私たちは、いつ仕事を終えるかを計画することに夢中になっています。しかし、気を引き締めて計画を実行する必要があるとき、私たちはタスクをどんどん先延ばしにして、土壇場になるまで、あるいは最悪の場合、設定された期限を過ぎてしまうこともあります。
この投稿は元々、ザピエのブログ。
それは私たち全員に起こります。しかし、私たちの中には他の人よりも締め切りに苦労している人もいます。しかし、それは完全に私たちのせいというわけではありません。私たちの脳には、私たちをこの罠に導く隠れた偏見が潜んでいます。
なぜ締め切りに間に合わないのか
シドニーのオペラハウスは、700万ドルをかけて1963年に完成する予定だった。これがどこに向かうのか、あなたはきっと知っているでしょう。縮小版は 10 年遅れの 1973 年にオープンし、最終価格は1億200万ドル。
開発者は被害に遭いました計画の誤り—タスクが完了するまでにかかる時間を過小評価する私たちの本能的な傾向。期限を守れないのは、効果的に計画を立てることができないというよりも、外部要因のせいだと考えてしまう傾向があります。
私たちが最初にワークロードを計画するとき、通常、期限は十分に遠いため、やや抽象的であり、計画の誤りが私たちの考え方に影響を与えます。締め切りが近づくにつれて現実味が増し、実際に仕事を進め始めます。
私たちが何度も計画の誤りに陥る理由の 1 つは、私たちはしゃっくりをするつもりはありません。タスクやプロジェクトに必要な時間を見積もるとき、私たちは関係する各ステップの最良のシナリオを想像します。必然的に、私たちはする行き詰まり、仕事は膨大な量に膨れ上がり、締め切りを守ることが難しくなります。
それでも期限が必要な理由
締め切りに追われるストレスはイライラすることもありますが、Science of Usのメリッサ・ダール締め切りは「人々が何かを成し遂げる唯一の理由であることが多い」と指摘しています。
歴史的には、「期限」という言葉はもっと文字通りの意味を持っていました。もともと「期限」というのは、刑務所の周りの行列「この上を囚人は昼夜を問わず、射殺されるという罰のもとに行くことは許されない。」
今では締め切りが職場と結びついているため、罰則も以前より緩くなっています。しかし、コンセプトは変わりません。期限は、生産性、プロジェクト、仕事にとって生死を意味する可能性があります。
パーキンソンの法則「仕事は、完了までに与えられた時間を埋めるまで拡大する」という格言があります。言い換えれば、タスクには、許容できる限り多くの時間がかかります。これが、私たちが短時間でどれだけのことを成し遂げることができるかに時々驚かされる理由です。また、数日から数週間のリードタイムがあるにもかかわらず、土壇場で何かを完了しようと慌てて作業することがよくあるのもこのためです。
パーキンソンの法則を考慮すると、期限がないと、ほとんど何も完了しないことがわかります。タスクを完了するのに無限の時間があれば、完了するまでに無限の時間がかかります。
締め切りバイアスを克服する方法
では、どうすれば計画の誤りを克服し、期限を守ることができるのでしょうか?組み込まれた認知バイアスを克服するのは信じられないほど難しいですが、期限によって私たちの行動がどのように変化するかについての認識を高めることは、欠点にもかかわらず、生産性を高めるのに役立ちます。
1. 1 週間を前倒しで準備する
1 週間先、1 か月先、あるいは 1 日のワークロードを計画するときは、前倒ししてワークロードを計画します。締め切りに先んじてスタートする。最も困難で、最も重要で、最も差し迫ったタスク（期限の点で）に最初に取り組み、後の期間は空けておくように計画します。必然的に、仕事が完了するまでに予想よりも時間がかかり、コースから外れるような他の義務が発生することになります。
週または月の後半に負荷を軽くすることで、途中で障害に遭遇したときに、取り組む予定だった新しいタスクに遭遇することなく、作業を延長できる柔軟性が得られます。
2. 自分自身にバッファーを与える
これは、Zapier のマーケティング担当者 Matthew Guay から学んだコツです。数日前に「本当の」期日。私も過去にこれを行ったことがありますが、実際の期日の記録がなかったため、少し早いとわかっていても、タスクマネージャーに入力した日付に頼らざるを得ませんでした。 。私には何日間の猶予期間を与えるかというルールがなかったので、実際の締め切りがどれくらい後になるのか全くわからず、自分に与えた締め切りを逃すわけにはいきませんでした。
自分の期限を厳守するのが苦手な場合、これは他に選択肢がない状況に自分を陥れる卑劣な方法になる可能性があります。
3. 公開期限を守る
「この記事を午後5時までに終えることを厳粛に誓います」
頭の中でその約束をしていれば、いつそれを守れなかったかは誰にもわかりません。しかし、それを声に出して言うと、責任が問われます。
自分の目標について公に宣言すると、プライドが左右されるため、先延ばししたい気持ちと、公に失敗する意欲を天秤にかけてみる必要があります。
エヴリン・ウォーが『ブライズヘッド再訪』を書き始めたとき、彼はこう言ったと伝えられている。自分自身に目標を設定する3ヶ月で完成させるために。彼は「現在、執筆に約3か月かかる新しい小説の計画を立てている」と目標を公にした。
ウォーは締め切りに間に合わなかった――彼は何度も締め切りの延長を要求した――が、締め切りに間に合うように急いで書き上げた。彼は、他の人が彼が時間内に本を読み終えることを期待していることを知っていました。
4. 今後の期日の自動リマインダーを受け取る
上記のいずれかを行っても締め切りに間に合わない場合は、次のような自動リマインダーを設定することに頼ってください。ザピエル、アプリ自動化ツール。
この戦略を実行するには、Google カレンダーを使用して締め切りを今後のイベントとして記録し、Zapier を使用して SMS アラート、Slack メッセージ、電子メールなど、好みの通信媒体を使用して、残り 24 時間、12 時間、または 8 時間後に通知してもらいます。締め切りから。事前の時間やメッセージもカスタマイズ可能です。モチベーションを高めるものにしたり、引用を含めたり、ウォーのように公開のリマインダーにしたりしましょう。
締め切りは逃すために作られています。しかし、なぜ期限を設定するのか、そしてどのように期限を設定するのかをより深く理解すれば、期限を有利に機能させることができます。期限までに仕事をする能力に自信を持ってデスクに向かうときは、次のことを忘れないでください。ホフスタッターの法則: 「ホフスタッターの法則を考慮した場合でも、常に予想より時間がかかります。」
締め切りに間に合わない理由とその対処法|ザピエル
ベルの共同創設者です存在する、あなたの生活を追跡し、理解するのに役立つ個人分析プラットフォームです。彼女は次の記事も書いていますザピエル、クルー、以前は Buffer の最初の Content Crafter および Attendly のコンテンツ責任者でした。
画像提供者ポリグラファス（シャッターストック）。
