キース・ロビンソン
あなたがあなたの電子メールクライアントを開く直前に、恐怖の沈没感の原因を疑問に思うことはありませんか？何百もの新しいメッセージが、彼らのすべての必要性をasapしていない、未読の栄光であなたをock笑するのでしょうか？
これまでのコミュニケーションに関するシリーズでは、の重要性について言及しました自分を識別しますそして方法メッセージをデザインします。今週は、あなたの電子メールを扱い、合理的な時間枠で得られるすべての合法的な電子メールに応答するために最善を尽くすことについてのいくつかのヒントを提供します。
これらのヒントはあなたを完璧な電子メールレスポンダーにすることはありません。率直に言って、それは可能だとは思いませんが、それらはあなたを良いものにします。私が人生で何度も聞いたように、パーフェクトは善の敵です。
電子メールの応答は非常に重要です
私はこの記事を「フレークにしないでください」などと呼ぶことを考えました。同僚、友人、同僚に、私に決して戻らない応答を具体的に尋ねる合法的な電子メールの数を本当に驚かせます。または、彼らはそれを遅くして戻します。
これが起こるたびに、私はそれを覚えていて、良い意味ではありません。同様に、ボールを落としたとき、私は過去に人々から呼び出されました。それは良い気持ちではありません。それは本当にひどく見え、個人的にも職業的にもあなたにあまり反映されていません。
良いニュースは、応答時間を改善できる方法がたくさんあるということです。悪いニュースは、私たち全員が対処しなければならないジャンクとスパムの電子メールの量のために、それは難しい場合があり、おそらく決して得られないということですすべて。
努力をする
最初のステップは、より良くすることを決定することです。あなたがそれらすべてを手に入れないことを認識しますが、まさにそれをするために協力して努力してください。
成功のために自分自身を設定します
最初のアクションは、受信トレイをクリーンアップしてクリーンアウトすることです。 「しかし、キース、私はそこに982の電子メールを持っている！」と言っているかもしれません。私はそれが痛みになる可能性があることを知っています、私はそこにいましたが、それは起こらなければなりません。ソート、応答、削除、アーカイブ、および/またはファイルすべての電子メール受信トレイで。これにより、最初からきれいなスレートが得られます。
次に、新しいメッセージを並べ替えて提出するのに役立つフォルダーを作成します。これを行う方法はたくさんありますが、時にはあなたのためにそれを正しくするためにいくらかの試行錯誤が必要です。また、あなたが私のようで、複数のアドレスがあるなら、それは難しい場合があります。
私がしていることは、私のそれぞれのトップレベルフォルダーを持っていることです主要代替アドレス。これらのフォルダー内に、アドレスのニーズに応じて、さまざまな方法でサブフォルダーが分類されています。これらのフォルダーは、アーカイブ目的のみを目的としています。それらを使用して、アクションを必要としないが参照が必要な電子メールを保存します。
次に、アクションを必要とする可能性のあるもののための2つのトップレベルフォルダーを持っています。私が他の誰かを待っているものや緊急ではないもののための「待機中のフォロウアップ」フォルダー、そして私が応答する必要があるもののために「応答またはアクションが必要」フォルダー。電子メールアドレスで分割するために、これらにサブフォルダーがあります。私は通常、「応答またはアクションが必要」フォルダーにメッセージをマークし、リマインダーを追加します。
これがどのように見えるかです：
そのため、メッセージを整理およびアーカイブするためにセットアップを設定し、クリーンな受信トレイを手に入れると、プロセスを確立してそれに固執する必要があります。
「常にきれいな」プロセス
このプロセスの目標は次のとおりです。
毎日の終わりに空の受信トレイがあります
「必要な応答」フォルダーをできるだけきれいに保ちます
どちらのこともできる場合は、より迅速に対応できるだけでなく、電子メールがどこにあるかということをよりよく理解できる可能性があります。これにより、ほとんどの電子メールが入ったとき（またはチェックするとき）に対処して応答する時間と焦点が与えられます。しかし、それは難しいです。日々それを維持することができない可能性がありますが、それは大丈夫です。最善を尽くしてみてください。方法は次のとおりです。
電子メールをチェックするときは、読んだすべてのメッセージを返信、ファイル、アーカイブ、または削除するために最善を尽くしますあなたが最初にそれを読んだとき。そうしないと、何かが受信トレイにぶら下がっている傾向があります。それから彼らは積み上げて...
応答が必要なものを提出する必要がある場合は、すぐに返信するのが良い場合があります。これにより、通常、「再センド」が排除され、手間がかかります。
あなたが遅れて何かに応答した場合 - アポログ化。人々は一般的に、あなたが忙しいことを知っており、感謝し、特に緊急や時間の敏感なことで、あなたがまったく反応したことを喜んでいるでしょう。私は私がいることを知っています。
少なくとも週に一度は電子メールを調べて、残っているものに応答します。私は実際に、週の終わりに予定されている時間の長いブロックで毎日これを試みます。いいことは、もし私がうまくやったら、仕事の日に自由時間があるということです。
優れたシステムと優れたファイリング構造は、タイムリーに戻ってくることで、あなたに連絡する人々に本当に気分が良いと思うことができる場所にあなたを連れて行くために必要なものです。さらに、あなたはおそらくもっと組織化されるでしょう。
いくつかのヒントと観察
ルールに光を当てます。自動化されたファイリングが多すぎると、アーカイブに何があるかを知るのが難しくなり、重要なものを失うリスクがあります。さらに、レビューと組織がより時間のかかるものになることがわかりました。
リストサーブとアナウンスのものには、個別のアカウントとメールプログラム（Gmailが適切です）を使用します。このものを完全に分離することは本当に役立ちます。
グループアドレスについては、誰かをトリアージに割り当て、最初の応答を行います。また、可能であれば、グループと個別の電子メールボックスを分離してみてください。
10分ごとではなく、1日に3〜4回メールを確認してください。バンチであなたのメールを通過することは本当に役立ちます。
疑わしいとき - delete。何かを保持する必要がなく、応答する予定がない場合は、それをゴミ箱に捨ててください。
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D.キースロビンソンLifeHackerのアソシエイトエディターです。彼の特別な機能やり遂げるLifeHackerに毎週月曜日に表示されます。
