あなたが熱意に満ちて、タスクまたはプロジェクトの特定の部分に取り組み始めるシナリオを想像してください。あなたは本当に尻を蹴る準備ができています…自分の手が縛られていることに気づくまで。おそらく、最初に他の人の入力が必要なためにタスクの作業を開始できないか、ハードウェア障害のためにプロジェクト ファイルを保存するネットワーク ドライブにアクセスできない可能性があります。
これは Timo Kiander によるゲスト投稿です。ライフハック.org。
今のところ仕事を続けることができないため、次の当然の質問は、再び時間を無駄にしないように、次回この種のシナリオにどのように備えるかということです。
忙しすぎて準備ができませんか?
たった今起こったことに対してあなたがフラストレーションを感じているのには、明らかな理由が 1 つあります。十分な準備ができているこのようなシナリオの場合。準備ができていなかったのは、次の 2 つの理由によるものです。
初め、準備に十分な時間を割り当てなかった。他の用事で忙しかったため、必要だと分かっていても準備を怠ってしまいました。
おそらくあなたもそもそも準備は必要ないと思った。あなたはその重要性を理解していなかったので、座って自分の仕事やプロジェクトのプラン B をわざわざ考えることをしませんでした。それで、あなたはそこにいます、しかし、二次的な計画を持っていないので、次に何をすべきかわかりません。
物事がうまくいくと信じすぎる
あなたは今、自分が選んだ準備のない道はプロとしてのやり方ではなく、すべてがうまくいくと単純に想定することは確固たる計画ではないことに気づきました。言うまでもなく、感謝することを学ぶ必要があります。計画部分も同様に。タスクリストがどれだけ見栄えが良いかは関係ありません。予期しない依存関係によりタスクが実行できない場合は、その瞬間にタスク リストを破棄できます。
全体像を把握し、計画に十分な時間を割り当てることができるようになると、それから障害物を避けて時間を無駄にすることはできますか。
立ち止まることを学ぶ（進み続けるために）
これからは、タスクやプロジェクトをスムーズに実行するために、特定のことを行う必要があります。
初め、十分な時間をかけて次の行動を計画する。実際には、力自分自身で計画を立てるために時間をかけてください。特に物事が計画通りに進まない場合には、それは大きな成果をもたらすでしょう。計画時間は実際にはすでにタスクに取り組んでいることを理解してください。それは最悪のシナリオに備え、予期せぬことが起こった場合にすべてがうまくいくようにするためのものです。
第二に、タスクのすべての部分を確認します。誰が関係し、どのシステムが使用され、どの部分があなたの仕事に不可欠ですか?これを事前に確認しておくことは、後でより良い準備ができるようになるため、非常に重要です。
第三に、行動を起こす前に、考えられるあらゆるシナリオを想像する。システムがダウンしたらどうなりますか?自分の作業を続ける前に他の人の意見が必要な状況はどうでしょうか?
これらのシナリオを事前に検討しておけば、ダウンタイムを最小限に抑えながら作業を続行できます。信じてください。タスク リストに書かれていなかった予期せぬ出来事を経験する可能性は十分にあります。
これら 4 つの SPOF シナリオを防止して、ボールを動かし続ける
SPOFの略です単一障害点, これは、システムの一部が崩壊すると、システム全体がダウンしてしまうという派手な言い方です。この知識を同じ方法でプロジェクトまたはタスクに適用します。あなたの仕事が何かまたは誰かに依存していて、その人またはシステムがあなたを失望させると、仕事は遅れ、時間が無駄になります。いくつかの計画を立てることで回避できる、最も一般的な 4 つのシナリオを次に示します。これらを積極的に実行すると、作業が可能な限りスムーズに続行されます。
最初に他の人の意見がなければ、タスクを続行することはできません。多くの場合、他の誰かが最初に自分の役割を果たした場合にのみ、あなたの仕事を続けることができます。これを確実に行うには、プロジェクトの初期段階でこの種のタスクを特定し、可能であれば優先順位を付けます。委任を早く開始し、期限を設定し、そのタスクを処理することが重要である理由を明確に伝えるほど、自分の役割を開始する前に必要な入力を完了できる可能性が高くなります。
仕事を失いました。定期的にバックアップを取りますか?ハードディスクがクラッシュした場合、正常な状態に戻すのは簡単ですか?これらの質問に「いいえ」と答えた場合は、できるだけ早く状況を解決するようにしてください。まず、コンテンツをクラウドに保存してみてください。たとえば、私はすべての重要なドキュメントをハード ドライブだけでなく、クライアント ソフトウェアを使用して DropBox にも保存しています。ハードドライブがクラッシュした場合でも、バックアップ コピーがクラウド上で利用可能です。次に、コンピュータ用に追加のバックアップ システムを購入します。多くの場合、これはインターネット サービス プロバイダーが提供するサービスとして購入できます。オンラインバックアップシステムに加入することもできます。
あなたはその仕事を自分一人で行うことができないことに気づきました。特定のタスクを完了するには、実際には自分が持っていない専門知識が必要になることに気づいたことがありますか?そして、あなたには専門知識がないので、そのタスクは今すぐには実行できませんか？そうですね、私はこれまでに何度もこの問題に遭遇しましたが、少し準備をしておけば、これは回避できます。この状況では、すべては計画に帰着し、(前述したように) さまざまなシナリオを実際に実行します。この段階では、その作業を自分で行うことができるのか、それとも外部の人を雇って代わりに作業を行う必要があるのかも理解します。
これについては自分自身に完全に正直になってください。そのタスクを自分で実行できないことに疑問がある場合は、外部委託する方が良いでしょう。部外者が見れば素晴らしい結果を出せるかもしれないのに、自分で平凡な仕事をすることほど最悪なことはありません。タスク/プロジェクトに取り組み始める前に、十分な余裕を持って必要な専門知識を収集してください。そうすれば、自分でタスクを実行することに時間を無駄にすることがなくなります。
あなたのアイデアは失われています。仕事中に素晴らしいアイデアが頭に浮かんだものの、今はそれが何なのか思い出せません。すぐに保存していれば、まだアイデアが残っており、収益がさらに増加したり、作業時間を節約したりできる可能性があります。
アイデアが頭に浮かんだらすぐに書き留める義務があります。従来のペンと紙を使用したり、携帯電話を使用してアイデアを一時的に保存したり (インターネットにアクセスできない場合でも)、スマートフォンを使用してアイデアを Google ドキュメントや Evernote に直接保存したりすることもできます。 「家に帰ったらそのアイデアを思い出すだろう」と自分に言い聞かせないでください。おそらく、忘れてしまい、イライラしたりイライラしたりするでしょう。
結論
ご覧のとおり、生産性を停止し、時間を無駄にする原因となるものがたくさんあります。このような事態を防ぐために、システムの一部が崩壊した場合でも作業を続行できるフェイルプルーフ システムを作成します。事前にさまざまなシナリオを検討して、十分な時間を費やすようにしてください。予期せぬことが起こったとき、あなたはこれをやったことに感謝するでしょう。
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イラストはティナ・マイホット＝ロベルジュ。
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