メールを書くのが苦手な場合に、それほどひどいメールを書く方法

現代の仕事上のコミュニケーションの多くは受信トレイに依存しているため、みんな電子メールを通じて効果的にコミュニケーションする方法を学びます。これは化学技術者であっても当てはまります前置詞を知らない人はドアハンドルから。

自分のメールがどういうわけか的外れであることに気付いたとしても、おそらく同僚はスレッドが始まる前よりも混乱しているでしょうが、心配する必要はほとんどありません。メールで要点を流暢に伝える方法はあります。この仕事を成し遂げるのに文学の達人である必要はありません。

メールの構成方法

子供に読み聞かせる初歩的な童話のようなものだと考えてください。始まり、中間、終わりがあるはずです。できることなら、クリフハンガーやほどけた結び目はありません。

たとえば、自分が率いているプロジェクトについてチームに報告する場合は、まずそのプロジェクトが何なのか、そしてそれを通じて何を達成したいのかを説明します。次に、これまでに達成したことと、プロジェクトがどこに向かっているのかを説明します。最後に、意見や質問を求めて締めくくり、正式な承認を行って優雅にお辞儀をしましょう。

これを 4 つのステップに要約して考える別の方法もあります。 Growth Consultancy Partners は次のように書いています。この青写真に従うことができます:

1. 挨拶

2. 質問または要求されたアクション

3. コンテキストと影響の簡潔な説明

4. 終わりに

基本的すぎるように聞こえるかもしれませんが、詳細を多用した散文に行き詰まってしまい、メールの全体的な要点から逸れてしまいがちです。受信側の人々を混乱させることは絶対に避けたいので、明確でシンプルな言葉で簡潔なメッセージを作成してください。

メールには必ず件名を使用してください

電子メールのエチケットにおいて（少なくとも私にとっては）件名を気にしない電子メールほど忌まわしいものはありません。ピンチのときに 1 人の注意を引きたいだけの場合は、「電話していただけますか?」と書くとよいでしょう。メールの本文で—その後多分大丈夫です。ただし、件名のない電子メールは一般的に腹立たしいものです。たとえば、私が利用していた会計士が 1 つのスレッドで 50 通以上の電子メールを私に送信したにもかかわらず、件名の追加に失敗したときのようにです。

したがって、重要なことについて他の人に電子メールを送信する場合は、件名に会話のトピックを追加してください。短くて読みやすいものにする—ヨガの話に参加する必要はありません。山のようにある未読メッセージをくまなく調べているかもしれない同僚は、あなたの明瞭さの強調に感謝するでしょう。

メールを適切に保つ

仕事上でしか知らない人がたくさんいる企業環境で働いている場合、誰もがあなたのユーモアのセンスを理解してくれるとは思わないでください。ワイズクラックについてよくわからない場合は、メールにそのことを含めないでください。ジョークの中には、直接会って言ったほうがよいものもあります。特に、相手の聴衆を知っている場合はそうです。現実の世界で話されたことが、常にデジタル領域にスムーズに変換されるとは限りません。つまり、特にハッピーアワーのためにくだらない会話をやめられる場合には、冗談を言いたい気持ちを常に抑えておく必要があります。

これらは基本的なルールにすぎませんが、件名に関しては常識を使用し、ユーモアを後回しにすることに加えて、通常は明確にすることが電子メール エチケットの一般的なルールです。