Outlook vs. Gmail - 決定的な比較

以下のこの比較は、Microsoft Exchange Server 2003を備えたMicrosoft Office Outlook 2007と、Gmailの無料バージョン用のGoogleアプリに基づいています。

2つの製品の構成方法と、サポートするワークフローの種類に関して、2つの製品には多くの違いがあります。私は以下の違いの各領域を通り、比較して対照的です。最後に、全体的な比較といくつかの推奨事項があります。

検索

Microsoftは、Outlook 2007で検索機能を大幅に改善しました。これはおそらく、以前のバージョンのユーザーがアップグレードする最も重要な理由です。正直に言って、実行するのに数時間かかるOutlookで検索することです。現在、彼らの検索はWindowsデスクトップ検索を搭載しており、結果を速く返却するのに適した仕事をしています。

しかしGmailはまだはるかに高速です。そして、追加の手間として、Outlookが正しくないまたは不完全な検索結果を返した場合、問題を解決できることを期待して、検索インデックスを調整または再構築するために設定を掘り下げる必要があります。

Outlook検索の利点の1つは、添付ファイル内で検索することです。 Googleデスクトップ検索は、別の電子メールプログラムを使用した場合にこれを達成します（均一な見通し！）が、Gmail Webインターフェイスにはそうではありません。それでも、添付ファイル内で検索できないことは、Gmailの検索の優れた速度と精度に対して支払うためのわずかな価格です。

検索評決：Gmailは、より速く、より信頼性の高い検索で勝ちます。 Outlookは、完全な添付ファイル検索を備えた一歩遅れです。

フォルダーvs.ラベル：メッセージをファイルする方法

Gmailは、基本的に「ラベル」を使用して従来のフォルダツリーから出発します。タグ。ラベルのいいところは、1つのメッセージに複数のラベルを割り当てることができるということです（効果的に、別々のフォルダーと思われるものに表示されます）メッセージをコピーする必要はありません。たとえば、メッセージが「家族」と「仕事」の両方に関連する場合、Gmailで両方のラベルでマークし、それらのレーベルフォルダーのいずれかにそれらのメッセージを見つけることができます。従来のツリーでは、1つのフォルダーのみを選択する必要があります（またはメッセージを複製します）。

Outlookには常にカテゴリがあり、同様に動作します。バージョン2007では、Outlookは色分けされたカテゴリと名前付きカテゴリを使用した高速なシステムを作成しました。フォルダーを検索しますGmailとほぼ同じ機能を実行します。ほとんどの人は、Outlookフォルダーツリーよりも目立たないため、この機能を認識していません。また、各カテゴリの検索フォルダーをGmailラベルのように機能させる必要があるためです。ただし、カテゴリにはアイテムのフォルダーの場所と関係がないため、フォルダーツリーの完全な交換はありません。

表面的には、ラベルはフォルダーツリーよりも優れているように見えます。結局のところ、タグは多くの新しいWebサイトでデータを識別する好ましい方法です。ただし、ラベルにはいくつかの問題があります。

• 「サブラーベル」のようなものはありません。そのため、Googleをフォルダーツリーのように使用することにした場合、階層が1レベルであることがすぐにわかります。

• Gmail Webインターフェイスにはドラッグアンドドロップの機能はありません（ラベルを適用することはそうではない可能性が高いです必然的にあるラベルから別のラベルに移動します）。

• Gmailのラベルは、IMAPサポートと100％互換性がありません。それらはほとんど互換性がありますが、一部の人々（私のような）は同期の問題に遭遇する可能性があります。

これらのわずかな制限があっても、Googleは私たちの多くが慣れてきたトップダウンの方法論を避けるのが賢明でした。Gmailの検索は非常に速いため、それらがどのように提出されたかによってアイテムを見つける必要性はそれほど重要ではありません。

Outlookでは、ラベルのような機能を利用できますが、アクセスが困難です。追加のフィルタリングと組織機能がありますが、ほとんどのユーザーはソフトウェアを深く掘り下げてそれらを見つけることはできません。特にOutlookでは、アイテムを受信トレイから移動するためにフォルダーツリーを使用する必要があるためです。

