あなたをスプレッドシート忍者に変える4つのスキル

スプレッドシートは、大人の生活で遭遇する最も神秘的なソフトウェアの1つです。しかし、怖いのは、たった4つのシンプルなスキルで非常に多くのことをすることができます。

この記事の目的のために、これは最も広く使用されているスプレッドシートソフトウェアであるため、Microsoft Excelに焦点を当てます。ただし、これらのスキルと機能のほぼすべては、LibreofficeとGoogleドライブで役立ちます。スイート間の違いを強調するために必要な場合はメモを作成します。

フォームでデータを簡単に入力します

データをスプレッドシートに入力することは、分析の出発点です。必要なデータを手動で入力できますが、フォームを使用すると（または場合によっては他の場合）、大したことなく情報を迅速に入力できます。

フォームボタンはExcel 2013でやや恥ずかしそうに隠されていますが、そうすることができます。

リボンインターフェイスの任意の場所を右クリックし、[リボンのカスタマイズ]を選択します。
右側のペインで、リボンのセクションを選択してフォームボタンを追加します。
左側では、ドロップダウンから「リボン内ではないコマンド」を選択します。
下のボックスで、リストから「フォーム…」を選択し、「追加」をクリックしてリボンに配置します。

リボンにフォームボタンができたので、データ入力フォームを作成できます。エントリのヘッダーと最初の行を作成することから始めます。最初のデータセットが入ったら、フォームコマンドで追加の行を入力できます。データセットの左上隅にカーソルを配置し、[フォーム]ボタンをクリックします。

表示されるダイアログを使用すると、一度に情報を入力できます。フォームに記入し、Enterを押して、すべての新しい情報を使用して新しい行が作成されます。

Googleドライブでパブリックフォームを作成します

Googleドライブにはまったく同じ機能がありませんが、注目に値する独自のフォームがあります。ドライブ内またはスプレッドシート内から直接フォームを作成できます。ユーザーが答えるための質問を作成すると、彼らの回答がシートに入力されます。フォームを作成するには：

スプレッドシート内から、[挿入]>フォームをクリックします。
フォームの上部に説明を入力します。
各質問を入力して変更します。
「質問タイトル」ボックスにタイトルを入力します。
質問タイプを選択してください。
オプション：データ検証の形式を選択します。これを使用して、入力されたデータが特定のタイプに付着していることを確認できます。たとえば、設定範囲内の数値や、電子メールアドレスの形式のテキストです。
オプション：「必要な質問」を選択します。

フォームが完成したら、それを公開して共有するか、回答者の選択グループにメールで送信できます。すべてのエントリは、データがいつ送信されたかを示すタイムスタンプとともに列に自動的に配置されます。

関数と式で計算を実行します

それで、あなたはたくさんのデータを入力しましたが、今ではそれで何かをする必要があります。関数と式を使用すると、スプレッドシートでデータを操作できます。列の数字を加算したり、平均を取得したり、日付や財務計算などの実際のものを使用したりするなど、簡単な数学を実行できます。

さまざまなスプレッドシートプログラムにはすべて独自の機能があり、それらの多くは異なるスイート間で共有されていますが、いくつかの違いがありますので、完全なリストをチェックしてください。Excel、Libreoffice、そしてGoogleドライブ。

それを念頭に置いて、ここにあなたができることのいくつかの例があります。

基本的な数学を実行します

最も単純な機能で、関数は入力したデータを使用して基本的な数学を実行できます。たとえば、2つのセルに数値を一緒に追加する必要があるとします。そのためには、合計関数を使用します。

=SUM(A1,B1)

これにより、細胞A1とB1の内容が一緒に追加されます。単純な数学の場合、 +、 - 、 *、 /などの典型的な速記の数学演算子を使用することもできます。たとえば、以下は上記の例とまったく同じ数学を実行します。

=A1+B1

必要な数のセルに値を合計することができます。あなたはコロンでこれを行うことができます。

=SUM(A1:A10)

上記の関数は、列Aのすべての数値を行1と10の間に追加し、負の値を説明します。 Excelが実行できるすべての数学関数のリストを見つけることができますここ。

統計計算を行います

また、平均メディアンの計算を含む、一連のデータで統計計算を実行することもできます。例として：

=AVERAGE(A1:A10)

上記の関数A1とA10の間のすべてのセルの平均を返します。さまざまな機能には、基本統計と高度な統計関数の両方が含まれます。それらのすべてがカジュアルなスプレッドシート愛好家に役立つわけではありませんが（はい、私たちは存在します）、平均そして中央値日常の仕事で本当に役立つことがあります。

日付と時間をフォーマットして計算します

フォーミュラを使用して、日付と時刻のフォーマットされたエントリを操作することもできます。例として、次の関数で2つの日付の間の日数を計算できます。

=DAYS([End_date],[Start_date])

Excelには、現在の日付を返す関数も含まれています。

=TODAY()

この関数は、今日の日付をセルに入れます。これらの2つの関数を組み合わせて式を作成して、将来の特定の日付まで残っている日が何日残っているかを確認できます。

=DAYS(TODAY(),[Target_date])

あなたが見ることができる他の多くの日付と時刻の関数がありますここ。

複数の関数を組み合わせて式を作成します

最後の例で気づいたかもしれないように、複数の関数を組み合わせて式と呼ばれるものを作成できます。式は、本質的に、1つのセルにまとめられた複数の関数です。したがって、たとえば、列Aの数字を追加し、最も近い整数に丸めたい場合は、次の式を使用します。

=ROUND((SUM(A1:A10)),0)

