ジーナ・トラパーニ著
2006 年になったかもしれませんが、ほとんどの人はまだ電子メールの正しい使い方を知りません。無関係な件名、トップ投稿、過剰な CC 送信、とりとめのない話題、単一スレッド内でのトピックの混在など、電子メールの悪い習慣のリストは続きます。ひどいネチケットのせいで特派員の手首をたたくような面倒な知ったかぶりになるのではなく、より巧妙な方法を使って、メールを書く相手にメールのより良い習慣を教えましょう。
重要なのは、例を挙げて教えることです。ここでは、無知な人からのスパゲッティメールメッセージをより効果的なコミュニケーションにまとめ、将来的により良い習慣に向けてそっと誘導するいくつかの方法を紹介します。
件名を編集します。
同僚からの件名は「こんにちは」で、その中で同僚は休暇はどうだったのか、スミスの記事のアーカイブ ページへの Web サイトのリンクを更新してグラフィックを少しだけ拡大してもらえないかと尋ねています。返信するときは、スレッドの残りの部分が簡単に識別、並べ替え、検索できるように、件名をよりわかりやすいもの、つまり「Re: Smith ストーリーの最新情報 (was: こんにちは)」に変更してください。
完全な対応を促進します。
それぞれに応答が必要な複数の部分を含むメッセージを送信する場合は、メッセージを改行またはアスタリスクでフォーマットして、わかりやすく簡単に送信できるようにします。つまり、次の代わりに:
Hi Jane,Got your message about Tuesday, thanks! What's the conference room number? Turns out I'm going to drive instead of take the train. Will I need a parking pass? Also, I have the Powerpoint presentation on my laptop. Is there a projector available I can hook it up to, or should I bring my own?
これに従ってください:
Hi Jane,I'm all set for Tuesday. A couple of questions for you:* What is the conference room number?* If I drive, who should I talk to for a parking pass?* Is there a projector available that I can connect my laptop to?
ジェーンが質問の塊を含むメッセージを送信してきた場合は、彼女の応答を部分ごとに分割し、それぞれにインラインで応答します。
From: を最適なアドレスに設定します。
私の個人メール アドレスにライフハッカー関連のメールが大量に届きますが、それらの受信箱を別にしておきたいと考えています。そのため、誰かが私の個人ボックスにメッセージを送ってくるたびに、返信を押しますが、From: フィールドを私の編集者の lifehacker.com アドレスに変更します。これは、スレッドの残りの部分が私の Lifehacker 受信箱に送られ、受信者がアドレス帳の私の Lifehacker パーソナリティのエントリを更新することを意味します。
数時間後に返信します。
電子メールは、即時、リアルタイムのコミュニケーションを目的としたものではありませんでした。たとえリアルタイムで電子メールをチェックしているとしても (他に用事がない限りチェックすべきではありません)、緊急以外のメッセージ、特に同僚からのメッセージにはすぐに返信しないでください。それは将来に対して不可能な期待を抱かせます。私の目標は、クライアントや読者からの迷惑メールに数時間後、24 ～ 48 時間以内に返信することです。
行動の期待値を設定します。
電子メール メッセージに数分以上かかるリクエストが含まれている場合は、期限はいつか、開始するために必要なその他の詳細、完了までにどれくらい時間がかかるか、現場での忙しさについて質問して返信します。一瞬。素早い返答は依頼者を喜ばせるだけでなく、あなたの時間が商品であることを示します。この種の質問は、多くの場合、重要でないリクエストを無視して無効にし、必要なリクエストのスケジュールを立てるのに役立ちます。
受信箱の外に出ましょう。
多くの場合、電子メールは人々のデフォルトのコミュニケーション手段ですが、万能薬ではありません。話し合いによっては、直接または電話で行う方がよい場合もあります。不明瞭、とりとめのない、炎上、長すぎる、またはわかりにくいメッセージを受け取った場合は、途中でメッセージを打ち切ります。 「電話で相談しましょう。電話番号は何ですか、いつ電話するのが良いですか?」と答えるだけです。複雑な意思決定や議論がいかに迅速に行われ、受信トレイの外で行われるようになるかは驚くべきことです。言うまでもなく、口調が変わり、デリケートな主題に関する誤解が減少します。
メール リストの基本を優しく (しかししっかりと) 教えます。
メーリング リストの初心者がリスト全体に 1 人か 2 人宛てのメッセージを返信するのを何度見たかわかりません。あなたがリスト管理者である場合、または単なる参加者である場合は、メッセージの送信先アドレスを再確認し、リスト全体に関連するメッセージのみをリスト アドレスに送信するよう、優しく注意してください。これをリストから外してください。人前でお尻を叩かれるのが好きな人はいません。
電子メールを最大限に活用する方法を他の人に教えるためのヒントはありますか?受信トレイに何か問題や問題がありますか?コメントまたは lifehacker.com のヒントでお知らせください。
この記事にインスピレーションを与えてくれた読者の Grant Barrett に特別に感謝します。この洞察力に富んだコメントそれで私は「へー！私もそうするんだ！」と思いました。
ジーナ・トラパニライフハッカー編集者は、電子メールが効果的に使用される世界を夢見ています。隔週の彼女の特集、生きるオタクは毎週水曜日と金曜日にライフハッカーに掲載されます。購読するGeek to Live フィードニュースリーダーで新しい記事を入手するには、