フォルダーvs.ラベル評決：Gmailは、よりシンプルで、より柔軟なアプローチで勝ちます。

ルールvs.フィルター：メールを自動的に処理する方法

Outlookには、Gmailよりもルーティングメッセージの多くのオプションがあります。少なくともそう思われます。アイデアについては、これらの2つのスクリーンショット（上記のGmail、以下のOutlook）を比較してください。

Outlook内で利用可能なオプションが増えているようですが、Googleは、人々が最も関連性の高いオプションにすぐに到達するのを支援するより良い仕事をしました。Gmailでは、保存する前にフィルターの動作を正確にテストすることもできます。

Outlookは、「Create Rule ....」と呼ばれる右クリックオプションを提供することにより、正しい方向に一歩進んでいますが、最も関連性の高い情報を公開するより良い仕事をしますが、Gmailほど構成またはテストするのは簡単ではありません。

ご了承くださいMicrosoft Exchangeユーザーは、スタンドアロンのMicrosoft Outlookユーザーよりもルールから利益を得ることができます。 Gmailはサーバー側のツールであるため、どこにアクセスするかに関係なく、そのフィルターはGmail Mailに影響します。 Microsoft Exchangeユーザーもこのメリットがあります。ただし、Microsoft Exchangeがなく、Microsoft Outlookが実行されていない場合、ルールは処理されません。これは、メールをリモートでチェックするときにイライラする可能性があります。

繰り返しになりますが、同様の格差があります。ほとんどの人は、Gmailの結果をテストするのが速くなり、Gmailの結果をテストしやすくなりますが、Outlookにはより多くの機能があります。

クライアントや同僚との私の経験では、フィルタリングは私たちの多くが受け取る電子メールの大量の助けであるにもかかわらず、Gmailフィルターと同じくらい多くのOutlookルールを使用していません。これにより、Outlookのルールはより威圧的であると信じるようになります。

ルールvs.フィルター評決：Googleは、よりシンプルで、より親しみやすいインターフェイスで勝ちます。

連絡先

連絡先は、電子メールアプリケーションのコア機能の1つです。 GmailとOutlookの両方が素晴らしい仕事をしています。ただし、主な違いは、Gmailが電子メール通信に基づいて自動的に連絡先を作成するのに対し、Outlookで連絡先を作成する必要があることです。

アドレス帳を保管しておらず、計画しない場合、Gmailの連絡先機能は、いくつかの利点を得るために連絡先を訪問する必要がないという点で十分なバンドエイドです。つまり、通信のずっと後に電子メール情報を覚えています。

Outlookはまた、あなたが対応した人のメールアドレスを覚えていますが、アドレスを見つけにくいテキストファイル（NK2ファイルと呼ばれる）に保存します。 人々はしばしばバックアップを忘れます。そのため、人々が新しいワークステーションを取得したり、ウィンドウを再インストールしたりすると、「保存した」と思っていた電子メール情報が失われることがよくあります。

連絡先のアクティビティのほとんどが電子メール通信に関する場合、GmailとOutlookは両方ともコアデータを保持するため、ほぼ匹敵します。

しかし、あなたのニーズに応じて、製品はそれを超えて大きく異なります：

• 多くの光沢のある新しいWebアプリケーションを使用すると、多くの場合、Gmailから連絡先を直接インポートできます（Outlook連絡先よりもはるかに速い）。

顧客の通信を追跡したい場合、Gmailの「最近の会話」ビューはこれを簡単にします。 Outlookはまだこれを理解していません。「アクティビティ」領域が答えであるはずですが、せいぜいゆっくりと不正確です。 （代わりに、MicrosoftはOutlook Business Contact ManagerまたはMicrosoft CRMのいずれかを推奨しています。これは、公園を散歩することはできませんが、スイングできる場合はクールです）。

• 定期的にWordでマージをメールで送信したり、Windowsで連絡先データを含むことを行うと、Outlookの連絡先が最良の選択肢です（はい、可能ですが、Outlook連絡先のステップは少なくなります）。

• モバイルデバイスと同期する場合、同期がUSBであろうとインターネット上であろうと、ほぼすべてのPDAデバイス（BlackBerry、Palmone、Windows Mobile、iPhone、iPodsなど）で動作するため、Outlookが最良のオプションです。

