メールが長すぎます: 修正方法は次のとおりです

最近、簡単なお願いをするメールを受け取りました。しかし、そのメールは3ページにもわたった。メッセージ全体は 3 行にすることもできましたが、代わりに著者は短い中編小説を書くことにしました。言うまでもなく、私は全部を読んだわけではありません。私も反応しませんでした。メールが長すぎるために読まれないままになっていませんか?

長いメールは読まれない

あなたは電子メールを当然のことだと思っているかもしれません。ただし、効果的な電子メールコミュニケーションは他のスキルと同じくらい重要です。電子メールは効果的に使用すると強力なツールになります。ただし、電子メールの最大の非効率性の 1 つはメッセージの長さです。メールが読まれない主な理由の 1 つは、メールが長すぎることです。長いメールを書いても、仕事が増えるわけではありません。人々は受信トレイを空にしようと奮闘していますが、複数ページにわたるとりとめのない電子メールを読むことは最も避けたいことです。

メールは短くする

長くて長々としたメッセージを書きたいという衝動を抑えてください。長い返信を書いていることに気付いた場合は、メールの書き方コンテストではなく、おそらく会話をするべきです。電子メールメッセージが短く簡潔であればあるほど、読まれ、理解され、行動される可能性が高くなります。

メールが長すぎる10の理由

あなたは何を言おうとしているのか分かりません。誰かがあなたに電話して「どうしたの？」と言うのと同じです。ええと、わかりません…あなたが私に電話をかけてきました。具体的に言いたいことや聞きたいことがあるまで、そのメールを保留してください。
何を言っているのかわかりません。これは、人々が会議で自分たちの情報不足をカバーするために延々と話し続けるのと似ています。いくら書いても知識が足りないという事実は隠蔽されません。この慣行は、個人が忙しいように「見せる」ために電子メールを送信する場合に多くの企業で行われています。
あなたの署名は不要です。半ページの署名をすべてのメールに含める必要はありません。 1 単語の返信とページの半分の署名を含む電子メールを送信しますか?添付のグラフィックとかわいい引用文も紛失してください。
あなたは本を書いています。メールは本ではありません。追加情報がある場合は、裏付け書類を添付してください。電子メールに大きな表を含める場合は、一度立ち止まって、それを添付ファイルに含めるべきかどうかを検討する必要があります。
あなたはスパムを送信しています。これは大企業ではよく起こります。従業員は、自分たちが行っていることについて長文の最新情報をお互いに送信する必要性を感じています。そして、それはリモート従業員だけではありません。私は廊下にいる男性から毎日の活動について複数ページにわたる最新情報を受け取っていました。必要ありません。
あなたはとりとめのないことをしています。 1 行の質問のために 2 ページのメールを作成しないでください。率直に言ってください。ありがとう。
めちゃくちゃな転送をしています。時間をかけて説明する代わりに、メールストリームを転送するだけです。「以下を参照してください...!」というようなことを経験したことはありませんか?メッセージ。ええと、あなたが参加した 45 ページの前後編は読みたくないのです。
それはメールではないはずです。会議でなければならないときにメールを送信しないでください。または電話。電子メールがメッセージに適した媒体ではない場合があります。説明するのに数行以上かかる場合は、コミュニケーションが必要な相手に相談してください。
複数のメールである必要があります。ここに良いものがあります。 1 人の上司が、チームのすべてのアイテムを 1 つのメールにまとめます。これは効率化を図るための試みだと思われるかもしれませんが、複数の電子メールを 1 つに結合することは、関係者全員にとって効果があるわけではありません。そして、人々が「全員に返信」すると、大きな余波が生まれます。
メールを編集することはありません。メールを作成したら、送信する前に編集する必要があります。明らかなスペルや文法の間違いに加えて、内容、意味、簡潔さを考慮して編集する必要があります。もう 1 つの良い経験則は、電子メールを送信する前に読み直す回数は、送信する人の数と同じです。 (そして、はい、このルールは拡張可能です。)