仕事の会議をするとき、招待される人が多ければ多いほど、全体の話が脱線しやすくなります。そのため、すべての会議には、議題を維持するために会議の「警察」が必要です。
今週完了する大きなプロジェクトについて話し合うために全員が集まっているとき、必ず誰かが「せっかくここにいるのだから…」と判断するでしょう。数週間後に行われている別のプロジェクトを持ち出すのは得策でしょう。さて、ところでコーヒーメーカーはどうしたのですか？壊れていますか？それで、ジョンの新しい子犬を見ましたか？会話の休憩を取って、10 分間写真を見てみましょう。
「警察官」との出会いは、まさにその通りです。役員の仕事は、会議が議題に沿ったものであることを確認し、話が逸れ始めたら発言することです。また、時計を見て、会議が議題に従って進んでいることを確認します。
その人は会議の主催者であってはならず、議論する必要がある内容と各トピックに割り当てられる時間が記載された会議の議題のコピーを持っている必要があります。
たとえば、新しい広告キャンペーンに関する会議で、グラフィックについての話に 15 分、音楽についての話に 10 分を計画した場合、グラフィックの 15 分が経過した後、担当者は全員に周知していることを確認して会議を延期します。次のトピックに進みます。何か本題から外れたことが生じた場合は、後で対処するためにそれを書き留めることができます。
ここでの考え方は、会議の主催者がトピックの 1 つの側面に関する議論を長引かせてしまう場合があるため、タイミングを担当する別の情報源を用意するのが良いということです。また、会議でやり遂げなければならないことがたくさんある場合、その中の 1 つの側面を長くする (または、ジョンの犬のような他のトピックに時間を割く - つまり、見たことがありますか?!) ことは、別の側面が終わったことを意味します。足りなくなる。
このアイデアは最初は少し不快に思えるかもしれません (そうかもしれません) が、これがあなたのビジネスで定期的に導入されているものであれば、会議に革命を起こすことができます。何かを話し合う時間は 15 分で、残り 15 分しかないとわかっていると、人々は議題から離れずに効率よく作業することができます。また、会議が時間どおりに開始および終了することがわかっていると、全員が参加する意欲が少し高まります。
議題に沿った組織的な会議は、概して生産性がはるかに高く、最初の会議ですべてを理解するのに十分な時間がなかったからといって、別の会議をスケジュールする必要がなくなるという追加のボーナスも得られます。