• Microsoft Exchangeのオフィスで働いている場合、連絡先を共有して同期することができます。これは非常に役立ちます。

• あなたが持っているならたくさんの連絡先、その後、Outlookは、個別のフォルダーからフラグ、カテゴリ、「最近追加」まで、それらを整理して表示するための多数の方法を提供します。また、それらの一部のみを共有するためのプライバシー設定も提供します。

インターネット接続があり、主に電子メールまたはチャットを介して独立して作業する場合、Gmailの連絡先はOutlookよりも優れた仕事をします。より多くのビジネス志向の機能を使用したり、より大きなモビリティを必要としたりすると、Outlookがトランプになる可能性があります。

連絡先の評決：勝者はいません。あなたがビジネス環境にいる場合、Outlookが勝つ可能性があります。そうでなければ、明確な選択はありません。

スパムフィルタリング

Gmailのスパムフィルタリングは一流です、Outlookはそうではありません。ただし、ほとんどの企業はすぐに使用できるOutlookスパムフィルタリングを使用していませんが、ほとんどのGmailユーザーはデフォルトのスパムブロッキングを使用しています。

Gmailのスパムフィルタリングに関する私の2つの問題は次のとおりです。

スパムとして明白なものを完全に排除するわけではありません（それでも、それを通り抜けなければなりません）。 GoogleがPostiniを購入したことで、この分野でいくつかの改善が見られることを願っていますが、1日に500スパムメッセージをスキムするのは難しいと思います。必然的に気にしないでください。

• まだ時折の誤検知（スパムフォルダーに送信されるスパム以外）があります。これは、多くの人がスパムフォルダーを読んでいない場合に残念です。

Outlookのスパムフィルタリングは、クライアント側の電子メールスパムフィルタリングプログラムや、より良いサーバーソリューションなしでは良くありません。Googleの投稿またはMX Logicの電子メールディフェンス（私が使用するもの）。これらは、1日あたり1ダース未満の隔離されたメッセージにスパムをカットする可能性があります（これは、時折の偽陽性についてレビューするのに妥当な数です）。

インストールが必要ないため、Gmailはスパムで勝ちます。企業、またはホストされている交換サービスを購読する人の場合、商用スパムアンチスパムサービスは、どちらの製品よりも優れたパフォーマンスを発揮する可能性があります。（ただし、ほとんどの市販のスパムアンチスパムソリューションは、Googleアプリ用のGoogleアプリで使用できます。注：上の画像のスパム数は冗談です。

スパムフィルタリング評決：Gmailは、インストールなしでまともな仕事をしていることで勝ちます。

ストレージスペース

Microsoft ExchangeのOutlookは、多くの場合、サーバーストレージスペースに関連する価格が高くなります。言い換えると、ほとんどの企業は、「ExchangeStore」のストレージスペースの量を制限しています - サーバーに保存することが許可されている交換データの量。通常、これは100 MBから2 GBの間のどこかに相当します（電子メールストレージは企業にとって高価なため）。

Gmailユーザーは、無料で6.76 GB（または年間50ドルで25 GB）を持っています。それらが提供するストレージは定期的に増加します。

企業は、ユーザーに合理的な制限を提供していると感じるかもしれませんが、多くの人がリンクするのではなく、電子メールに大きなファイルを添付しています。したがって、多くの場合、数週間ごとにメールをクリーンアップまたはアーカイブする必要がある人がたくさんいます。これには理由がありますが（ストレージのコストのため）、それは私がクライアントに頻繁に遭遇する苦情です。

Exchange ConnectionなしでOutlookを使用する人は、ストレージスペースに関して心配する必要はありませんが、数GBにヒットした後、PST（個人ストレージファイル）を定期的にバックアップして分割するように注意する必要があります。

もう1つの警告は、Googleクラウドにメールを保存することは、一部の人々や多くのビジネスのために飲み込むのが難しい薬であるということです。そのため、その要因だけでは、利便性に関係なく、契約を破ることができます。

OutlookとGmailの両方がファイルストレージのための多くのオプションを提供しますが、私は1つは、Exchange Storeサイズをトリミングするために私がしなければならないすべての作業にうんざりしています。 Exchangeストレージが安価になるか、企業がより多くのコストを吸うまで（ごめんなさい！）、私はこのカテゴリをGoogleに渡しています。

