マルチタスクの神話を暴く

「昨日すべてを終わらせる」というペースの速いビジネス文化では、常に 14 ものことを同時にこなしているように見える多忙な人々を称賛し、報酬を与えるのは簡単です。しかし、ビジネスコーチのデイブ・クレンショー氏は、最も一般的な種類のマルチタスクは生産性を向上させず、作業の速度を低下させると主張します。彼の新しい本の中で、マルチタスクの神話: 「すべてをやる」と何も終わらない理由, クレンショー氏は、運動中にテレビを見ているような「バックグラウンドタスク」と、2つのタスクの間で注意を前後に再集中させることで2つのタスクをやりくりし、切り替え中に時間と進歩を失う「スイッチタスク」の違いについて説明しています。クレンショーは、職場での気の散り、中断、消火活動を減らし、従業員が次の作業に移る前に全集中でタスクをやり遂げられる環境を作り出すことを使命としています。マルチタスクに関する認識と習慣の変化について私がクレンショーにいくつかの質問をしたとき、彼が言わなければならなかったことは次のとおりです。写真提供者エルシー風。

Lifehacker: 個人の生産性について何らかの本を読んだことがある人は、勤務中にタスクからタスクに切り替えると高いコストがかかることをすでに知っています。しかし、何かを知的に知ることと、「スイッチタスク」を減らすために日常生活を変えることは別のことです。スイッチタスクに慣れている人が実際に通常のルーチンを変えるには何が起こる必要があると思いますか?

デイブ・クレンショー:スイッチタスクは主に文化的な問題です。実際のところ、ほとんどの人はマルチタスクが生産的な活動であると今でも信じていることがわかりました。タスクを切り替えることは文化的に許容されています。米国では喫煙が文化的に受け入れられなくなったため、喫煙は減少傾向にある。マルチタスクが文化的に容認できない行動になるにつれて、人々は変化を起こすでしょう。

しかし、人々が最終的に永続的な変化を起こすための最良の方法は、1対1のトレーニングやセラピーを通じて行うことであると私は考えています。それは私がタイムジムプログラム。この本のワークシートは、読者が自分の個人的なスイッチタスクの影響を体験するのに役立つため、また役立ちます。

ライフハッカー: 現在、中堅社員の多くは、自分のオフィスや個室すらない、オープン オフィス レイアウトで働いています。自分の机は、他の人の机と同じフロアの真ん中にあります。この種のセットアップで作業する場合、多くの場合、中断が発生したときに対応することが求められます。同僚があなたのデスクに立ち寄って質問し、あなたは 2 つ下のデスクで行われている会話に引き込まれます。電子メール メッセージはすぐに処理し、受信トレイを常に監視する文化があります。役員でもない人がどうしてできるでしょうか。管理職は怠け者に見られずにスイッチタスクを減らしていますか?反応が鈍く見えるリスクはありますか?

デイブ・クレンショー:あなたが説明している状況は、実際に生産性を大幅に低下させます。中間管理職や「第一線」の立場の人が、そのような環境を変えるのは非常に難しいことです。結局のところ、企業や組織はそのリーダーの反映です。組織全体の生産性システムを向上させる前に、リーダーは個人的な変化を起こす必要があります。そうしないと、リーダーはシステムの改善を絶えず台無しにすることになります。

いくつか提案させていただきます。まず、あなたの邪魔をする人たちとの定期的な会議を設定できるかどうかを確認してください。人と仕事をしてきた私の経験から言えば、決まった場所と時間に定期的に会議を行うことは魔法のようなもので、非常に多くの中断が本当にすぐに減ります。

2 つ目は、組織のリーダーが職場でのスイッチの影響に注意を払う方法を見つけることです。何人かの人は、この本がカジュアルで脅迫的な方法で問題を提示しているので、上司にプレゼントとして贈るつもりだとコメントしました。

ライフハッカー: 企業はスイッチタスクを妨げる環境を作るのが上手になっていると思いますか、それとも下手になっていると思いますか?

デイブ・クレンショー:私たちは今、非常に長い変化のプロセスの始まりにいると思います。この問題に取り組んでいる大企業は、この問題への取り組みの非常に初期段階にすぎません。ほとんどの中小企業は問題の原因にさえ気づいていません。一般に、企業は生産性に問題があることを認識していますが、どのように進めるべきかがわかりません。しかし、認知度は高まっています。今後 10 年間で、この問題に対する注目がさらに高まり、大幅な改善が見られると思います。

ライフハッカー: 私たちがタスクを切り替える理由はテクノロジーではなく、テクノロジーの使い方が問題だとあなたは言いましたね。ただし、テクノロジーをオフにする (着信音を消す、電子メールの受信箱を閉じるなど) ことは、何かに集中するための最良の方法の 1 つです。のような男性がとるアプローチについてどう思いますかドン・クヌース、電子メールを完全に避けたコンピューターサイエンスの著者本を書くために？それとも、BlackBerry や Treo に付随する期待に対処したくないという理由で、その購入をやめた人たちでしょうか?ある種のテクノロジーの使用を意図的に控えるのは過激派ですか、それとも進化していますか?

デイブ・クレンショー:これは、アマチュアの大工がハンマーで親指を叩いた後、道具を罵って脇に捨てるのと少し似ています。痛みの原因はツールにあるのか、それともツールを使用する人のスキル不足にあるのか?

私たちがテクノロジーをどのように使用するかの大部分は、「いつ」に依存します。テクノロジーを完全に遮断することは、石や手を使って板に釘を打ち込むことが答えではないのと同じように、確かに答えではありません。私たちに必要なのは、さらなるスキルトレーニングと開発です。たとえば、私はライフハッカーが注意を「ファイアウォール」する原則を提唱していることを知っています。それは素晴らしいスキルです。スイッチを最小限に抑えるのに役立ちます。私たちが習得する必要のある新しいスキルはたくさんあります。これらは私たちの生産性だけでなく、精神的、感情的な生存にとっても不可欠なものとなっています。

最後に、Crenshaw は、スイッチタスクを減らし、時間を有効活用するためのヒントをいくつか提供します。

テクノロジーをコントロールする

携帯電話の着信音（バイブレーションでも）を常にオンにする必要はありません。コンピュータでも電子メール通知をオフにすることができます。静寂を作り出すことで、しつこいビープ音やブザー音を克服しましょう。

スケジュールできるものはスケジュールする

ボイスメールと電子メールをチェックするために、日と週の定期的な時間を設定します。あなたがそのスケジュールを使用することを他の人に知らせて、いつ返信が来るかを知らせてください。

その人に焦点を当てる

コンピュータを扱うときにタスクを切り替えると、効率が低下するだけです。しかし、人間にタスクを切り替えると、人間関係にさらにダメージを与えることになります。次に進む前に、その場にいて、注意深く耳を傾け、すべてが処理されていることを確認してください。

あなたのオフィスはスイッチタスクの温床になっていますか? それとも、次の 10 分間に中断されることなくやらなければならないことに集中するための時間とスペースはありますか?レポートを作成したり数値を計算したりする必要があるときに、常に受信トレイやハンドヘルドをスキャンして新しいメッセージを探していませんか?今日のオフィスでのマルチタスクについてのご意見をコメント欄でお聞かせください。