メールに対する自動応答を受け取りたくない人はいません。時間をかけてメッセージを作成したのに、結局コンピューターのスクリプトに追いやられてしまうのは誰にとってもイライラさせられます。とはいえ、場合によっては自動応答が便利で、その役割を果たします。迷惑にならずにメッセージを伝えるために、これらを効果的に使用する方法を次に示します。
明らかなことを避ける
自動応答が受信者にすでに知っていること、または簡単に推測できることを伝える場合、間違いなく迷惑になります。避けるべきいくつかのフレーズを次に示します。
あなたのメールを受け取りました- これは、何らかの理由で自動応答でよく使われる文です。まず第一に、これは真実ではありません。なぜなら、もしあなたがそれを受け取ったとしても、ほとんどの状況では今頃それを無視するか応答しているはずだからです。コンピューターがそれを受信し、時間ができたら中継します。また、明らかにそれが起こった。
できるだけ早くあなたのメールを読みます- 具体的な期間を指定し、そうする正当な理由がない限り、指定しないでください。できるだけ早く、全員がメールに返信するのがほとんどです。これは省略してもよいものです。
メッセージありがとうございます- あなたに連絡してきた大多数の人が、単に時間を割いて連絡してくれたことに感謝しない限り、これは省略すべきです。受信トレイがいっぱいでおそらく半分も読まないことを考えると、まったく感謝していない可能性があります。そのため、これは自動返信ではかなり不誠実であると思われる可能性があります。それは良いように思えるかもしれませんが、すぐにイライラする可能性が高くなります。
24 ～ 48 時間以内に返信させていただきますので、ご了承ください。- これは必ずしも迷惑なわけではありません。あなたがカスタマーサポートチームであれば、これは実際に役に立ちます。しかし、あなたはそうではない可能性が高く、それはちょっと奇妙です。期待値を設定するのは良いことですが、そのような特定の時間枠内で応答できる場合は、そもそも自動応答は必要ないでしょう。圧倒されている場合は、守れない期待を持ちたくないでしょう。期限を指定する必要がある場合は、もう少し具体的でないほうがよいでしょう (例: 「返信までに通常より数日長くかかります」)
受け取り手の善良さをアピール
それほど忙しくて必死になっていないのであれば、自動応答は必要ありませんよね。ですから、それを伝えて、人々にあなたの窮状を理解してもらいましょう。仕事、少なくとも受信トレイに忙殺され、タイムリーにメールに返信できない、またはまったく返信できない場合は、そう言ってください。次のようなメッセージが効果的です。
現在、私の受信箱は非常にいっぱいで、仕事は驚くほど多忙です。すべてのメッセージにタイムリーに返信できるよう最善の努力を払っておりますが、今後数週間は通常よりも遅くなる可能性があります。ご理解いただきありがとうございます。
これは少しフォーマルな内容なので、カジュアルなタイプの方は読み続けてください。
ユーモアを使う
ちょっとしたユーモアほど嫌な感情を消し去るものはありません。動揺したり、イライラしたり、ネガティブな感情を抱いているときは、大笑いしたり、笑顔でさえも元気を与えることができます。だからこそ、少しユーモアを交えた自動応答を作成すると、自動的に引き起こされる嫌悪感を阻止できるのです。これは私が遭遇した例ですJames Altucher のブログへのコメント(ユーザー mypaisa より):
無事に私のところに届きました。しかし、私はメールに返信するのが苦手です。ご安心ください。あなたのメッセージは読みました。翌日から 10 日以内に私からの返信が届く場合もあれば、届かない場合もあります。このことが私にとってチャンスを逃してしまう可能性があることを認識しています。もしこれが私にとって無視するには重要すぎると思うなら、私の妻に電子メールを送ってください。もし彼女がそのメッセージが重要だと思うなら、私があなたに返信するまで妻は私と一緒に寝ません。
これは気楽で賢いのでうまくいきます。これは、受信者に、あなたの電子メールの量が不当に多く、あなたがその扱いに不慣れであることを伝え、同時に（願わくば）彼らを笑顔にします。これは、自動応答のような理想的とは言えない戦術を採用する場合に期待できる最高の値です。
要点を簡潔に伝える
メールを書くときは簡潔さが味方です、これは自動応答ではこれ以上に当てはまりません。そもそも読みたくもない返信を受け取った場合、返信を短くすることで苦痛をいくらか和らげることができます。上記の例は、必要な簡潔さを示しています。基本的には、次の 3 つのことを伝える 3 つの文を書く必要があります。
自動応答を送信していること
なぜ送っているのか
受信者が結果として何を期待すべきか (また、たとえば休暇中で、他の人に連絡してほしい場合にどのようなアクションをとるべきか)
本当に必要なのはそれだけです。それを達成できれば、仕事は完了です。その簡潔さのおかげで、煩わしさはすでに大幅に軽減されています。受信者の善良さをアピールしたり、笑わせたりすることができれば、実際に誰かが喜んでくれるような自動応答が得られるかもしれません。可能な限り自動応答の使用を避けるのが最善ですが、場合によっては使用しなければならない場合もあります。不快にならないメッセージを作成することに注意を払っている限り、結局のところ、メッセージはそれほど悪いものにはなりません。
おまけのヒント: 遅延自動応答を設定する
私たちはこのヒントについては前に述べました、しかし、それは繰り返す価値があります。間違いなく電子メールが殺到している Kevin Rose 氏は、電子メール破産フィルターと呼ぶものを設定しました。最善の努力にもかかわらず、私たちはメッセージを見逃してしまうことがあります。する気にする。彼は、2 週間後にこのメッセージ (またはそれに似たメッセージ) を送信する自動応答を設定することを提案しています。
あなたのメール (下記) は現在 14 日経っていますが、まだ開封されていません。電子メールの蓄積を最小限に抑えるために、電子メールはアーカイブに保存されました。それでも応答が必要な場合は、単に応答してください。自動的に優先キューに追加されます。ありがとう。
これは、基本的に受信者のメッセージが重要ではなかった可能性があることを示唆しているため、世界で最も親切な自動応答ではありませんが、潜在的に価値のある電子メールを見逃したことを謝罪し、状況を修正する手段を提供する良い方法でもあります。受信トレイ内のメッセージの数を把握できない場合は、これが問題を解決する良い方法である可能性があります。
