私たちは皆、忙しく、時には怠け者になり、電話をかけ直したり、メールに返信したりすることを忘れてしまいます。これはしばしば問題を引き起こし、良い機会を台無しにすることさえあります。次回ボールを落としたときにダメージを修復する方法は次のとおりです。
ライフハッカーではたくさんのメールを受け取りますが、電話も苦手ではありません。私たちがすべての仕事をやり遂げるのはほぼ不可能ですそして受け取ったすべてのメッセージに返信します。それにしても、私は特にメールや電話の応対が苦手です。良くも悪くも、私の脳はコミュニケーションを最後に優先します。問題の一部は、応答することが重要であることを私が知っていることです、そして(ウィリアム・S・ボローズのように) 返信に力を入れすぎることがよくあります。十分な情報を得るために、思慮深い手紙を書いたり、電話の準備をしたりするのに長い時間を費やします。私の脳内では、人々は未だに手紙を 2 週間待つという、きらびやかでロマンチックなコミュニケーション観の中で、私は素晴らしいコミュニケーションの達人です。実際のところ、私はただ下手なだけですが、それが 1 つの大きな利点につながっています。それは、私には効果的な謝罪に関して多くの実務経験があるということです。
ボールを落としたら、責任を持って謝罪する
電話やメールに返信するのを忘れると、怒っているか、少なくとも失望している人がいる可能性があります。あなたが応答するまで（または高齢者が要求するまで）電話やコンピューターの前で待っている人がいることはほとんどありませんが、彼らはおそらくあなたを頼りにしているのに、あなたは彼らを失望させます。 「迷惑メールボックスに入ってしまった」「電話に着信が表示されなかった」などの言い訳はできますが、その方法を使えるのは何度も限られています。実際、私はほとんどの場合携帯電話に電話がかかってきませんし、実際に迷惑メールボックスで誰かのメッセージを見つけたこともあるので、真実でない限り、そのような言い訳は使いたくないのです。まず第一に、あなたが間違いを犯したとき、あなたは相手が正直である必要があると感じます。第二に、これらの言い訳を使うと、それが真実かどうかに関係なく、嘘つきのように聞こえるリスクがあります。これらは、通信エラーから抜け出すための卑劣な方法としてあまりにも一般的に知られています。だからこそ、正直になり、自分の間違いに対して責任を取る必要があります。
正直に謝罪する必要がありますが、「返信するまでに1万462日もかかってしまい、申し訳ありません」と言うほど簡単ではありません。受信者の目から見れば、あなたはそれほど責任を負っていません。自分の行動に責任を持つことで、相手が思っているほどあなたは悪くないということを示すことができます。以下に例を示します。
まず最初に、本当に申し訳ありませんが、今はメールに返信するだけになってしまいました。生活が忙しくなると、少し散漫になってしまい、さらに重要なことを見失ってしまうことがあります。すでにとても親切で親切にしていただいているのに、待たせてしまってごめんなさい。
この例では、4 つのことを行っています。1) 間違いを謝罪し、2) 謝罪がメッセージの最も重要な部分であることを指摘し、3) 過剰な言い訳をせずに状況を説明し、4) 適切な褒め言葉で終わります。このようなメッセージは、あなたが自分の間違いに対して責任を負い、受信者と通信内容を心から気にかけていることを示します。何を言うか、どのように表現するかはあなたの状況によって多少異なります。実際に真実でないことは言いたくないでしょう。しかし、これが受け手の気持ちを取り戻す謝罪の応答の本質です。長いラジオ沈黙の後、良い面が見えてきました。
可能であれば、先回りして謝罪する
もちろん、可能な限り 24 時間以内に応答する方が良いです。そうしないと、機会を逃す可能性があります。たとえば、応答が遅いと、仕事に就くことができなくなる可能性があります。即時性がそれほど重視されない世界に住めれば良いのですが、それが現実です。電話やメールに対応するのが難しいと感じた場合は、できるだけ早く返信して、圧倒されていて適切な応答が通常より少し遅れることを誰かに伝えてください。期待を設定すれば、追加の時間を買うことができます。ただし、他のすべてがうまくいかなかった場合は、トラブルから抜け出すために上記の謝罪を準備しておいてください。
この投稿は Dana Zemack によって描かれました。チェックアウト彼女のスティックフィギュアコミックをもっと見るそしてTwitterで彼女をフォローしてください。
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