あなたは多忙な生活を送っており、やるべきことリストは 1 マイルにも及びます。残念ながら、To Do リストに新しいタスクを追加するだけでは、実際にそれが完了するとは限りません。職場でも家庭でも、やるべきことをしっかりとこなし、自分のやるべきことを常に把握し、すべてのタスクを無駄にするのではなく、どうすればよりスマートに働くことができるかを考える少しの時間さえ持てたら、素晴らしいと思いませんか?日？毎週のレビューをスケジュールに組み込むだけでよいので、簡単に実行できます。
週次レビューとは何ですか?
簡単に言えば、週次レビュー毎週、通常は 1 ～ 2 時間の特別な時間を設け、今後 1 週間の準備を整えることに専念し、漏れがないようにします。方法については後ほど説明しますが、覚えておくべき重要なことは、レビューはあなたが私生活と仕事の管理者となり、タスクを整理し、フォローアップする必要がある人のリストを作成し、優先順位を調整して、実際に重要なことに常に取り組むことができるようにします。写真提供者デビッド・チコ・ファム。
これは、実際にレビュー時間を費やすべきではないことも意味します働く。今こそ一歩下がってください、自分の仕事と結びつける、そして経営者、つまり1つの会社のCEOのように行動します。レビュー中は、優れたマネージャーと同様に、細かく管理するのではなく、優先順位を設定することが重要です。
デビッド・アレン人気の高い生産性テクニック「Getting Things Done」の考案者であり、週次レビューの提唱者である彼は次のように述べています。週次レビューを行っていない場合は、GTD を実際に実践していないことになります。。もちろん、毎週のレビューを利用するために GTD に従う必要はありません。必要なのは、自分の仕事と生活をより良くこなしたいという願望だけです。
週次レビューは次の 3 つのことを行うのに役立ちます。明確になり、最新情報を取得し、創造的になりましょう。
クリアする。時間をかけてワークスペースを整理し、受信トレイを空にしてください。次に、プロジェクトを確認します。どれが最も重要ですか?来週にマイルストーンが予定されているものはどれですか?優先順位と緊急度で整理すると、来週始めたときに、何も考えずに何を始めるべきかがわかります。
最新情報を入手。カレンダーを見てください。おそらく来週、大規模なソフトウェア アップグレードについて上司と大きな会議があるのに、ベンダーに電話して詳細を確認するのを忘れたとします。その電話を来週のカレンダーに入れて、上司との会議の前にリサーチするのに十分な時間を取りましょう。最後に、メールをチェックして、入力を待っている人がいないか確認してください。メモを作成したり、来週連絡する予定を立てたりしてください。
創造力を発揮する。個人の Web サイトの再デザインなど、ずっとやりたいと思っていたプロジェクトに目を向けて、それらのプロジェクトのどの部分を自分のスケジュールに組み込むことができるかを考えてください。どうすれば効率を高めることができるかを考えてください。おそらく、あなたはシステム管理者で、サーバーにパッチをプッシュするために毎週費やす時間を短縮する新しいツールがあるかもしれません。助手席に座るのではなく、少し時間をかけて自分の人生の前に出てみましょう。
まず最初に: カレンダーに記入する
週の終わりでも、仕事で対処しなければならない毎週の大きなイベントの翌日でも、自分にとって都合の良い日を選び、その日の終わりに週次のレビューをカレンダーに記入します。週次レビュー全体の計画を立てて準備が整うまで待っていては、決して実行することはできません。理想的には、それをその日の最後にし、1 ～ 2 時間ほど予定しておくとよいでしょう。写真提供者ジョー・ランマン。
毎週のレビューを金曜日の午後 5 時にスケジュールし、通常はオフィスを出る午後 7 時まで延長しました。長い時間のように聞こえますが、それだけの時間が必要になるのは、作業を始めて、やるべきことがたくさんあるときだけです。時間をかけて練習すれば、毎週のレビューを以下の内容にまでまとめることができるかもしれません。30分。不可能ではないですし、早く終わったら早く帰れるでしょう？いずれにせよ、カレンダーに記入しておけば、残りは後からついてきます。
チェックリストを作成する
