クリックして表示という日本的経営戦略。カイゼン大雑把に訳すと「継続的なゆっくりとした改善」という意味になります。企業の世界では、工場現場でよく使用される効率性と欠陥防止システムです。しかし、カイゼンでは従業員の幸福を重視し、ハードではなく賢く働き、従業員が考えなくて済むようにベストプラクティスを開発します。したがって、カイゼンは個人のワークフローを改善するための理想的なアプローチです。
カイゼンで物事を成し遂げる
物事をやり遂げるこれらの方法はカイゼンの実践の中でうまく機能します。カイゼンは全体的な戦略、GTDはプロセス改善のための戦術の集合体となります。カイゼンの方法で GTD を適用するには、最も作業が必要な領域ですぐに役立つ、GTD から関連するアイデアをいくつか選択します。次に、1 か月間毎週 1 つの戦略を実行します。その 1 つの戦略 (たとえば 43 個のフォルダー) に 1 週間取り組み、意識的に使用し、それについて考えます。 1週間も経てば、もう考えなくてもいいくらいにまで落ち着くでしょう。翌週、マスターしたばかりのデバイスを使い続けながら、次のデバイスに移ります。
そうすれば、現在のワークフローの多くを中断したり、新しいものを取り入れたりすることなく、苦痛なくプロセスを継続的に改善できます。カイゼンには、それに固執しなければならないということがあります。必ずしも大量の規律を事前に課す必要はありませんが、得た小さな成果を一つ一つ持ち続けなければなりません。各ステップは少しずつ進められるので、簡単に実行できます。
カイゼンの実践
自分自身のカイゼンを始めるには、座って改善したい領域のリストを作成します。 1 日をどこで効率化できるかわからない場合は、代表的な 1 日の中でアクティビティのタイミングを計ってみてください。その結果に驚くかもしれません。予期せぬところで多大な時間を無駄にしている可能性があります。 Gina の以前の特集をチェックしてくださいタイムマップあなたの一日の経過を追跡する良い方法として。
効率化できる領域が 3 つあるとします。電子メールの処理、1 日を通して散在する電話対応、レポートの作成に多くの時間を費やしているとします。
電子メールが時間のロス、混乱、混乱の最大の原因であるとします。あなたはそれらを失います。あなたは彼らに返信するのを忘れてしまいます。レポートを読んだり、返信したりするたびに、作成中のレポートのどこにいたのかを見つけるのに数分かかります。
したがって、最初に電子メールの問題に対処する必要があります。これはかなり簡単に取り組むことができます。これもカイゼンのアイデアです。まずは簡単に実現できる成果に取り組む。そうすれば、後でより困難な問題を克服するときに役立つ具体的なメリットをすぐに得ることができます。
フォルダー フローを導入することもできます。皆さんはもう電子メールの達人なので、これは単なる例です。受信ボックスと緊急ボックスがある場合があります。フィルタを設定して、緊急のマークが付けられたすべての電子メールが緊急ボックスに移動し、その他の電子メールはすべて受信ボックスに保存されます。緊急のアイテムにできるだけ早く対処するために、コーヒー カップを補充する直前に 1 時間ごとに 5 分間確保します。そのコーヒーが飲みたいですよね。そして、昼食の直前とその日の出発前の 2 回、受信箱を空にし、緊急のマークが付けられていないすべての項目を読んで処理します。簡単かつシンプルで、プロセスの改善と考え方が組み込まれています。
カイゼン原則
あなたはしたい思考と簿記を外在化するまた、それらのタスクをできるだけ「無料」で実行するか、他のタスクの成果物として実行することも必要です。あなたもそうしたいですエラー防止機能を組み込むできるだけ。 「緊急」フィルターはその一例です。「緊急」ボックスをクリアすると、緊急アイテムを見逃していないことがわかります。毎時間の終わりにそれを小さな時間にまとめることによって、スラッシュタイム、つまり、頭の向きを変えようとするときにすべてのタスクの最初と最後に発生する再編成のオーバーヘッドを削減できます。
