大学卒業後の最初の就職先では、Excel スプレッドシートを愛する上司の下で働きました。彼女は、ほとんどすべてのことを「箱と列」に入れることができると考えていました。そこで働いて 1 年目で、私は正式に改宗しました。とにかく私は整理整頓が大好きなので、スプレッドシートのセルが私に呼びかけて、秩序と明快さの約束で私を誘惑しました。イベント企画のロジスティクス?そのためのスプレッドシートがありました。オフィスディレクター向けの航空券とホテルの予約?スプレッドシート。新年度の目標は？スプレッドシート。
私はそのオフィスで 10 年近く働いていませんでしたが、スプレッドシートの威力についてそこで学んだことは今でも私の中に残っています。それは良いことでもあります。私には現在 3 人の子供がいます。そのうちの 2 人を自宅で教育していることに加えて、フリーライターとしてパートタイムで働いています。もし母親の生活をスプレッドシート化しなかったら、正気を保ったまま母親業を乗り切ることはできなかったと思います。
保護者の方へ: 日々の忙しさから解放されるために Excel を使用していないのであれば、チャンスを逃していることになります。スプレッドシートの美しさをお見せしましょう (ストレスのない時間がたくさんあるときに、後で感謝することができます)。
予算編成のためだけではない
もちろん、Excel を使用して毎月または年間の家計を管理することもできます。しかし、最も基本的な形式では、プログラムは単なる一連のボックスにすぎません。これらのボックス内のデータを計算するために数式を使用するかどうかは、完全にあなた次第です。
私はフリーランスの仕事と家族のホームスクールの計画の両方をスプレッドシートに入力しました。私はそこにあるものすべてを追跡しています。ただし、今後忙しい週がある場合は、そのための To Do リストのスプレッドシートを作成し、平日ごとに異なるタスクを記入します。これは時間を効率的に管理するのに役立ちます。
サマーキャンプのスケジュール。毎月の学校の授業料の支払い。あなたのティーンエイジャーのための大学の出願要件。クリスマスプレゼントリストと支出目標。相乗りシフトとPTA募金活動。陸上競技をしている子供たちが複数いて、季節ごとに 3 つの異なるフィールドでゲームをしていますか?そのためのスプレッドシートがあります。
便利です
スプレッドシートの形式を使用すると、散漫な親でも整理整頓が可能になります。何をどこに入れるかを決めたら、データを適切なボックスに入力するだけです。それらを移動したり、大きくしたり小さくしたり、左右または上下に操作します。特定のニーズに合わせて柔軟に対応します。バレットジャーナルを試してみましたが、すぐに紙にインクが残ることにイライラしてきました。ページを汚したり破いたりせずに内容を削除したり変更したりすることはできませんでした。
日記をつける場合は、物理的な日記を文字通りどこにでも持ち歩くようにする必要もありました。それに比べて、スプレッドシート システムは非常にポータブル。 Gmail アカウントをお持ちの場合は、Google ドライブに直接 Excel スプレッドシートをアップロードしたり、新しい Excel スプレッドシートを作成したりすることができ、いつでもどこでも、デスクトップ、ラップトップ、スマートフォン、タブレットなどからアクセスできます。 (編集者注: Google スプレッドシートを最初から使用することもでき、無料です。) Excel レイアウトのシンプルさ (Trello や OneNote などのソフトウェアとは対照的) が有利に作用します。それは時代遅れだと思われるかもしれませんが、それは技術に慣れた人でもそれを理解できることを意味し、克服する必要のある学習曲線はありません。
利用可能な整理アプリには事欠きませんが、そのほとんどは 1 種類の整理に特化しています (To Do リストには Remember the Milk、家族カレンダーには Cozi、予算管理には Mint)。 Excel を使用すると、複数の種類のコンテンツを 1 つの中央の場所に整理でき、すべてを精神的に同期させようとして、さまざまなプログラムのホストをスキップする必要がなくなります。
家族生活のあらゆる変動部分を管理するのに役立ちます
私はスプレッドシートが大好きですが、単純なメモ アプリや自分宛てのメールよりも Excel の方が必ずしもうまく機能するとは限りません。延滞料金が新たに発生する前に、子供の図書館の本を返却するよう通知するメッセージは、ほぼどこにでも書き留めることができます。
スプレッドシートが最も適しているのは、あらゆる種類の複雑なカタログ作成 (つまり、複数の可動部分があるもの) です。スーパーマーケットのリストを古い紙に書き留めることもできますが、毎週の食事計画などはスプレッドシートで提供する方がはるかに適しています。曜日を分類し、食事自体、必要な材料のリスト、オンラインのレシピへのリンク、その他の正気を保つための特別なメモ (「今夜、明日の肉を冷凍庫から取り出してください」など) を記入できます。午後 5 時半に、せっかちな家族が飢えて見守る中、鶏の胸肉を解凍しようとしていることにならないように）。
言い換えれば、家族旅行で行きそうな場所のリストをブレインストーミングするためにこのツールを使用するのではなく、潜在的な目的地のそれぞれの長所と短所、そこにどのような魅力があるか、そしてどれくらい費やす可能性があるかを計画するために必ず使用してください。旅行や宿泊について。
自分だけのものにできる
最小限の時間で必要なことを正確に実行できるように、母親のように Excel スプレッドシートを実際に操作する方法に関するヒントを簡単に紹介します。
タブを使用する。フリーランスの仕事用に 10 種類の異なるスプレッドシート ファイルを持っているわけではありません。整理する必要があるすべてのものを収めるために、8 つのタブを持つ 1 つのマスター ファイルがあります。開く必要があるのは 1 つのドキュメントだけですが、すべてのドキュメントが並べ替えられているため、探している情報が簡単に見つけられます。
ヘッダーを太字にする。個人的な美的選択かもしれませんが、カテゴリのヘッダーを太字 (列全体、行の下、またはその両方) にすると、必要な場所を見つけやすくなると思います。
箱を詰めすぎないでください。スプレッドシートの美しさの 1 つはその可読性です。きれいな線は目に優しく、データはすぐに目を通すことができます。ただし、個々のボックスにテキストを詰め込みすぎると、読みやすさの一部が失われます。情報は一口サイズに限定してください。
