特に、休暇や参加するのを楽しみにしている会議の前夜にメッセージを残す場合、短くて効果のない不在メッセージを残しがちです。ただし、そうすることで、戻ったときにさらに作業が増えるだけです。
写真提供者メイクレスノイズ。
イアンの乱雑なデスクで、イアンは優れた不在時のメッセージを作成する方法について説明します。まず、ひどい不在時のメッセージはどのようなものでしょうか?最悪の場合、メッセージは発信者にあなたが不在であることを伝えるだけで、あなたが彼らを助けたり、質問に答えたりすることができないこと以外、何もすることができません。イアンは次のことを含めることを提案しています。
1. 欠席日。不在時は連絡先に伝えてください。それは彼らが次のステップをどうするかを決めるのに役立ちます。あなたの帰りを待つか、それとも別の場所にリクエストを送るか。
2. 欠席の理由。私は出張中か休暇中かを連絡先に知らせたいと思っています。出張しているということは、何らかの形でオフィスとつながっており、メッセージに応答できる可能性があることを意味します。休暇中は連絡が取れなくなります。
3.
不在時の連絡先。オフィスを離れているときは、代わりの連絡先として連絡先情報を残すようにしています。最小 1 つから必要な数まで。
最後のエントリに重点を置いているのは私たちです。外出中にかかってくる電話のほとんどは、不在中に解決する必要がある問題に関するものです。あなたが不在中に発生した問題を解決できる可能性が最も高い人たちに適切な連絡先情報を残しておけば、それらの用事を済ませてオフィスに戻る可能性がさらに高まります。効果のないメッセージを残すと、戻ったときに処理しなければならない仕事が山ほど発生します。
効果的なメッセージを残すためのヒントについては、以下のリンクにある記事全文をご覧ください。良い不在メッセージを残すためのヒントや秘訣、または仕事を離れる準備に関するその他の側面はありますか?コメントでそれについて聞いてみましょう。
良い不在時のメッセージを残すためのヒント[イアンの散らかった机]