週次レビュー チェックリストは、上記の 3 つの柱すべてに確実に取り組んでいることを確認するために不可欠なツールです。基本的なレビュー チェックリストは次のようになります。GTD タイムズ提供:写真提供者かるか（シャッターストック）。
クリアする
バラバラの紙や資料を集める
受信箱をゼロにする
頭を空っぽにして
最新情報を入手
アクションリストを確認する
過去のカレンダーデータを確認する
今後のカレンダーを確認する
待機リストのレビュー
プロジェクト (およびより大きな成果) リストを確認する
関連するチェックリストを確認します
創造力を発揮する
いつか/もしかしたらレビューする
創造的かつ勇気を持って行動しましょう
さらに詳しく知りたい場合は、David Allen が提案します。テンプレートのチェックリスト(無料ですが登録が必要です) 彼のサイトから始めてください。これです(週次レビューまでスクロールダウン) も良い例です。 GTD フォーラムでは、一部のユーザーが自分たちのものを共有したインスピレーションのためのチェックリスト。テンプレートを使用する場合でも、テンプレートを最初から作成する場合でも (長くする必要はありません。毎週確実に実行したいものだけです)、必要なものを必ずテンプレートに入力してください。レビューそしてそうではありませんする。週次レビューでは作業に時間を費やすべきではなく、ただレビューするだけであることに注意してください。
私のチェックリストは私の活動に合わせて高度にカスタマイズされており、テンプレートから始めた場合でも、あなたのチェックリストも同様である必要があります。たとえば、紙を扱う仕事をしないのであれば、毎週デスクの掃除に時間を費やす必要はありません。また、毎週のレビューに個人的な活動を含めることを忘れないでください。家を改装していますか?アパートの模様替えを計画していますか?それらの項目もチェックリストに入れて、進捗状況を確認することを忘れないようにしましょう。
トリガーリストを試してみる
チェックリストを作成するのが難しい場合は、「トリガー リスト」を使用して毎週記憶を呼び起こすことを検討してみてください。トリガー リストは、忘れ物がないことを確認するために毎週のレビュー中に目を通す必要がある項目の長いリストです。記憶を呼び起こし、忘れてしまったものを思い出すのに役立つように設計されています。できる方法についてはお話ししましたが、学校や個人のプロジェクトにトリガー リストを使用する、生産性の第一人者マーリン・マン これを43Foldersで公開しましたずっと前にプロのプロジェクトのために。
独自のトリガー リストを作成するには、テンプレートをコピーして貼り付け、意味のないものをすべて削除し、プロジェクトや生活の中で少しフォローアップが必要な可能性のある領域についてブレーンストーミングを開始します。次に、それらをトリガーリストに追加するだけです。チェックリストと同様に、PTA の取り組み、地域グループ、家族のイベントなど、私生活も忘れずに追加してください。ワークライフバランスと社交イベント。仕事の計画に時間を費やしている間に、個人的および社会的な約束が積み重なってしまうのは最も避けたいことです。 「ある企業の CEO」の例えに基づいて、自分自身を仕事の CEO だけでなく、人生全体の CEO であると考えてください。同じ会社の別の部門かもしれませんが、1 つが失敗すると、すべてが失敗します。
レビューを見てみる
週次レビューが始まる予定になったら、気合を入れましょう。立ち上がって、机やオフィスの周りを軽く歩き回ってください。コーヒーを飲むか、ウォーターボトルを補充してください。あなたはそれを楽しみにしていることを確認してください。あなたはもうすぐ週の帳簿を締めようとしています。それは幸せな機会であるはずです。デスクに戻ったらヘッドフォンをつけて、気を散らすものを避ける、お気に入りの曲やプレイリストを起動します (実際、GTD フォーラムでは、多くのユーザーが「週替わりレビューテーマソング」を持っています) 始めてください。写真提供者ダン・フォイ。
チェックリストをしっかり守ってください。 3 つの柱 (明確、最新、創造的) を念頭に置いて構築した場合は、シンプルな To-Do セットが目の前にあるはずです。受信箱を整理しましょう。方法がわからない場合は、次のことを検討してください信頼できるトリオと一緒に受信箱を空にする。実行可能な予定や責任をカレンダーに追加します。 To Do アプリを起動して、すでに行ったことをすべて消去し、思いついた新しい To Do を追加します。最後に、チェックリストの創造性に関する項目で振り返りを締めくくります。それが研究であれ、学びたい他の人々と話すことであれ、ただお茶を飲みながら座って、どうすれば努力せずに賢く仕事ができるかを考えることでも構いません。
