ペーパーレス化の完全ガイド

すでにオンラインで請求書を支払い、電子明細を取得していますが、無実の木を伐採したり、紙を扱う時間とお金の無駄をやめられる方法はさらにあります。ペーパーレス化の時代が来ました。

不要な郵便物の削減

迷惑メールとカタログは、煩わしい不要な紙の最大の発生源です。カタログや郵便物を送ってくるすべての会社に連絡して、メーリングリストから削除するよう依頼する代わりに、一括オプトアウトを支援するサービスがあります。

クレジットカードのオファーとダイレクトマーケティングメール
でOptoutprescreen.com、クレジットおよび保険オファーのメーリングリストから永久的または一時的に削除するようリクエストできます。でDMAchoice希望しないダイレクトマーケティングメールをオプトアウトするために登録することもできます。の連邦取引委員会の消費者への警告また、迷惑メールや電話勧誘電話の受信を停止する方法に関する情報も含まれています。

カタログ
年間 20 ドルという安い料金で、メールストッパーサービス(以前は GreenDimes として知られていました) は、カタログメーリングリストからの脱却を支援し、あなたの名前で 5 本の木を植えます。私は個人的に Mailstopper を使用したことはありませんが、いくつかの友達持っている。実際には、Google 社員のマットカッツ氏が、迷惑メールを減らす方法についてブログに投稿しましたMailstopper やその他のサービスを使用するカタログチョイス。

「印刷」してPDFにスキャン

文書を紙に印刷してファイリングする代わりに、PDF ファイルに「印刷」します。 Mac ユーザーには、デフォルトですべての印刷ダイアログに「PDF として保存」オプションが組み込まれています。 Windows ユーザーには、少し追加のソフトウェアが必要です。

私が使用するのは、無料の CutePDF ライター、PDF「プリンター」がオプションに追加されます。それを選択すると、ドキュメントを (紙に印刷するのではなく) PDF に保存します。アダムは好きですdoPDF、同じ目的を果たします。

Google デスクトップや Mac OS X の Spotlight など、ほとんどのデスクトップ検索ソフトウェアは PDF ファイルのコンテンツ内を検索できるため、保存した PDF を検索するために追加のソフトウェアは必要ありません。ライフハッカー読者が選んだ記事もご覧ください最高の PDF リーダー。

重要な書類がすでに手元にあり、それをデジタル化したい場合は、優れたドキュメントスキャナーが必要です。私はまだ私のことを愛しています富士通スキャンスナップ、契約書、法的合意、その他のすでに紙の形式の文書を取り出すために使用するポータブルドキュメントスキャナー。

詳細はこちらワンステップで書類をスキャンして PDF に変換する方法。

データのバックアップについて
もちろん、重要な書類のデジタル化を開始したら、ハードドライブが故障したりコンピューターがクラッシュしたりした場合に備えて、優れたバックアップシステムを用意する必要があります。火災、洪水、コーヒーの流出は紙でも簡単に起こりますが、コンピュータでは災害が常に発生する可能性があります。必ず持っていることを確認してくださいデータのローカルおよびリモートの自動バックアップ念のため。

ファックスの代わりに署名と電子メールをデジタル化する

私の仕事人生における最大の紙源は、署名して返送する必要がある契約書やクライアントの同意書です。一般的に「これに署名して FAX で返送してください」と言われますが、紙を使わずに行うこともできます。初め、署名のデジタル版を作成する透明な背景付き。次に、電子メールで文書を取得し、署名を追加して電子メール (または eFax) で返送します。（色々な種類がありますが、電子署名とデジタル署名、このタイプは一般的な消費者のシナリオで機能します。公証されたものが必要な場合や、原本の署名が必要な場合は機能しません。)

紙を完全にバイパスし、情報を電子的に取得します

スマートフォンのおかげで、私たちの多くはミニコンピュータやデジタルカメラをポケットに入れて歩き回っていますが、スマートフォンを使えば紙をまったく使わずに済みます。食料品の買い物リストを紙切れに書き留める代わりに、Gmail のタスク、ムリックを思い出してくださいまたは携帯電話で選択したリストマネージャー。ホワイトボードを PDF に転記するあるいはファックス文書前述のを使用してクピット。人気のメモアプリもEvernote を使用すると、アイデア、リスト、メモを非常に簡単に記録できます一本の木も枯らさずに。

保管しなければならない小さな紙

領収書、出生証明書、住宅証書、結婚証明書、その他の重要な情報が依然として必要な世界では、自宅やオフィスにある紙をすべて取り除くことは依然として不可能です。財務書類の量を最小限に抑えるには、次の点を確認してください。どのようなお金の記録をどれくらいの期間保持する必要があるかについての Get Rich Slowly のガイド。それから、ファイルキャビネットの中身を無駄がなく、整理整頓された状態に保ちます。

上記の紙削減テクニックに加えて、Twitter の人々は紙を削減する方法についてさらに多くのアイデアを持っていました。

フィッツウィリー言う、「エビツ。ビデオホリデーカード」。
ロズム言う、「紙の両面に印刷し、買い物の際は紙（およびビニール）袋を拒否し、可能な限りPDFに印刷してください。」
ノアGK 言う, 「郵送によるリベートの場合、（記録用に）スキャンして PDF にし、（オンラインオプションがない場合は）原本を郵送します。」
ダニエルゼフ言う, 「デビットカードを使うときは領収書を求めない」
トンプソンポール言う、「メールボックスに迷惑メール禁止ブロックを設定します。代わりに食料品、電化製品、ハードウェアのチラシのオンライン版を入手してください。」
ノラゲドン言う、「銀行/クレジット/ローン管理用の Mint.com、オンライン銀行取引明細書、領収書管理用の Shoeboxed.com」
死んだオウム101 言う, 「2 つの雑誌の定期購読を PDF ファイル転送に切り替えました!」
リクホイジンガ言う, 「紙を減らす? Fujitsu SnapScan と Evernote。すべての紙文書は OCR 付きで PDF にスキャンされ、Evernote に保存され、シュレッダーにかけられます。」
デイブ_RI 言う、「re: ペーパーレスオンラインショッピング (カタログではない)、Kindle (書籍なし)、ニュースサイト (新聞なし/雑誌の減少)、電子メール (郵便物の減少)」
ジェシーグラッケン言う、「紙の使用量を減らす方法: ウェブ経由でニュース、銀行取引明細書、請求書を入手。電子書籍。布ナプキンとふきんと紙。キャンバス製の食料品バッグ。」
クシュタップ言う, 「郵便局に数週間郵便物を保管してもらいます。しばらくすると、郵便物に回覧や迷惑メールが投函されなくなります。」