上記の式は、2つの機能で構成されています。和これは議論として使用されていますラウンド。この声明では、最初にセルA1からA10を一緒に追加し、次に結果の数を丸い関数に与えて、最も近い整数に丸められます。フォーミュラは、あなたが望むほど単純または複雑なものにすることができますが、より精巧なほど、構文が複雑になります。式の構文の仕組みについては、詳細を読むことができますここ。

関数と組み合わせることもできます論理関数条件付き式を作成します。有用なフォーミュラを構築することは、独自の記事セット全体を生成できるほど広いトピックです。幸いなことに、ハウツーオタクの友人には、その主題に関する詳細な記事があります。最初のレッスンを見つけることができますここ。

フィルターとピボットテーブルでデータを並べ替えます

そのため、生データを入力し、必要な計算を作成しました。実際に解釈する時が来ました。データの使用方法に応じて、データを視覚化するためのいくつかのオプションがあります。

列ごとにソートします

時には、入力したカテゴリの1つによってデータを並べ替える必要がある場合があります。 iTunes Music Libraryと同じように、列ごとにデータを再注文できます。そうするために：

Ctrl-Aを押して、シート内のすべてを選択します。
リボンの[データ]タブを選択します。
[ソート]をクリックします
ソートしたい列と、並べ替えたい基準を選択します。
[OK]をクリックします。

たとえば、上記のスクリーンショットを参照してください。データセット全体を注文番号で並べ替えて、最低から最大までに並べ替えました。

重複したアイテムを除外します

また、カテゴリ内にいくつかの重複アイテムがある場合があります。上記の例には、8つのエントリがありますが、5つの名前のみがあります。これらの複製をフィルタリングし、（すべての注文とは対照的に）持っているすべての名前を表示するには、リボンの[データ]タブの下のフィルタリングオプションを使用できます。そうするために：

データの下で、ソート＆フィルターセクションで「Advanced」をクリックします。
特定のデータを引き出すための非破壊的な方法については、「別の場所にコピー」を選択します（この列に一意のデータがないスプレッドシートの行を削除する場合は、選択した「リストをフィルタリング」してください）。
[範囲のリスト]ボックスをクリックし、フィルタリングする列を選択します。
「コピー」ボックスをクリックし、一意のデータのリストをコピーする空のセルを選択します。
「一意のデータのみ」が選択されていることを確認します。
[OK]をクリックします

これにより、その範囲からの一意のデータのみが含まれる新しい列が作成されます。これは、繰り返されるエントリを分離するのに役立ちます。

ピボットテーブルを作成します

数百行のデータがある場合、そこから情報を収集することはほとんど不可能です。要約が必要です。ピボットテーブルを使用すると、データの特定の部分を取り、要約すると、見たいものだけがわかります。

以下の例を挙げてください。ボブ・ボーベルソンから得た金額の総額を見たかったとしましょう。

このデータは現在見るのが十分に簡単ですが、数十または数百のトランザクションではそうではありません。そのため、その要約を確認するには、ピボットテーブルを作成します。

シート2という名前の新しいシートを作成します。
[挿入]タブの下に、[ピボットテーブル]をクリックします。
シート1をクリックして、シート内のすべての人口セルを選択します。
[OK]をクリックします。
右側のペインでは、列をフィルター、列、または行にドラッグすることができます。この例では、「名前」をフィルターセクションにドラッグし、「注文番号」を行セクションに、「支払い」セクションに「支払い」をドラッグします。
これにより、各注文番号に行われたすべての支払いの表が作成されます。ピボットテーブルの上部にあるドロップダウンボックスで、特定の顧客を選択して注文のみを表示できます。

そうすると、これを取得します：

ピボットテーブルを使用すると、Bob Bobersonが作成したすべての注文と、彼が行ったすべての支払いの合計を簡単に見ることができます。

これは、ピボットテーブルを使用する方法の単純な例の1つにすぎません。その使用法は非常に広く、それを使用して何でも要約できます。 LibreOfficeまたはGoogleドライブでピボットテーブルを作成するには、データに移動して>ピボットテーブルを使用します。

マクロとスクリプトで繰り返しタスクを実行します

スプレッドシートを使用すると、非常に迅速に繰り返される可能性があります。これらの繰り返しタスクの一部をよりシンプルにするために、Excelを使用して、何度も何度もマクロに記録できます。次に、これらのタスクを繰り返す必要があるときはいつでも、キーボードショートカットを使用してマクロを「再生」すると、すべての忙しい仕事ができます。たとえば、大規模なセルグループのフォントを非常に具体的なものに変更したかったとしました。

[ビュー]タブの下で、マクロのドロップダウンをクリックして、マクロをレコードを選択します。
マクロに名前を付けます。
オプション：マクロにキーボードショートカットを割り当てます。
[OK]をクリックします
[ホーム]タブをクリックします。
フォントドロップダウンから「arial」を選択します。
サイズのドロップダウンから12を選択します。
[斜体]ボタンをクリックします。
Excelの左下隅にある[停止]ボタンをクリックします。

それ以降、1つのキーボードショートカット（ステップ3で割り当てたもの）を1つ押したり、ビューからマクロを選択してマクロライブラリを選択したりすることで、イタリック体で12ptサイズのArialフォントを適用できます。明らかに、これは初歩的な例ですが、マクロ機能を使用して繰り返しのタスクを記録できます。同様にマクロを記録できますLibreofficeで。

Excel、Libreoffice、およびGoogleドライブでは、より複雑なマクロとスクリプトを少しスキャンブして作成できます（実際、スクリプトは、独自のスクリプト形式を使用してGoogleドライブでタスクを自動化する唯一の方法です）。これらについて学び始めるには、以下のリソースをご覧ください。