ストレージスペースの評決：Gmailは、通常、より少ない（またはno！）お金でより多くのスペースを提供することで勝ちますが、これは多くの要因に依存します。

ユーザーエクスペリエンス

OutlookとGmailは非常に異なるユーザーインターフェイスを提供し、Gmailは一般的にシンプルで、Outlookがよりフル機能の方が多いことがよくあります。ここにいくつかの違いがあります：

• Gmailのスレッドビューは、Outlookが会話を手配するよりもはるかに簡単です（さらに良いことに、スレッドを表示するために常に少ない画面スペースを占有しますが、Outlookはより多くの場合より多くなります）。

• 検索はGmailで生きているものであり、ユーザーエクスペリエンスの中核に近いものです。

• Outlookを使用すると、ファイリング（またはタスクの作成）のためのメッセージをドラッグアンドドロップできます。

• Outlookにはソート機能があります。 Gmailのビューがソートしない理由は部分的に理解していますが、この目立った欠点を乗り越えるのに苦労しています。

• どちらのプログラムにもキーボードショートカットがあります（Gmail'sを参照してください）、 しかしOutlook's発見しやすい（表示されているため）。

• Gmailは、1行ビューに電子メールの最初のいくつかの単語を示しています。 Outlookには、ストーリー全体を速くすることが容易になり、（Google Readerに似ています）読書ペインが提供されます。

Office Suiteに精通している場合は、Outlookを簡単に使用できます。あなたが電子メールの世界で新鮮に始めているなら（ええ、そうです！）、Gmailは始めるためのより良い候補者です。

ユーザーエクスペリエンスの評決：勝者はいません。これは私の他の評決よりもさらに意見の問題です！

ワークフロー

GmailとOutlookの両方を使用しています。。 Outlookは、メールを処理して責任を管理する多くの方法を提供します。これは、トップダウン /ヒエラルチ /すべてのアプローチで特にうまく機能します。 Gmailはそれほど多くのワークフローオプションを提供していませんが、どこに配置したかに関係なく、アイテムを見つけるのは非常に簡単です。

多くの責任を持つビジネスユーザーにとって、Outlookの機能セットの拡張（タスク、タスク共有、メッセージフラグ付け、共有連絡先リストなど）は、製品が労働力で支配的である大きな理由です。

電子メールのいずれもタスクに変わった場合、Gmailのフィルタリング、ラベル付け、検索により、良い選択肢になります。しかし、多くの人々にとって、電子メールは必然的に延期された責任につながるので、Googleアプリはまだネイティブなタスクをサポートしていないため、ワークフローをOutlookに渡します。幸いなことに牛乳を覚えておいてくださいGmailでタスクを可能にします。

ワークフロー評決：タスクをネイティブにサポートし、より多くのワークフローの柔軟性を提供するために、Outlookが勝ちます。

モビリティ

デバイスに応じて、どちらか一方で運が良くなるかもしれません。 Gmailはaを提供しますJavaベースのアプリケーションこれはBlackBerryでうまく機能し、iPhoneを含むほとんどのモバイルデバイスに最適なインターフェイスがあります。 Microsoft Exchangeには、Microsoft ActiveSyncが含まれています。これは、電子メールだけでなく、タスク、カレンダー、連絡先に最新のアイテムを保持するフル機能のオーバーザエア同期テクノロジーです。

Microsoft ExchangeとGmailは、モバイルデバイス上のWebアクセスを介してうまく機能するインターフェイスをスケーリングしたインターフェイスを提供しています。 （Gmail'sは、モバイルブラウザからサイトにアクセスするか、アクセスすることで利用できます。m.google.com/a。 Microsoft Exchangeユーザーは、頻繁に見過ごされているツールと呼ばれるツールにアクセスできますOutlookモバイルアクセス- Exchange管理者にURLにサーバー上の「OMA」を依頼してください。）

多くの人々は、Microsoftの完全なモバイル体験を見たことがありませんなぜなら、彼らは単にOutlookのデスクトップバージョンを使用しているため、またはMicrosoft Exchange Server上にないからです。しかし、Exchangeが電子メールだけでなく、カレンダー、連絡先、タスクも同期するだけでなく、ActiveSync（またはBlackBerrysのような他のサードパーティサービス）を介してこの情報をオフラインで完全にアクセスできるようにするため、これをMicrosoftに渡さなければなりません。

