電子メールは、答えのない質問や未完了のタスクの深い穴になることがよくありますが、その原因の 1 つは、件名が曖昧で実行不可能であることです。著者のジェイソン・ウーマックが指摘しているように、受信者があなたが何を望んでいるのかを正確に理解していない場合、あなたは山の底に落ちてしまう危険があります。代わりに彼が提案するのは次のとおりです。
ここで私が長年使っている裏技を紹介します。私は電子メールの件名を最後に書きます。まず、何をする必要があるかを説明する動詞と、電子メール メッセージの内容を直接要約する名詞で始めます。ここ数年、私は受信者に電話をかける、スケジュールを設定する、表示する、印刷する、署名する、スキャンする、返送する、または文書の受信確認をするよう、常に電子メールでリクエストを行っていることに気づきました。
受信者がより迅速に受信できるように、受信トレイにメールが表示されたときに何をする必要があるかを正確に伝えるのは当然のことです。私の会社では、チームの全員が同じ認識を持てるように、メールの件名で使用される動詞を標準化しました。たとえば、スタッフにアクションを起こしてもらいたい場合は、件名に「今日スーザン B に電話して、火曜日のワークショップの開始時間を確認してください: 415-555-xxxx」と入力します。これにより、何をする必要があるかが非常に明確になり、すべての関連情報ができるだけ簡潔に提供されます。
受信者に向けて To-Do リスト項目を作成するようにメールを扱うと、受信者はメールを開いた瞬間に何をしなければならないかを正確に理解し、タスクに迅速かつ適切に優先順位を付けることができます。あなたが曖昧な場合、相手はあなたが何を望んでいるのかを知るためにメッセージ全体を読む必要があり、それによってあなたのリクエストがあなたが望む以上に延期されたり、場合によっては無期限に延期されたりする可能性があります。
