7種類のメールとその対処法

仕事からのメッセージであれ、驚くべき遺産に関する不審な挨拶であれ、私たちは毎日受信箱の過負荷に対処しています。ただし、受信したすべてのメールを 7 つの基本カテゴリに分類すると、丸一日かかることなくメールをより簡単に処理できます。

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もちろんありますたくさんの戦術使用できますに電子メールに対処する, しかし、まずはこれら 7 つのカテゴリとは何か、そしてそれらをどのように活用するかを見てみましょう。

電子メールの 7 つのカテゴリ

返信する必要はありませんし、読むことも重要ではありません。アーカイブや削除機能も惜しみなく適用！ほとんど読まないニュースレターの場合は、ご自身で購読を解除してください。何らかの情報があれば、本当に重要なのは、それが別の方法、たとえば個人的なネットワークを通じて届くと信じてください。
ファイルして保管してください。例には、税金の領収書、素晴らしい電子メールの例、次回プロジェクトに取り組むときに必要な情報などが含まれます。これらのフォルダーを作成すると便利ですが、分類に夢中にならないでください。多くのフォルダーを作成していることに気付いた場合は、次のことを行う必要があります。単純化するあなたの仕事や人生。実際にメールを見つける必要がある場合は、検索機能を使用する練習をしてください。
オプションの応答。返信する必要はありませんが、返信したほうが丁寧です。
暇な時間は読書。読むと良いですが、必須ではありません。できるだけ多くのメールをこのカテゴリ (および前のカテゴリ) に入れるように練習してください。これはメールの生産性を向上させる鍵となります。
応答必須今日—重要で緊急の場合はすぐに返信するか、勤務時間の終わりに受信箱を空にするときに返信してください。
応答必須(例: 上司、パートナー、クライアントからのメール)でも今日は違います。距離が遠近感を生み出します。メールに今日返信する必要がない場合は、返信したい日 (月曜日、火曜日など) の名前を付けたフォルダーにメールを入れ、その日にそのフォルダーに移動します。たとえば、「今日のメールフォルダーを開く」を含む「朝のチェックリスト」に従うとよいでしょう。これを自動化するために使用できるツールがいくつかあります。Gmail 用 RightInbox（私はこれを使っています）そしてFollowUpThen.comまたはフォローアップ.cc。
未定。分析によって麻痺するのではなく、上記のカテゴリのいずれかに分類してください。おそらく1位か2位でしょう。

#2-5 用の電子メールフォルダーの作成を検討してください。 #2 は、プロジェクトによっては複数のフォルダーになる場合があります。 #3 と #4 はそれぞれ 1 つのフォルダーのみにすることができます。

#5 は複数のフォルダーにすることもできます。つまり、平日ごとに異なるフォルダー、月ごとに別のフォルダーセットを使用することも、上記で提案した自動化ツールを使用することもできます。

メール処理をより効率的にする

持っています特定の時間メールを処理するため。私は毎日の勤務終了時に 30 分かけてメールの受信箱をゼロにしています。これは、一日中受信トレイをゼロにしようとするよりも効率的です。なぜ？「バッチ処理」の原則のためです。の少ない活動を切り替えることがよくありますが、もっとあなたが経験しがちな流れと効率。
緊急のメールが届いたらどうしますか？だからこそ私はする一日中 (1 時間に 1 回程度) メールをチェックして、何か緊急なことがあるかどうかを確認しますそして重要。すぐに応答する必要がある場合は、そうします。そうでない場合は、その日の終わりまで応答を保存します。これを覚えておいてください:距離が遠近感を生み出します。メールへの返信を長く待てば待つほど、問題についてより多くの視点が得られます。場合によっては、一日の終わりまでに問題が自動的に解決されることもあります。人は自分で物事を解決すると、その過程でさらに力を発揮できるようになります。
メールをチェックしていないときは、メールソフトを閉じてください。少なくとも、新規メールの数が増えないようにしてください。こうすることで、メッセージを受け取っているかどうかを考え続けて、潜在意識のエネルギーを消耗することがなくなります。そして間違いなく電子メール通知をオフにする—オーディオとビジュアル—新しいメッセージ用。あなたは原子力発電所で働いているわけではありません。 (たとえそうしていたとしても、本当に緊急なものは電子メールでは届きません。)
受信トレイを処理すると、1つ1 日の時間を設定する (仕事の終わりに行うことをお勧めします。そうすれば、1 日を終えようというモチベーションが高まり、自然にメールの処理速度が上がります)。ゲームのようにメールを迅速に処理するという意図を設定します。 (試してみることもできます「メールゲーム」ツール。）自分自身に言ってください。」次、次、次、「ほとんどのメールを削除またはアーカイブすると、メールのひとつひとつにエネルギーを費やす必要はありません。
短いメールを書きます。とは何ですか一つの主要なことコミュニケーションをとりたいですか？簡潔に言ってください。メールが短ければ短いほど、メールの返信も短くなる傾向があります。全員の時間を節約できます。
しかし：ポジティブでフレンドリーであること。電子メールは人間関係を急速に構築したり、悪化させたりする可能性があります。私は常に、励ましと親切な印象を与えるように努めており、受信者や状況について感謝の意を表す言葉でメールを始めたり終わらせたりしています。たとえば、「思いやりのあるメッセージをありがとう！」または「残りの週がうまくいきますように！」ほとんどの電子メールの主な目的は次のとおりであると考えてください。リレーショナル（その関係における信頼を向上させる）そして二次的にトランザクション的な（質疑応答、アイデアの提案など）
1 日 1 回の受信トレイの消去を行うときは、次からのメールを処理します。トップダウン。サボってしまうと、通常は非効率になります。ゼロにするためにはクリアする必要がある全てとにかく受信箱のメールなので、一番上の（最新の）メッセージから始めてください。そして、ほとんどの日 (または少なくとも週に 1 回) に受信トレイが空になっていると、明らかに気分が軽くなり、幸せになったように感じられます。試してみてください。
数通のメールだけを開く、残りをアーカイブ/削除しながら。私たちのほとんどはニュースレターを購読しすぎており、数か月ごとに、読んだ数よりも多くのニュースレターを購読していることに気づくでしょう。開いて応答することを決意するだけです。個人的でプライベートなメール。残り？上記の7種類に分類します。また、選択した電子メールクライアントで電子メールをすばやくアーカイブ/削除する方法を学びましょう。たとえば、Gmail では、ページの上部にあるチェックボックスをクリックすると、すべて選択をクリックし、「アーカイブ」をクリックして受信箱からすべてを取り出します。私はこれをします後返信する必要のあるメールには返信しました。その後、残りをすぐにアーカイブします。
作成を検討してください電子メールテンプレート。同じ内容で返信する場合は、その内容をコピーして電子メールテンプレートと呼ばれるドキュメントに貼り付けます。電子メールを処理するときはいつでも、その文書を開きます。
時間が残っていたら電子メールの処理時間に余裕があれば、上記の作業を行った後、または空いた時間に、オプションの応答メールフォルダーとオプションの読み取りメールフォルダーにアクセスして、少しずつ作業を進めることができます。。覚えておいてください: これらはオプションなので、少し時間があるときに何でもやってください。バランスあなたの人生において、オプションのフォルダーをクリアすることよりも重要です。