという事態を避けることができます。メッセージを受け取ることができ、自分の時間に対応することができます。
クリックしてテンプレートを表示し、メールをいつチェックするかを反映するために必要に応じて調整できます。
機能する 2 つの電子メール自動応答|ティム・フェリスのブログ
写真提供者ジェームス・スタイドル（シャッターストック）。
