私たちの多くはペーパーレス化を望んでいますが、誰もがそれを実現できるわけではありません。まだ紙のファイルに苦労している私たちにとって、Noguchi ファイリング システムを使えば書類を簡単に整理整頓できます。セットアップするだけで、自動的に整理されます。仕組みは次のとおりです。
Unclutterer の David Caolo 氏がこの方法を教えてくれたのは、必要なのは 9 インチ x 12 インチの封筒数枚だけです。フラップを含めて上部を約1インチ切り取ります。これは、内部のファイルにアクセスしやすくするために行われます。次に、封筒の側面に内容物と日付を記載したラベルを貼ります。必要に応じて色分けフラグを追加することもできますが、実際にはそれだけです。上の画像は、フォルダーがどのようになるかを示すわかりやすい例です。 Caolo 氏によると、実際には次のように機能します。
封筒を整理、分類、またはその他の方法で分類しようとしないでください。そうしたいと思うかもしれませんが、ここでの利点は、システムが整理を行ってくれるということです。フォルダーを棚から取り出して使用するときは、左端に戻します。時間が経つと、次の 3 つのことが起こります。
最も頻繁に使用するフォルダーが左側に表示されます。定期的にアクセスするので、どこにあるかを常に把握できます。時間が経つにつれて、最も頻繁に取り組むプロジェクトが一番左の封筒に入るようになります。次に、左から 2 番目の位置に次のプロジェクトがあり、その次がずっと下にあります。
使用頻度の低いファイルは中央と右側に移動します。めったに使用しない紙やファイルを見つけるのがどれほど難しいかご存知ですか?野口システムでは左側ではないことが分かっているので簡単です。
決してアクセスしないファイルは右端にあります。システムがこれらの「神聖なファイル」と呼ぶものは、棚から削除して安全にアーカイブまたはパージすることができるため、棚が無数の封筒で乱雑になるのを防ぐことができます。
それだけです。ファイルを探し回って必要なファイルを探したり、ファイルを他のすべてのファイルの中で正しい場所に戻すのに時間を費やしたり、フォルダーの整理に多くの時間を費やしたりする必要がないため、時間を節約できます。長期的には。
このシステムを発明したのは、日本の経済学者、野口悠紀雄は、すべてをきちんと整理しながら、最も重要なファイルや最も頻繁に使用されるファイルを常に手元に置いて、他のすべてをめくることなく簡単に利用できるようにする自己組織化方法であることを目的としていました。つまり、めったに使用されないが、頻繁に一緒に使用されるファイルの自己管理アーカイブが作成されます。少し試してみましたが、魅力的に機能します。以下のリンクをクリックして Unclutterer の投稿を読むか、試してみてください。
野口ファイリングシステム|整理整頓者
画像提供者デイブ・グレイ。
