ファイリングシステムがあなたから離れたのか、それが最初から制御されていないかどうかにかかわらず、私たちの便利なガイドを使用して、それを形に戻すことができます。写真byjuan23for。
多くの人々は、主に偶然のファイリングシステムを持っています。ある時点で、彼らは自分の机の上に効果的に保管できるよりも多くの論文を持っていたので、彼らはキャビネット、引き出しなどでそれらを遠ざけ始めました。他の場合には、新しい仕事や事務処理が詰め込まれたオフィスなど、ファイリングシステムを継承します。
ファイルキャビネットを飼いならし、紙の孤児院の代わりに有用なストレージおよびリファレンスツールにするために何ができますか？ファイリングシステムのワークフローが必要です。ファイリングシステムのワークフローは、オフィスをナビゲートするときに、書類が続くためのロードマップです。正確なロードマップを提供することはできませんが、以下の質問のいくつかに答えて、自宅とオフィスのニーズを評価することで、独自の効果的なファイリングシステムワークフローを構築できます。
評価を行う：ファイリングシステムに何を望んでいますか？また、ファイリングシステムは何を提供する必要がありますか？ホームオフィスの個人ファイルキャビネットや従来のオフィスのキャビネットの銀行を見る場合、ファイルシステムで何かをする前に現在の状態で、それを形に叩くためのガイドを読むのに十分です。
ドキュメントを簡単に見つけることができますか？
ファイルの削除と交換が簡単ですか、それともフォルダーを強制的に元に戻す必要がありますか？
キャビネット内のファイルは、最も頻繁に最新のもので、すぐに必要で有用ですか？
手元にあるファイルのための適切なスペースはありますか？
いくつかの問題は簡単に解決されます。ドキュメントを見つけるのが難しい場合、オフィスの前の居住者が残した手書きのラベルである場合は、ラベルメーカーと無料の午後にその状況を改善できます。他の問題には、手元のファイルにストレージスペースが少なすぎるなど、整理にもう少し時間がかかります。ただし、10個の新しいファイルキャビネットの注文書を入れる前に、最初に何かをする必要があります。
ファイルキャビネットをパージします：あなたは自分のキャビネットを見渡して、あなたが彼らに満足していない理由をいくつか挙げましたが、あなたが急進的な変更を加える前に、あなたは死んだ体重を捨てる必要があります。ファイルキャビネットパージには2種類あり、1つのフェーズでは古いファイルと不必要なファイルを細断し、もう1つのフェーズでは必要ですが、古いファイルはディープストレージに移動します。 、またはあなたの中央のオフィスから離れている場所。カテゴリの候補者は何ですか？
細断の候補者：
ユーティリティの請求書 - 手に現在の請求書があり、それに関する情報が正しい場合は、古いものを細断できます。 2002年からケーブル請求書が本当に必要ですか？
前年からの支払いスタブ - 年末に雇用主からW -2またはその他の公式文書を受け取ったら、給与スタブを捨てることができます。
銀行とATMの領収書 - オンラインまたは紙の声明に金額が表示されるのを見ると、通常、これらの迷惑な小さな紙を保持する必要はありません。
クレジットカードの明細書 - 正しい残高を備えた新しい請求書を作成したら、これらの請求書のようにこれらを細断することができます。クレジットカードには、より大きな購入を交換するのに役立つ追加の消費者保護がある場合、その大購入の保証情報を使用して、HDTVのように大規模な購入があるクレジットカードの明細書を配置することを検討することができます。
ディープストレージの候補者：
納税申告書 - ここで引用されたルールは7年です。ほとんどすべての監査は3年以内に発生しますが、800万ドルの銃器予算で代理店の怒りを危険にさらすのは誰ですか？
銀行取引明細書 - 銀行の明細書を少なくとも3年間維持し、ほとんどの人は注意を払って誤りを犯し、税務書類を保持しているのと同じ7年間の間、それらを保持します。
重要な個人文書 - 結婚免許、出生証明書、およびその他の文書の交換が困難な文書は、深いストレージに保管する必要があります。
退職節約声明 - 投資、IRAへの貢献などに関連するものはすべて無期限に保つ必要があります。
上記の例リストは決して包括的ではありませんが、個々のファイルの寿命を考慮するための出発点を提供します。かなり単純な税務状況がある場合は、さまざまなファイルを保持する必要がある期間に関して、オンラインで多くの参照リストを見つけることができます。ご質問がある場合は、会計士と相談することを強くお勧めします。
ワークフローを作成します：これで、ファイルシステムについて変更したいことを評価しました。必要なラベル、キャビネットの設計が不十分であるなどを必要としています。ファイルをパージして、キャビネットに部屋を作成します。ファイルワークフローを作成することで、1年以内にそこに座っていないことを保証します。ファイルワークフローは、オフィスのニーズとあなたが争っている組織システムのサイズに応じていくつかの形をとることができますが、簡単にするために、私たちはあなたが多国籍企業のアーキビストではないと仮定します。
ホームオフィスの一般的なファイルワークフローは、次のように見えるかもしれません：
毎日：空の受信トレイとソートメール。 1日の終わりまでに新しいドキュメントをファイルまたは細断します。
毎月：新しい法案が入ると、古い声明を細断します。 1か月に1回、ファイルキャビネットのラベルを読み取り、ファイルをディープストレージにシフトできるかどうかを判断します。 1月は、昔の乱雑さで新年を始めることができないように、深いストレージに何が起こるかについて容赦なくなるための重要な月です。
四半期：毎月の評価に加えて、深いストレージを見て、そこにあるファイルが有用性を超えているかどうかを確認してください。
毎年：年に一度、税金に関連する情報をファイルをふるいにかけることになります。これはあなたの除草に残忍になる絶好の時期です。古いファイルをShredderに送信し、無効または面白くないプロジェクトに関連するファイルをcullします。古い請求書、領収書などは、あなたの税金に直接関係しておらず、今年の初めにあなたの目を逃れたものは細断されるべきです。
ワークフローに従う：運動を考え、より良い食事をすることを考えて体重を減らすことはありません。また、最終的に受信トレイを空にしてファイルを並べ替えることを意図して、タイトで簡単に制御できるファイルシステムを簡単に制御できることはありません。ファイルシステムが難破船の場合、それを形に叩き、フォルダのラベル付けをし、何を細断するか、何をディープストレージに入れるかについての決定に時間を費やす必要があります。ただし、ファイルが邪魔にならないようになったら、自分のために設定したワークフローに従う必要があります。ドキュメントとファイルは、自然に彼らが属する場所への道を見つけ、実際に自分自身を行進するでしょう。彼らの時間が経過したときのシュレッダー。ファイルのワークフローを使用することは、使いやすいファイリングシステムと、役に立たないファイルの重量できしみにならないファイルキャビネットであなたに報いる習慣です。
機能ファイルシステムのセットアップの詳細については、過去の機能をチェックすることをお勧めしますオタク・トゥ・ライブ：極端な変身、ファイリングキャビネット版。あなた自身のファイリングのヒントを1つか2つ持っていますか？コメントでそれらについて聞いてみましょう。
