受信トレイの「破産」を宣言するという概念は新しいものではありません。古いメールをすべて削除またはアーカイブして、新たにやり直すという行為は、私たちの多くにとって歓迎すべきことです。何年もの間。個人的には、私は決して削除せずにアーカイブすることを推奨していますが、そうすることでも少々面倒になる可能性があります。特定のメールを見つけたい場合には、アーカイブされたメールをすべて整理する必要があります。ただし、Gmail ラベルを使用して受信トレイを整理すると、それが簡単になります。
特定の期間の Gmail ラベルを作成する
このトリックは以下からインスピレーションを受けていますCool Mom Tech のリズ・ガンビナー、すべてのメールを受信した年に対応する Gmail ラベルに詰め込むべきだと言っている人は、これは「受信トレイ ゼロ」を維持するための素晴らしいハックですが、私はさらに一歩進めることができると思います。
まず、彼女の提案は次のとおりです。検索バーに「in: label:inbox」と入力して、現在 Gmail の受信トレイにあるすべてのアイテムを検索します。左上の「すべて選択」のチェックボックスをオンにして、プライマリ受信トレイ内のすべてのメッセージを強調表示します。そこから、会話を「すべて選択」するかどうかを尋ねるポップアップが表示されます。 「はい」をクリックします。次に、フォルダーではなく新しいラベルを作成し、「Inbox 2022」、「Inbox 2023」などの年を割り当てます。Gumbinner は、最新または現在の年のラベルにアスタリスクを追加することを提案しています。サイドバーの上部にあります。
こうすることで、受信トレイ内のすべてのメールに年のラベルがすぐに付けられるので、左側の列のラベルをクリックすると、すべてのメールを一度に編集できます。すべてを選択すると、一度に簡単にアーカイブできますが、アーカイブするとラベルが保持されるため、いつでも受信年に基づいてアーカイブ内のメールを検索できます。
この方法をさらに一歩進めると
私がこの方法を気に入っているのは、アーカイブがもう少し整理され、特定の年のメールを見つけやすくなるためです。しかし、ラベルをより細かく設定できれば、さらに有益になる可能性があります。私は毎年ではなく四半期ごとに作成することにしましたが、それは難しくありませんでした。
検索バーに「in: label:inbox」と入力した後、ページの上部にある「いつでも」ドロップダウン メニューを開き、開始日として 2023 年 1 月 1 日を入力した「カスタム範囲…」を押しました。 2023 年 3 月 31 日を終了日とし、上記と同じ手順に従って「2023 Q1」というラベルを作成します。そこから、ページの左側にある新しいラベルを開き、その中のすべてを選択して、「アーカイブ」をクリックしました。明らかに、これにより、各年に 1 つだけではなく 4 つのラベルが作成されますが、特定の電子メールをいつ受信したかを大まかに把握するのに役立ちます。
もちろん、スピンクラスを教えるアルバイトについてのメール、研究インターンシップについてのメール、家族や友人からのメールなど、メールの内容に基づいて追加のラベルを作成することもできます。しかし、これでは、一部 (PR ピッチや独立したプロジェクトに関する 1 回限りのスレッドなど) が隙間をすり抜けて、私の受信箱に残ったままになる余地が多すぎました。受信トレイをゼロにすることを目指している場合は、ラベルを時間ブロックで並べ替えることがおそらく最善の策ですが、カスタムのタイミングとコンテンツの設定を変更して、特定の電子メールの傾向に最も適したラベルを作成することもできます。
目的は、すべてのメールをジャンク ボックスに詰め込み、必要なときに再び見つけられることを祈るのと同じことを行うのではなく、アーカイブを整理するために小さなメールの塊を作成することだけです。
