ペーパーレス化を行っていない場合は、請求書やその他の支払いのための適切なファイリング システムをセットアップすることが必須です。ここでは、マニラフォルダー、クリップボード、2 穴パンチを使用した、シンプルだが効果的なファイリング ルーチンを紹介します。
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このワークフローは、請求書支払いの紙面を処理するための優れた方法です (つまり、まだ処理していない場合)完全なペーパーレス化）。ビジネスコンサルタント兼ブロガーのマイク・ベアト氏は、自社のファイリングシステムを段階的に説明しています。
ステップ 1. Quickbooks や Quicken などのアプリケーションを使用して料金を支払っていると仮定します。支払いが完了したら、請求書と小切手の半券 (お持ちの場合) の上部に穴を開け、書類をクリップボードに置きます。支払っている金額に関係なく、上に置くだけです。それは、電話の請求書、ベンダーへの請求書、クレジット カードの請求書などである可能性があります。この方法により、最新の支払いを最優先にして書類が同時に提出されることが保証されます。
ステップ 2. クリップボードがいっぱいになったら、内容全体を新しい manilla フォルダーに転送します。フォルダーの前面に、開始/終了日付、開始/終了チェック番号など、中身がわかるように書き込みます。
ステップ 3: フォルダーを暦年のボックスまたはコンテナに入れます。
そうすれば、何かを探す必要があるときに、Quicken (または使用しているソフトウェア) で支払いを検索し、支払い日を確認するだけで、ファイリング キャビネット内のそのフォルダーがどこにあるのかをすぐに知ることができます。ファイリングして後で検索するのに何時間も費やす必要がなく、紙のコピーを参照用に保管しておく非常に簡単な方法です。これがうまくいかない場合は、次のガイドを必ず確認してください。独自のファイル システム ワークフローを作成する、コメントで独自の方法を共有してください。
