会議や電子メールを無視し、ヘッドフォンをつけて、好きなだけ中断されずに仕事をするという贅沢はありません。物事をやり遂げる。気を散らすものは現実のものであり、私たちの仕事の一部であり、消えることはありません。では、受信トレイを常に閲覧していることが求められている場合、または仕事中に IM を開いたままにしておくには、どうすれば生産性を維持できるでしょうか?
問題: 気を散らすことも仕事の一部
前の仕事では、メールをチェックしたいときだけチェックするという余裕はありませんでした。私が入ってくるとすぐに、前夜からメールを受け取ったかどうかを人々が私に尋ねました。また、メールや IM に数分以内に応答しなかった場合、特に緊急の場合には、誰かが私の席に立っていると予想できました。それについて尋ねるデスク。あなたの仕事も同様だと思います。おそらく、上司に「申し訳ありませんが、メールは 1 日に 2 回しかチェックしません」とは言えないでしょう。
ゆっくりと埋まっていく受信箱、気を散らすインスタント メッセージ、仕事をしているときに予定されている会議など、これらはすべて私たちのほとんどにとって日常の事実であり、気を散らすものを排除する方法についてよく議論しますが、私たちの多くにとって、それらは気を散らすものです。は私たちの仕事。ただし、すべてが失われたわけではありません。これらの中断を制御できるので、誰かから IM が届くたびにイライラしたり、新しいメッセージが届くたびにメールに飛びついたりすることなく、集中して仕事を進めることができます。この投稿では、その方法について説明します。写真提供者TJ。
では、一日中受信トレイにアクセスして IM を利用できるようにする必要があるときに、どのように制御すればよいでしょうか?短いバージョンは次のとおりです。自分の条件で仕事を始める必要がありますが、自分が許容できることと、同僚、さらに重要なことに上司が許可しないことの間の境界線を歩くことを学ぶ必要があります。上司に「メールをチェックするのは午前 10 時、午後 2 時、午後 4 時だけ」とは言わず、5 分ごとではなく 90 分ごとに新しいメッセージをチェックするようにメール クライアントを設定して、それがどのように機能するかを確認してください。メールを紛失したことで呼び出されましたか? 60分に戻してください。どこへ行くかわかりますか？飛び込んでみましょう。
気が散る受信トレイ、インスタント メッセージ、電話を自動操縦にして制御します
電子メール、社内 IM、電話はすべて、仕事で気が散る最大の原因である可能性がありますが、それでも、呼び出し音が鳴ったりビープ音が鳴り始めたら、常に応答することが期待されているものでもあります。だからといって、その奴隷になる必要があるわけではありません。意味は次のとおりです。
メールを自動操縦に設定する: 数分ごとにメールをチェックするのを快適にやめる前に、重要なことを見逃さないようにする必要があります。
受信トレイを自動的にクリーンな状態に保つツールを使用する。例えば：Unroll.meニュースレターと購読を自動的に収集し、それらを 1 つの毎日のニュースレターにまとめて、受信トレイに送信するニュースレターを選択できるようにします。ブーメランは私たちのお気に入りのツールの 1 つメッセージをスケジュールしたり、メッセージを表示する必要があるまで遅らせたりするためなど。 Outlook でも動作するため、オフィスで Gmail や Google アカウントを使用していない場合でも、受信トレイをクリーンアップするメリットを享受できます。
フィルターとルールを使用して面倒な作業を実行。 Gmail、Outlook、その他のいずれであっても、受信トレイから最終的に必要な場所にメールを直接ルーティングすると、時間が節約され、新しいメッセージが到着したときにジャンプする理由が 1 つ減ります。上司からのメールに自動的に緊急のフラグが付けられるように設定することもできます。Gmailの優先受信トレイで重要なものを一番上にフロート表示、あるいはフィルターを使用してフォローアップしたいメッセージを追跡するだから覚えておく必要はありません。
システムを入手する。特殊な工具は万能薬ではありません。最も強力な受信トレイのクリーニング ツールはあなたです。受信箱をファイルキャビネットのように使うのはやめましょうたとえそれが紙とペンであっても、やるべきことを実際に使うものにまとめて、メッセージをファイルに保管しておくと、受信トレイを見るのにかかる時間と労力が減ります。私たちはのファンです信頼できるトリオフォルダーの数: ほとんどの場合、単に荷物を移動しているだけであっても、受信トレイを空に保つのは魔法のように機能します。