カイゼンにも力を入れています無駄をなくす。工場現場では、これは無駄な動きを意味します。すべてが手の届く範囲にあるようにツール ステーションをセットアップすることは、無駄な手順を省く簡単な方法であり、これを 200 人の作業員に対して 1 日または 1 か月にわたって繰り返すことで、生産性が大幅に向上することを意味します。また、労働者自身の消耗も減り、誰にとっても良いことになります。
オフィス環境では、「無駄」とは頭の時間を無駄にすることを指す場合があります。与えられたメールをどうするかを考えたり、考えたりしています。 「緊急」メールに返信するために 5 分ごとにレポートを参照しなければならず、そのメールは結局、子猫の家を探す必要がある人に関係することになります。 1 日を通して、こうした小さな中断が積み重なっていきます。
標準化これもカイゼンの原則です。標準化では、「ベスト プラクティス」とは何かを事前に検討し、それを実行します。次に、それらのベスト プラクティスを可能な限り外部化すると、それらの習慣が自動的になるように取り組む。物事が忙しくなったとき、お茶を飲むまでにやるべきことが 10 件あり、今日で 3 回目の塹壕への砲撃が行われているときは、習慣に立ち戻り、落ち着いたときに決めた手順に従うだけで済みます。
私のカイゼン
私は毎月 1 つの新しい習慣を取り入れています。フリーランスのライティングの仕事が増えてきたので、それを追跡するためにフォルダー パイプラインをセットアップする必要がありました。フォルダー パイプラインには、エラー防止機能と記憶補助機能が組み込まれているため、それらについて考える必要がなく、必要に応じてフォルダーからフォルダーに物を移動するというテトリスの単純なタスクを実行する場合は、あまり考える必要はありません。本当に、1日あたり数秒です。これを、ドキュメントを探したり、そのドキュメントが正しいものかどうかを判断したり、特定の編集者にすでに記事を売り込んだかどうかを考えたりするのに費やした時間と比較してください。
数ヶ月前から使い始めたのですが、GTDTiddlyWiki。機能が満載で、その中にはとても気に入った機能がいくつかあります。実際、これは独自のプロセス改善やワークフローを設計できる単なるキャンバスです。そこに大量のデータを保存しています。 Gmail アカウントに送信してバックアップします。私はハイパーリンクのシステムを継続的に解体し、より意味があり、よりシンプルで簡単な方法で再構成しています。慣れるまでに時間がかかりましたが、その 1 つの無料 HTML ドキュメントが私のキラー アプリになり、とても恋しくなります。今では毎日使っていますが、無意識に使っています。電話番号や連絡先名をどうするか考える必要はありません。その小さなアイデアをどこに書いたかを考える必要はありません。その思考はすべて組み込まれています。
もう一ヶ月、私は流行に敏感な PDA。慣れるのはとても早かったです。そういう意味ではクラックのようなものです。また、物忘れ、紙片の紛失、乱雑さなどに関する多くの問題も解決しました。
より良い生活のためのカイゼン
カイゼンはプロセス改善を導入するためのシステムです。しかし、最も重要なことは、これらのシステムを利用して生活を楽にすることです。より多くの仕事を生み出すためにそれらを使用することができ、それは良いことですが、全体の目的は金曜日の 12 時間働く必要がないようにすることであることを忘れないでください。
組織システムは、髪を引き裂いたり、爪を噛んだり、急ぎの締め切りをなくすために存在します。あなたの隣に座って、自分の電話機を使用する前後に工業用消毒剤で消毒する男性や、毎日異なる色分けされたファイル トートを持っている男性のように、それらが生活様式になる必要はありません。週。彼はそういうものを崇拝しています。これらのトートは単なるトートではなく、トーテムです。そうである必要はありません。
改善を小さく穏やかに行えば、それを続けることができます。
ジェイソン・トーマス彼はツインシティに住むライター兼コンピューターの専門家です。