あなたがそうであることを確認してくださいレビュー中そしてそうではないやってる
週次レビューをしようとするときによく陥る罠の 1 つは、レビューする代わりに実際に何かをすることに多くの時間を費やしてしまうことです。週次レビューは少数のタスクにしか機能しない、または週次レビューには何時間もかかると言っているのを聞いた場合、問題は、ソフトウェア ベンダーに折り返し電話する時間をスケジュールするのではなく、実際に時間がかかっていることかもしれません。あなたのレビューから電話してください。その罠にはまらないようにしてください。すぐに実行して、面倒な作業から外したくなる誘惑に駆られますが、経験則として、To-Do を完了するのに 2 分以上かかる場合は、中止してスケジュールを設定するか、予定に入れてください。 ToDoマネージャー。
実際の週次レビューの実際の様子
私は毎週チェックリストとトリガーリストを使用してレビューを行っており、毎週金曜日の午後にスケジュールされています。タイムゾーンをまたがるチームで作業するのは難しいかもしれませんが、重要なのは、気が散ったり中断されたりしない時間帯にスケジュールを立てるようにすることです。私の毎週のレビューは通常約 1 時間ですが、その流れは次のとおりです。写真提供者リサ・ヤロスト。
0 ～ 15 分: メールや紙のメモを整理する。インタビューのメモ、新しい連絡先、フォローアップしたい電子メールはすべてファイルに保存されます。 1 ～ 2 分以内に返信できるメッセージがあれば返信しますが、調査が必要なものは何もありません。
15 ～ 45 分: アイデア、プロジェクト、カレンダーの予定を確認します。ここで私はほとんどの時間を費やします。私は自分のアイデアバンクを調べます（次の場所に保存されています）ワンダーリスト、私はそれを先週言及した）、古いものはすべて破棄し、新しいアイデアを追加し、可能な場合は日付を割り当てます。 ToDo アプリにアクセスします (リコール、私が愛用しているもう一つのツール)、古いタスクや完了したタスクをクリアし、カレンダー、割り当て、トリガー リストに基づいて新しいアイテムやフォローアップ アイテムを追加します。
45 ～ 60 分: ブレーンストーミング。ここでアイデアバンクに戻り、書きたい、またはもっと知りたいトピック、調査する価値のあるニュースの項目、注意が必要な個人的なプロジェクトなどについてブレインストーミングを開始します。
メリットを享受する
私の毎週のレビューは 1 時間に設定されていますが (私がプロジェクト マネージャーだったときは 2 時間でした)、お茶を一杯飲んでも飲んでも、通常は約 45 分かかります。慣れるまでに時間がかかりましたが、時間をかけて一歩下がって、やるべきことに再び取り組むと、なぜそれらをしなければならないのか、本当に重要なことは何なのか、実際に時間は何なのか、サポートが必要なものは何か、そして実際にどのくらいの帯域幅があるのかを理解し始めます。上司が「それで、何を考えているの？」と尋ねたときに、答えをごまかさずに答えることができるようになり、来週末に隣人の造園プロジェクトを手伝う時間があるかどうかが実際にわかるようになります。写真提供者濡れたウェブワーク。
ほとんどの人は、毎週のレビューを始めるのは難しいことだと考えていますが、必ずしもそうである必要はありません。これらのツールを使用すると、習慣化が少し簡単になり、一度習慣化すると、そのメリットが生活全体に現れることを願っています。より整理整頓ができるようになり、忘れたことや取り組まなければならないことがあるのではないかと迷うこともなくなり、何か重要なことを忘れたのではないかと心配することもなくなります。あなたはコントロールすることができ、そのコントロールにより、変化が起こったときにそれを受け入れる柔軟性が得られます。
本について毎週レビューをしていますか?どれくらいですか？チェックリストに従いますか、それとも何か違うことをしますか?以下のコメント欄であなたのテクニックを共有してください。
写真提供者スティーブ・チュクロフ。
