覚えていますか "金曜日はメールはありません「一日だけ、チェックをやめて、お互いに電話に出て、不必要なコミュニケーションを減らし、そして、えー、実際の仕事を終わらせることができるという考えですか? そうですね、私の 1 月はメールを使わない月になるでしょう。」金曜日は私がメールをする唯一の日になります。のみ1 月に私がメールの処理、確認、閲覧、返信、作成を行う時間は金曜日になります。
「それで、メールの受信箱まであと 4 日ですか?」あなたは言います。まあ、実際には6つです。正直に言うと、最近の私たちの多くは、電話や iPad を介して簡単にメールにアクセスできるため、家族、自分自身、リラクゼーションのみに焦点を当てているはずの場合でも、メールに注目してしまいます。
私の仮説は何ですか?
1. 電子メールが気が散る:確かに、電子メールには多くの建設的な用途があり、電子メール自体は素晴らしい生産性ツールです。しかし、私たちがやるべき難しくて重要なことよりも、もっと簡単にできることが必要なとき、電子メールは私たちの生産性を妨害する悪の共犯者です。
2. ほとんどの電子メールは重要ではありません。電子メール ワークショップを実施していると、大量の受信トレイを確認し、電子メールのトラフィックと動作のパターンを確認します。電子メールに関しては、80-20 (影響力の 80% はアクティビティの 20% から得られる) という古い格言は、積極的に寛大です。通常、800 通のメールのうち 20 通が重要です。
3. バッチ処理は魔法です:同様のタスクをまとめてバッチ処理することは、時間と注意力を節約するための優れた方法です。すべてのタスクをラインに到達させるために、精神的な準備時間が費やされます。電子メールの受信トレイを再度開いたり、再度フォーカスしたりして、未処理のものと新しいものをざっと確認することは投資です。だからこそ、私はオンライン バンキングで支払いをしていることに気づいたとき、ここにいる間に他にやるべきことが何もないかを確認するためにリストと記憶をたどります。だからこそ、お店に行くときは、何かを忘れたくないのです。したがって、バッチ処理によるセットアップ時間の削減は非常に役立ちます。私自身、近年電子メールでこれを経験しました。実際、私はここ 1 年ほど、昼食後にのみ受信トレイにアクセスすることを習慣にしようとしています。受信トレイをゼロのままにする「十分な時間」はまだありますか?もちろんそう思います！
4. パーキンソンの法則:これは私にとても良いことをもたらしますパーキンソンの法則, これは、「利用可能な時間を埋めるために仕事が拡大する」というものです。金曜日だけを電子メール用に確保した場合、7 日間にわたって少しずつ電子メールを送信するのではなく、それでも受信トレイを征服できるかどうかを知りたいと考えています。
5. スペースを作成することは、バランスを作成し、ものを作成するための最初のステップです。そして最後に、私にとって仮説の中で最も厄介で、最も困難で、最も恐ろしい部分です。私の仮説は、5 営業日のうち 4 日間電子メールを削除することで仕事生活にスペースを空けることで、このスペースを次の 2 つのことで埋めることになるというものです。
さらなるバランス、調和、存在感、遠近感。
より高品質で量の多い作業が完了します。
あ生産性の高い忍者禅のような穏やかな状態、つまりリラックスして集中し、今この瞬間に集中して仕事をすることを目指しています。電子メールやその他のコミュニケーション ツールは、常にこの問題を妨げています。
しかし、正直に言うと、電子メールは多くの場合、私たちを安全な位置に保つ素晴らしい「松葉杖」でもあり、生産性を「感じる」のに役立ちますが、重要なことを開始または終了することにコミットする必要がなくなります。 「メールはとても時間がかかり、とても忙しいです。」それで、来月、私が足を引きずって進めてきた 4 つまたは 5 つの非常に分厚い仕事が実際に進んでいるかどうかを見てみましょう。最新情報をお知らせします私のブログ月を通して。
恐怖とマイナス面
今月は基本的に、私が本の中でステルスとカモフラージュとして表現した巨大な期間です。このような期間（長短を問わず）と同様に、主な心配はそれがどのような影響を与えるかです…
a) [同僚の] 正気
b) 物事の実現に役立つコミュニケーション フロー
では、どうすればこれを克服できるでしょうか？そうですね、チームは今後も「毎日の集まり」ミーティングを通じて私にアクセスできますし、私の受信箱にアクセスできないにもかかわらず、私は引き続きオフィスで時間を過ごすつもりです。今月の実験の進捗状況についてチームと定期的に話し合い、彼らの正直さを奨励し、それを皆さんに報告するつもりです。
そして、究極の恐怖は、「受信トレイをゼロにする」という福音を 4 年近く説教してきたのに、一日たってもゼロに戻れない、あるいは人生が戻らないことに気づいたら、ということでしょう。残り 6 日間でまったく改善されない場合は、新しいワークショップを書き始める必要があります。しかしその後、これが本当に効果があることがわかりました。
それでは幸運を祈ります。携帯電話からアプリを削除し、ホーム画面から Outlook アカウントを削除し、通常は「メールの削除操作」を開始します。とりあえず、一つ質問を残しておきます。
今日仕事中、やるべきことに集中するために、どのくらいの期間メールをオフにできますか?
極めて生産性の高い月 1: 金曜日にメールを送信する|生産性を考える
グラハム・オールコットは、生産性を考えると著者生産性の高い忍者になる方法。個人の組織システム、情報過多に対処する戦略、行動管理を専門としています。 Twitterで彼をフォローしてください@グラハマルコット。
画像提供者セルゲイ・オブ・ザ・イヤー（シャッターストック）。
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