メールをチェックする頻度を減らす: 先ほども述べたように、私の前の仕事では、重要なメッセージをキャッチするか見逃すかが、ゲームで有利になるか、絶望的に劣勢になるかの違いとなることがよくありました。数時間ごとにメールをチェックできない場合は、代わりに 1 時間ごとにチェックするように設定してみてください。それがうまくいかない場合は、30 分ごとに設定してください。自分に合ったバランスを見つけてください。自動通知をオフにしても、「オフィスで最速の返信」という称号を放棄する必要があるわけではありません。信じてください、私は長年そのような人間でした。
重要なのは、メールの受信を停止することではなく、新しいメッセージが到着するたびに訓練された犬のように飛び跳ねるのをやめてくださいを選択し、チェック間に実行できることがわかっている最小の時間を選択します。そうすることで、新しいメッセージの間にどれくらいの時間、安心して作業できるかがわかります。気を散らすものは、それが計画され、計画され、あなたの条件に沿ったものになると、気を散らすものではなくなります。 「ディン!」という音を聞くことなく、ほぼリアルタイムの電子メールの利便性を維持できます。 30秒ごと。
アウェイメッセージを理解し尊重するよう同僚を訓練する: 昔は、不在メッセージは、友人に自分がどこにいるか、何をしているかを伝えるための最も有益な方法でした。社交的に IM を使用しない場合でも、これらの原則をオフィスに取り入れてください。自分に「退席中」というラベルを付けるだけでなく、「カスタム」を選択して、同僚に「仕事中です。IM には 30 分以内に応答します。緊急の場合は電話してください。」と知らせてください。または「昼食に出かけましたが、午後 2 時に戻ります。」 IM ステータスを積極的なコミュニケーション ツールとして使用します。同僚があなたにメッセージを送信するのを止めることはできないかもしれませんが、時間が経つにつれて、あなたが自動応答してから話しかけて要点を強調するまでの間に、あなたのステータス メッセージが自分の利益のためであることを同僚は理解するでしょう。 。
携帯電話を静かに、しかし目に見える場所に置くことで、気が散りにくくなります: 卓上電話は驚くほどコントロールできません。結局のところ、誰かがあなたに電話をかけるときは、基本的に「今すぐ注意を払ってほしい」と言っているのですから、電話を抜くのは得策ではありません。私が使ったトリックの 1 つは、コンピューターで作業しているときに、点滅するコール インジケーターと発信者 ID が視界に入るように電話機を移動し、その後呼び出し音をオフにすることでした。そうすることで、電話のけたたましい音に驚かされたり、不快になったりすることはありませんでした。また、赤いライトが点滅し始めたときに、キーボードから指を離さずに電話を見て、応答するかどうかを決定することができました。応答せずにその人に折り返し電話をかけたくなった場合でも、デスクトップ上で開いているテキスト ファイルにメモを書き、相手に電話をかけて、目の前の作業に戻ります。
スマートフォンにも同じことが当てはまります。可能であれば、見える場所にドッキングしておいてください。それらの通知を整理するしたがって、それは気を散らすものでもありません。作業中は音を消したいのですが、音声による合図が必要な場合は、試してみてください。心地よいアラートのセットより優しい通知音に。
すべてをスケジュールしてカレンダーに注文を追加
というレベルまで下げる必要はありません一日中プログラミングする, しかし、「すべてをスケジュールする」というときは、作業時間、昼食、休憩など、時間を使いたいすべてのことをスケジュールすることを意味します。カレンダー上の実際の「自由」時間は、実際に電話や会議に対応できる時間、つまり特定のことに割り当てられていない時間だけである必要があります。それでも、そうなったらすぐにスケジュールを設定する必要があります。
私がプロジェクトマネージャーだった頃は、毎日のように会議をしていました。さらに悪いことに、それらのほとんどのスケジュールを立てる責任が私にありました。私はすぐに、自分が「不在」であることを本当に伝えられるのは、カレンダーでブロックされている時間だけであることを学びました（それでも無視されますが、それはまったく別の問題です）。そこで、私は始めました。仕事のスケジュールを立てる—または、私が頭を下げて、自分が忙しいことをみんなに知ってもらいたかったときも。それから私は始めました具体的に休憩のスケジュールを立てるそうすれば、人々は私がいついないのか、いつ戻ってくるのかを知ることができました。場合によっては、それらの予定が非公開になることもありますが（それでもカレンダー上ではブロックされています）、メッセージはしっかりと伝わりました。ただし、柔軟に対応してください。他の人が会議に参加できる唯一の時間である場合、場合によっては、誰かがあなたの勤務時間に割って入らなければならない場合もあります。次のステップに進む準備ができたら、次のことを検討してください。丸一日を事前にスケジュールするその日に何をする必要があるかに基づいて、「イン」または「アウト」として。
