テクノロジーが贅沢な生活を提供すると約束されているにもかかわらず、私たちの多くは、物理的およびデジタルの受信箱の管理にかなりの時間を費やしていることに気づきました。この便利なガイドを使用してストレス負荷を軽減してください。
写真提供者スパルタ。
たとえば 1980 年代より前のどの時点でも、あなたが労働者だったとしたら、管理しなければならない受信トレイの非常に小さなプールしかありませんでした。あなたが指揮系統の中で十分に重要な人物であれば、職場に物理的な受信箱があり、オフィスの秘書から電話メッセージを受け取るかもしれません。自宅では、郵便配達員からの郵便物と、外出中に家にいた誰かが録音した一連の電話メッセージを受け取ります。あるいは、電話に出る人が家にいない場合はまったく録音されません。それがそれでした。忙しい人なら「受信箱」は 4 つ、そうでない人ならその半分です。
一方、現代の労働者は、大幅に大量の受信トレイを持っています。ほとんどの人は、物理的な受信ボックス、メールボックス、電子メール、ボイスメール、さまざまなソーシャル ネットワークやオンライン サービスの受信ボックス、およびそれらすべてを複数持っています。
次のチェックリストは、受信トレイの状況を把握し、受信トレイの数を減らすのに役立ちます。
1. 実際にある受信トレイの数を評価します。記録するには、紙とペンを用意するか、TXT ドキュメントを開いてください。
電子メールの受信箱はいくつありますか?それらは何のためにあるのでしょうか？使用頻度の低い電子メール アカウントと使い捨てアカウントを必ず含めてください。
ボイスメールボックスはいくつありますか?それらは何のためにあるのでしょうか？
家の中で物が放置されている場所は何カ所ありますか?これらはあなたの家の受信箱です。
職場で「任せきり」の場所はどれくらいありますか?これらは仕事用の受信箱です。
他にどんなコレクションポイントがありますか？携帯電話のメモ機能やポケットに入れておくメモ帳などを考えてみましょう。これらは一時的な受信トレイであり、1 日のある時点で分類して消去する必要があります。
この時点で、リストを書き換えて物理的な場所や目的別にグループ化することを検討してもよいでしょう。リストの先頭にある一連のヘッダーは、仕事、自宅、および深刻な趣味や所属する組織など、受信トレイに蓄積されるその他の重要な領域である可能性があります。
2. 受信ボックスが冗長であるか、または不要であるかどうかを判断します。あなたの即座の反応は、あなたの受信箱はどれも冗長ではない、あるいはあなたなら受信箱を持たないだろうと抗議するかもしれません。ただし、リストを批判的に見ると、異なる反応が得られる可能性があります。携帯電話のボイスメールと自宅の固定電話のボイスメールがある場合はどうなりますか? 2 つの独立したボイスメール ボックスがある場合、両方を管理する手間をかける価値があるかどうかを判断するのはあなた次第です。考慮事項:
特定の受信トレイを使用しているユーザーを新しい受信トレイの使用に移行できますか?
受信箱は本来の目的を果たしていますか?そうでない場合は退職することは可能でしょうか？
この受信箱のチェックと管理に費やした時間は、何らかの報酬をもたらしますか?もう一度、退職できるかどうか自問してください。
3. 可能な場合は、受信トレイを統合します。テクノロジーのおかげで、私たちはより多くのことに取り組むことができるようになったと考えられていますが、同時に、ツールとタスクを統合して作業負荷を軽減する無数の方法も提供してくれました。前のステップでは、受信トレイの 1 つを使用しているユーザーを別の受信トレイを使用するように移行できるかどうかを検討しました。もう 1 つの賢明な方法は、マージをバックエンドで実行し、面倒な作業をコンピューターに処理させることです。
電子メールを 1 つのアドレスに転送したり、その 1 つのアドレスを使用して複数のアカウントを確認したりできますか?今年の初めにご案内させていただきましたGmail を使用して複数のメール アカウントを管理する方法。
可能であれば、ボイスメールを Google Voice に移行することを検討してください。をまとめました。移行をスムーズにするための詳細なガイド統合されたボイスメール ボックスを活用します。
受信トレイを別の受信トレイと結合したり、すべてをまとめて削減したりできない場合は、より効果的な手順を実行してください。たとえば、ボイスメールをチェックするのが嫌いな場合は、ボイスメール メッセージに「1 日に 1 回、このボイスメール ボックスをチェックします。緊急の場合は、本社の電話番号 555-555-1212 に電話してください。」などの指示を追加することを検討するとよいでしょう。
4. 受信箱を空にするスケジュールを設定し、それを守ります。これは難しい点です。ユーザーは 2 つの方法のいずれかで受信箱をチェックします。彼らは、メールをチェックするのが好きか（個人の電子メール アドレスをチェックして何か楽しいことが入っていないか確認したり、Facebook にログインして友達から何か連絡が来ていないか確認したりするという断続的な強化を考えてください）、チェックすることを嫌います（会社の退屈なボイスメールを想像してください）。 ）。生産性の観点と健全性の観点の両方から見た解決策は、受信トレイを管理するスケジュールを作成し、それを遵守することです。
各受信箱をチェックするのに最も効率的で最も重要な時間帯を検討してください。この時間に従ってグループ化します。
受信箱をチェックするのに最も現実的な場所はどこなのかを考えてみましょう。郵便配達員が来る 10 時半に物理的な郵便受けをチェックするのが最も時間厳守かもしれませんが、30 マイル離れた職場にいる場合、それはほとんど現実的ではありません。
受信トレイのメンテナンスのスケジュールを作成します。考えられるスケジュールとしては、仕事用の受信箱を午前 10 時にチェックし、午後 4 時に再度チェックしてから帰宅の準備をし、個人用の受信箱を 1 日 1 回午後 7 時にチェックするというものがあります。個人のスケジュールは人によって異なりますが、受信トレイの管理が主な仕事にならないようにスケジュールを作成することが重要です。
受信トレイを完全に削除することは、たとえどんなに望んでいたとしても、必ずしも可能なわけではありません。しかし、時間をかけて受信トレイを評価し、トリミングしたり、他のボックスに統合できるものを探したりすることで、新しい入力を維持しようとする永続的なループに陥らないように、受信ボックスを管理するスケジュールを維持すると、受信ボックスが多すぎることによるストレスを軽減できます。
共有したい独自のヒント、トリック、または受信トレイのホラーストーリーがある場合は、コメントでそれについて聞いてみましょう。
