すべての生産性向上方法がすべての人に効果があるわけではありません。それが理由ですとてもたくさんありますたとえそうしなければならなかったとしても、どれが自分にとって効果的かを見極めるのに時間を費やす必要があるのもそのためです。それらを変更または適応させる若干。本当に大きな仕事や圧倒的な仕事に直面しているとき、普段頼っている従来の方法は役に立たないかもしれません。 2つを組み合わせて簡単にできるワンツーパンチを試してみてはいかがでしょうか？
「一口」テクニック
まずは一口テクニックを試してみましょう。これには事前の計画が少し必要ですが、タスクが困難に感じられる場合には非常に役立ちます。紙を用意して (またはデジタル文書を使用して)、タスクを書き留めます。職場で四半期ごとの会議を主導しているとします。次に、それを構成する小さなタスクに分割します。これには、出席者の調整、議題の設定、テクノロジーと会議スペースの整理整頓、会議中の発言の記録などが含まれます。
そこからすべてを分解し続けます。出席者を調整するということは、カレンダーの招待状を送信するだけでなく、誰が招待状を受け取るべきかを決定し、誰が承諾したのか、誰が辞退したかのリストを常に把握し、全員に会議のリマインダーを送信したりスケジュールを設定したりすることも意味します。議題を決定するということは、プレゼンターや従業員に何を発表できるかを確認することを意味し、単に取り上げるべきトピックのリストを書き留めて、それぞれに適切な時間を割り当てることも意味します。テクノロジーと会議スペースを確認するということは、IT 部門と調整し、会議室を借り、デジタル会議スペースのサブスクリプションが支払われているかどうかを確認し、すべての出席者に十分な座席を確保することを意味します。発言内容を追跡するには、メモを取る人の指定、記録システムのセットアップ、会議終了時に必要な関係者にタイムリーかつ効率的な方法で議事録が確実に配布されるようにタイムラインとワークフローを作成することが含まれます。
会議を設定するという責任を負ったとき、これらがすべて自分がしなければならないことであることは明らかですが、意識的に会議を中断するのではなく、そのタスクを「会議を運営する」という 1 つの大きなこととして見ると、細かい業務にまで落とし込んでしまうと、圧倒されてしまう可能性が高くなります。これは、休暇の計画から家の掃除まで、あらゆることに当てはまります。大きな製品の作業に取り掛かるのではなく、タスクを小さな「バイト」に分割するように自分自身をトレーニングすることは、すべてをスムーズに進めるのに役立つだけでなく、モチベーションにもつながります。小さなタスクが完了するのを見ると、次のように感じるでしょう。達成し、継続する準備ができています。
「リバース・ポモドーロ」テクニック
ただし、タスクの「部分」を細分化するだけでは十分ではありません。実際にバイトを完了する必要があります。やるべきことがたくさんあると、自分でそれをやり遂げるのは難しいかもしれません。たとえば、従来の生産性向上テクニックを使用していた場合、ポモドーロ法、最初は 25 分間続けて作業し、その後 5 分間休憩を取ることになります。ただし、それは気が遠くなるかもしれません。率直に言って、ストレスを感じているとき、25分はとても長い時間です。
代わりに、その名の通り、向きを変える点を除いて「リバース ポモドーロ」メソッドを試してみてください。 25 分働いて少し休憩を取るのではなく、5 分働いて大きな休憩を取るのです。 5 分働いて 20 分または 25 分リラックスすると、ダウンタイムが長くなるため、逆効果のように思えるかもしれませんが、仕事の流れに乗るのが本当に難しい場合には役に立ちます。この方法を試した人彼らを助けたことを褒めてくださいリラックスする時間がたくさんあるとしても、仕事はできるので、大きなプロジェクトに取り組む際の不安を取り除きます。はその 5 分で完了します。最終的に、いくつかのタスクを完了すると、プロジェクト全体の感触が良くなるでしょう。一度に 5 分以上続けて、ゆっくりと伝統的なポモドーロのフレームワークに移行してタスクを完了できるように突然感じたとしても、驚かないでください。
最初にタスクを小さなバイトに分割し、次に逆ポモドーロ作業スロットごとに 1 バイトを完了することで、ここで最大限のメリットを得ることができます。会議への招待状をメールで送信するのに 5 分かかります。その後、休憩します。 IT 部門が会議室の技術的な接続をチェックするのに 5 分間かかり、その後休憩します。スケジュールを作成し、それを周りに渡すのに 5 分かかり、その後休憩になります。特に、25 分間続けて仕事をしようとしても十分な生産性が得られない場合は、ダウンタイムに集中するのは不正行為ではありません。何もしないよりは何かをやり遂げた方が良いし、それらのことを積み上げ始めると、ゴールまで全力疾走する意欲が湧いてくるでしょう。
