メールを書くことにすべての時間を費やすのにうんざりしている場合、またはメールのリクエストが適切に処理されないと感じている場合は、この軍事ベースのシステムを試してみてください。
電子メールは無駄が多く、時間がかかり、必ずしも適切なメッセージが伝わるとは限りません。それが理由ですカビール・セーガル, アメリカ海軍退役軍人、アメリカ海軍予備役中尉、著書造語: お金の豊かな生活とその歴史が私たちをどのように形作ってきたか、軍からの電子メールのヒントを採用することを提案します。まず、メールの件名に、メッセージ自体の目的を示すキーワードを使用します。セーガルはいくつかの例を示しています。
ACTION – 受信者が何らかのアクションを起こす必要があります
SIGN – 受信者の署名が必要です
情報 - 情報提供のみを目的としており、応答やアクションは必要ありません。
DECISION – 受信者による決定が必要です
REQUEST – 受信者による許可または承認を求めます。
COORD – 受信者による、または受信者との調整が必要です
これで、受信者はあなたの電子メールの正確な性質を知ることができます。それに加えて、Sehgal 氏は、BLUF (Bottom Line Up Front) プロトコルに従い、重要な情報を最初に目にするようにすることを提案しています。 Sehgal が共有した例を次に示します。空軍ハンドブック:
BLUF: 2013 年 10 月 29 日より、すべての空軍ドクトリン文書 (AFDD) が廃止され、コア ドクトリン ボリュームとドクトリン付属書に置き換えられました。
受信者はほんの数秒で、誰が、何を、いつ、どこで、そしてなぜを知ることができます。このシステムは、あなたが電子メールを書くのに費やす時間を削減するだけでなく、他の人の時間も節約します。以下のリンクで、メールに関する優れたヒントをさらに学ぶことができます。
軍事的な精度でメールを書く方法|ハーバード・ビジネス・レビュー
写真提供者オレゴン州兵。
