私たちは皆、よりスマートに働きたいと考えていますが、先を進んでいるでしょうか、それとも空回りしているだけでしょうか?たとえば、誰かがプレッシャーの下で最もうまく機能すると言っているのを聞くかもしれませんが、それは先延ばしを正当化するための空虚な主張かもしれません。ここでは、私たちが自分に言い聞かせる、仕事を助けるどころかむしろ妨げになる生産性に関するよくある嘘をいくつか紹介します。
この投稿は最初に掲載されましたファストカンパニー。
トレイシー・フォークスのCEO整理整頓をしましょう 南アフリカ、私たちの多くが「忙しさの中に忙しい仕事」をしていると言っています。
「私たちはいつも会議から会議へと急いでいて、仕事に夢中になっています」と彼女は言います。 「より多くのことを行うことではなく、より賢明な選択をすることが重要です。」
生産性コンサルタントとして、Foulkes 氏は従業員に仕事量の管理について話します。「私はいつも、自分が組織にとって価値があると思う人が何人いるかをグループに尋ねます。そうすると、たくさんの手が挙がります」と彼女は言います。 「次に、価値を付加しているのであれば手を上げたままにしてくださいとお願いすると、ほとんどの手が挙がったままです。次に、時間内にやるべきことをすべてこなした人が何人いるかと尋ねると、手が下がります。
「人々は自分たちが価値を付加していると思っていますが、やるべきことをしていなければ、実際はそうではありません。組織にとって価値があるのは、雇われて仕事をしているときだけです。」
生産性の嘘は邪魔になる、とフォークス氏は言います。彼女は、私たちが最大限の効率性を発揮することを妨げる 5 つの共通の信念を共有しています。
1. プレッシャーの下で最もよく働く
これは先延ばしをする人が待つことを正当化するために自分に言い聞かせるよくある嘘だが、フォークス氏は彼らはストレスとアドレナリンを混同していると言う。
「土壇場でレーサーになる人は、プレッシャーがかかっているときにこそ、最も力を発揮できると考えているのです」と彼女は言います。 「真実は、もう時間も選択肢もないということだ。だから彼らは自分のお尻を蹴るしかない、さもなければそのクソがファンに直撃するだろう。」
代わりに、Foulkes 氏は、タスクをより小さな部分に分割し、期限を早め、プロジェクトにかかる時間を 3 倍に見積もることをお勧めします。
「最後のセクションを最後まで残して終了するのは問題ありませんが、プロジェクト全体を最後まで残さないでください」と彼女は言います。
2. 仕事は家に持ち帰る必要があります
私たちは、優れたビジネスリーダーは熱心に働き、一生懸命働くということは遅くまで働くことを意味すると教えられてきましたが、フォークス氏は、休息が創造性を高め、仕事のスピードを高めることが研究で示されていると述べています。
「仕事を家に持ち帰る人には休みがありません」と彼女は言う。 「仕事は午前8時から午後5時までではなく、もっと長い時間です。」
「何かをやってもらいたいなら、忙しい人にやらせなさい」という格言は真実です。なぜなら、忙しい人は自分のすべての仕事を「時間コンテナ」、つまり仕事に割り当てられた一定の時間に詰め込み、より生産性が高いからです。彼らの時間は、とフォークス氏は言う。
「仕事を家に持ち帰る人は、一日を通して生産性が低くなります」と彼女は言います。 「彼らは仕事中は効率的に働くのではなく、家で終わるという事実に依存しています。その結果、すべての作業が遅くなります。」残業しなければならない時間帯はあるものの、フォークス氏は次のように述べています。それを毎日の期待にしてはいけません。
3. To Do リストにあるものはすべて完了する必要があります
リストにあることをすべて実行することではありません。それは、適切なタイミングで適切なことを行うことです。フォークス氏によると、人は集中力が高く報酬の高いタスクを、中断されにくいと感じる午後の遅い時間に残しておくことが多く、手早く簡単なタスクを午前中に行うのは、リストから項目を削除する力を好むためだという。しかし、効率を高めるのはその逆です。
Foulkes 氏は、やらなければならないと感じるすべてのタスクを 1 枚の紙または電子の To-Do リストに書き込むことを提案しています。 「人々が物事を頭の中に留めておくと、脳みそスパゲッティを食べているようなものです。非常に複雑に絡み合った状態になります」と彼女は言います。 「脳を行動項目でいっぱいにすると、私たちの能力が低下します。行動を起こす。それは、遅いコンピューターで作業しているようなものです。」そして、リストにあるものが収益を生み出すか、中核となる職務を達成するかについて、情報に基づいた決定を下します。それがあなたが行うべきことです。手早く、速く、簡単なタスクは、待ったり、委任したりすることができます。
4. 会議は必ず午前中に行うべき
ほとんどの場合、会議は価値の低いタスクであり、フォークス氏は、価値の低いタスクは常に午後の時間に残しておくべきだと述べています。 「朝一番で会議に参加すると、最高の集中力と思考力を必要としない活動に時間を費やしてしまうことになります」と彼女は言います。
代わりに、彼女は提案します午後に会議をスケジュールするに効果的な会議を実施する。 「スケジュールを変更したクライアントは、週に 1 日は生産性が向上したと報告しています」と彼女は言います。 「さらに、仕事を家に持ち帰る必要もありません。これが生産的で効率的であることと、一生懸命働くことの性質です。」
5. 壊れていないなら、修理しないでください
ほとんどの企業は標準的な慣行を放置しており、ロジックは単純です。時間を節約し、エネルギー動作しないものを修正するため。しかし、このアプローチは自己満足につながる可能性があります。
良い例はチームのコミュニケーションです。 Foulkes 氏は、多くの企業が電子メールを使い続けているのは、電子メール ツールを長年使用しているからだと言います。ベースキャンプまたはチームワークPM、コミュニケーションをより効率的にします。
改善できる領域を特定するために、リーダーはチームメンバー全員に最適ではないプロセスに関する意見を求める必要があります。次に、優先度が高く、報酬が高いタスクを特定し、オプションを検討します。
「変化のスピードや新たに発見された知恵があれば、現在うまくいっているとわかっていることがさらにうまくいくかもしれません」とフォルクス氏は言う。
まとめると、これらは物事を成し遂げることに関して人々が抱くよくある誤解を構成していますが、誤った認識に注意していれば、優先順位についてより良い選択を簡単に始めることができます。
私たちが自分自身に告げる生産性に関する 5 つの嘘|ファストカンパニー
Stephanie Vozza は、雑誌、ウェブサイト、企業でビジネス、時間管理、そして本当に素晴らしい人々について執筆しています。
画像提供者言葉+絵（シャッターストック）。追加の写真ケビン・ドゥーリー、マーク・ローランド、パープルスロッグ、ワンダーレーン、アレックスカーヘッド（フリッカー）。