最後に、カレンダーを自分に逆らうのではなく、自分のために機能させましょう。ブーメランカレンダーは素晴らしいツールメールに基づいて予定に場所、出席者、時間が自動的に入力され、特定の時間が空いているかどうかを受信トレイから確認できます。スケジュールを確認するためにカレンダーと受信トレイを切り替える必要はもうありません。
自分を大切にし、環境を管理し、同僚にマナーを教えましょう
私たちの多くにとって、オフィス環境は最もコントロールできないものです。しかし、あなたがコントロールできるのは、あなた自身の気分、健康状態、そしてオフィスでのあなた自身の行動です。物理的な問題に取り組む方法は次のとおりです。
自分を大事にして下さい: 覚えておいてください、あなたには自分しかいませんが、会社にとってはあなたはリソースです。あなたは大切にされているかもしれませんが、もし明日あなたが倒れたら、あなたの仕事を拾ってくれる人が見つかるでしょう。健康を真剣に考えてください。十分な睡眠をとり、適度な運動をし、よく食べてください。精神的および身体的状態が良好であれば、気を散らすものにうまく対処し、より柔軟にタスクを切り替えることができ、生産性が向上します。良質な睡眠による精神的な利点や、運動による気分的な利点を過小評価しないでください。
デスクやキュービクルをアップグレードする: たとえ気を散らすものを遮断するために閉められるドアがオフィスにない場合でも、デスクを微調整して邪魔なものを扱いやすくすることができます。可能であれば、ワークスペースの入り口に面して作業するか、少なくとも人が来るのが見えるように横向きに作業してください。に投資するモニターミラーまたは、カメラをオンにして携帯電話またはタブレットをセットアップして、後ろから来る人を確認できます。気分を改善するため以外の理由がない場合は、植物を追加してください。
自分自身に集中しましょう: 私は大支持者ですヘッドフォンを使用して音楽に合わせて仕事をし、気を散らさないようにするオフィスで、そしてその間確かにそれに対する訴訟がある, 相手がかまってほしいときに気を配ることで、簡単に緩和できると思います。やるべきことに集中するための時間とツールを自分に与えてください。それがヘッドフォンを装着して電話を無視することを意味する場合は、そうしてください。写真提供者jm3。
同僚を訓練する: 覚えておいてください、ここにいる私たちは全員大人です。頻繁に休憩を取る人がいて、あなたが仕事をしているときにその休憩時間がたまたまあなたのデスクにあった場合など、ひどく気を散らす人がいる場合は、ただ対処してください。礼儀正しく、彼らに伝えてください、または自分で休憩を取る言い訳として使用します。忙しいときに同僚が煩わしい場合は、その旨を伝えてください。同僚をシャットダウンしないでください。自分の生産性向上方法を他人の頭から押しつけてはいけません (それがキャリアを行き詰らせる一番の近道です)。代わりに、柔軟に対応し、ツールを提供していることを同僚に知らせてください。あなたとより良い仕事をするために、彼らはただ彼らを見つめるだけでいいのです。
時間をかけて復習する: 最後に、オフィスにいるときは (またはオフィスにいないときはもっと悪いことに)、いつでも対応でき、常にオンになっていると、一歩下がって全体像を見ることが非常に難しくなります。忙しい仕事をただこなすのではなく、自分が何をしているのか、そしてなぜそれをやっているのかを確認する時間を少なくとも確保してください。見つけました週次レビューはこれを行うための優れた方法ですしかし、どのような方法であれ、頭を水の上に保ち、重要な仕事から気を散らすものをふるいにかけることは不可欠です。
結論: 独自のスタイルをリミックスし、適度な段階的な変更を加える
ここでの最大のポイントは、これらの生産性向上方法はすべて優れており、簡単に手に入れることができるということです。生産性のすべてに囚われている、あなたにとって効果的な唯一の方法は、あなたが実際に従う方法であり、あなたの仕事で求められる働き方に適合するものです。写真提供者ムルペイショト。
恐れないでくださいこれらのメソッドの一部またはすべてをリミックスするには仕事に集中できる余地を与えながら、重要なことは通過させる独自のフランケン システムを作成します。試して、試して、一方的に頑張りすぎたら、軽くしてください。柔軟に対応すれば、会議出席依頼やインスタント メッセージを受け取るたびにイライラすることが少なくなります。