Exchange Serverにアクセスできないが、ほとんどの場合Outlookを好む場合、Gmailをメールホストとして、OutlookをIMAPアプリケーションとして使用することが最善の策です。かどうか/方法を確認しますMobileme風景を変えます。

モビリティ評決：Exchange Winsの展望。また、非交換Outlookユーザーは、Gmailでメールをホストして、とにかくモバイルツールを取得できます。

サポート

ちょうど今日、私はあなたのドメイン構成のために彼女のGoogleアプリを使って友人を助けようとしました、そして、彼女は有料プランにサインアップしていました。彼女は最終的にあきらめました。好むと好まざるとにかかわらず、Microsoft Outlook/Exchangeプラットフォームでビジネスレベルのサポートを見つける方が簡単ですGoogleよりも。

私はさまざまな目的でホストされたExchangeアプリとGoogleアプリの両方を喜んで使用しますが、重要なビジネスニーズには、交換の問題を支援するために電話に出ることができる人がいることを知っています。 Googleはサポートを提供していますが、非常に異なるモデルがあり、多くの企業が依存している「オンコールサポート」を提供していません。

自分でやるなら、自分でExchangeをセットアップするよりも、ドメイン用のGoogleアプリを台無しにする可能性ははるかに少なくなります。ただし、ホストされた交換プロバイダーと資格のある技術者の大規模なプールは、あなたがそれらを最も期待していないときに起こるトリッキーな問題のより良い代替手段です。

注：あなたが「ファミリーオタク」なら、あなたのドメインにGoogleアプリを入手することを強くお勧めします。私は最近、兄弟、両親、祖父母をこれに切り替えました。それは新鮮な空気の息吹です。 Exchangeは少し費用がかかりすぎて、家族のテクニカルサポートのためのオプションでした。

サポート評決：Outlookは、より大きなサポートエコシステムを持つことで勝ちます。

調査結果テーブル

- >細かい印刷：これらは単なるものです私の 意見。これらをライフハッカー、上からの言葉などと見なさないでください。私は両方の製品がとても好きです（見通しもあります！）、それらは非常に異なっています。

結論、そして未来がどうなるか

OutlookとGmailは、電子メール組織に対して非常に異なるアプローチです。時間が経つにつれて、Googleはさらに機能を追加し始め、Microsoftは検索と縮小された複雑な機能を改善しました。彼らは非常に異なって非常に明白な根を持っていますが、物事は変化しています。

私は個人的にビジネスの対応と責任の管理に見通しを使用し、ソーシャルメディアおよびほとんどのWebアクティビティにはGmailを使用します。一部の人々は自分のアクティビティを組み合わせて、1つの電子メールアプリケーションだけを選択しますが、それも問題ありません。

一つのことが明確であれば、Gmailはビジネスに使用できるますます成熟した製品になったということです。ポストニの買収により、Googleは提供され始めていますエンタープライズレベルのサービス（コンプライアンスアーカイブ、サービスレベル契約、より包括的なスパムポリシーなど）。タスクの追加ととの統合が予測されていますGoogle検索アプライアンスMicrosoftに対してGoogleを正方形に配置します。

同時に、Microsoftは、主にホストされたExchangeの提供と現在ホストされているMicrosoft CRMを使用して、サービススペースとしてソフトウェアを長い間進歩させてきました。今月初め、マイクロソフトはそれが始まると発表しましたこれらのサービスを直接提供しますパートナーだけでなく、1か月あたりユーザー/ユーザーが1ドル未満の開始価格（現在は5人のユーザーの最小値があります）。これにより、それらはGoogleに対して真っ直ぐに配置されます。

ここでの競争は、知識労働者としての私たち自身の生産性の大部分であるため、私たちの成功にとって重要です。あなたが選ぶツールに関係なく（Thunderbirdは非常に素晴らしいです！）、あなたはたくさんの会社といくつかの歓迎すべき変更があります。

ジャレッド・ゴラニック生産性の伝道者ですアウェイフィンド、メールのチェックを停止するのに役立つツール。彼のブログで彼の時間を節約するハックをチェックしてくださいtechnotheory.com。