ある時点で、社外メールは意味を失いました。自動応答を受け取った人は、最初の部分 (連絡しようとしている相手が仕事中ではないということ) を読んで理解することができますが、おそらくより重要な 2 番目の部分、いつであるかについては無視することを選択することがよくあります。彼らは彼らからの返事を期待することができます。
または、場合によっては、OOO メッセージを受信した人は、それがすべての人に当てはまると想定します。を除外する彼らのために。いずれにせよ、このせっかちな人々は、その人が仕事に戻るまでメールに返信しないという事実を受け入れて尊重するのではなく、たとえそれほど緊急ではない事柄であっても、すぐに返事が来ることを期待して連絡を取り続けます。 。
では、外出中に人々にせがまれるのをやめてもらうにはどうすればよいでしょうか?あるキャリアコーチによると、鍵となるのは個人情報の追加OOO メールに送信します。知っておくべきことは次のとおりです。
あなたの不在時のメッセージを人々が無視する理由
外出中はすべての従業員に同じ定型の社外メールを使用することを義務付ける会社に勤めている人もいますが、フリーランサーやその他の自営業者など、ニーズに合わせて独自のメッセージを自由に作成できる人もいます。そして状況。
あなたが 2 番目のカテゴリーに当てはまる場合、キャリア コーチ兼セラピストのブランドン スミス氏は、「[日付を挿入] までは OOO なので、戻ったらメールに返信します」のような一般的なメッセージは避けるべきだとアドバイスしています。無視する。
「これを見ると、彼らは家にいて、アパートの掃除に一日かかったのだと思います。」スミス氏は最近CNBCに語った。。
より効果的な社外メールの書き方
スミス氏は、こうした定型的な自動応答を使用する代わりに、外出中の境界線を確立する方法として、電子メールに個人情報を含めることを推奨しています。
とはいえ、欠席の長い説明や個人情報を含める必要はありません。実際、両方を避けるのが最善です。短くてシンプルなのが良い方法です。
たとえば、家族と一緒に旅行に行く場合、スミス氏は次のような言葉遣いを提案します。CNBCによると:
「[日付を挿入]に家族旅行に行く予定です。早急なサポートが必要な場合は、[同僚の情報] までご連絡ください。」
そのメールを受け取った人は、その質問や問題が家族との休暇よりも重要かどうかを判断する必要があります。 「それを踏みにじるなんて、とんでもない奴だ」スミスCNBCに語った。
もちろん、あなたが何をしているか、誰と一緒にいるかなど本当に気にせず、都合のよいときはいつでもあなたに連絡し続ける人もいます。しかし、理想的には、あなたが何をしているのか、なぜオフィスにいないのかについてある程度の洞察が得られれば、他の人がフォローアップについてもう一度考え直すのに十分です。
