あなたが何をしているかは問題ではありません。現代の仕事では、一日中四六時中、全員があなたにメールを送りつけてくることが求められているようです。圧倒され、もうきれいな受信トレイには戻れないと感じている場合は、増え続けるメールの山を管理するのに役立つ 10 のお気に入りのヒントをご紹介します。
10. 電子メール クライアントについて知る
電子メールを効果的に管理しようとしているのであれば、クライアントがどのようなものであっても、電子メール クライアントの扱い方を熟知している必要があります。私たちは Gmail の大ファンで、これまでにたくさんの記事を書いてきました。Gmailマスターになる方法、 含むお気に入りの実験的な Gmail 機能のいくつか 必ず有効にする必要があります。 Gmail ユーザーでない場合は、Gmail についてのヒントをたくさん書いています。見通しそしてサンダーバードただし、もう少し詳しく学ぶためにクライアントのドキュメントを読んでも間違いはありません。
9. メールの価値観を知る
メールのやり取りに多くの時間が費やされる書き込みメールを送信し、以前に送信したメールとの混乱を解消します。良いメール習慣を実践することで、メールに費やす時間を減らし、仕事に多くの時間を費やします。明瞭さ、簡潔、実行可能なものにする、 そして関連性。シンプルなアイデアを伝えるのに費やす時間が減れば、受信箱を調べる時間も減ります。
8. 優先メッセージのフィルタリング
https://youtu.be/5nt3gE9dGHQおそらく、受信したすべてのメールにすぐに注意を払う必要があるわけではありません。重要なメッセージをフィルターで除外すると、時間がないときに返信するメールに優先順位を付けて時間を無駄にすることがなくなります。Gmail の優先受信トレイは、これを自動化する素晴らしい方法です、おそらく次のようにしても同様のことを達成できますが、どの電子メールクライアントにもいくつかの巧妙に作成されたフィルタが含まれています。
7. あまり頻繁にチェックしないでください
何をするにしても、メール通知の奴隷になってはいけません。小さなポップアップが表示されたり、小さな音が聞こえたり、アイコン バッジが別のポイントに登るのを見るたびにメールに返信していると、生産性が低下します。メールチェックに最低 15 分の時間を割り当てます: メールが届くようにし、新しいメールが届くたびにチェックするのではなく、1 日を通して定期的にチェックします。朝一番にチェックしないでください、あるいはあなたがするでしょう一度もない何でもやり遂げる。
6. タイムリーに対応する
メールに素早く返信することで、プロフェッショナルな印象を保ちます、しかしそれはバランスをとる行為です。2-2-2 ルールに従ってみてください、メールの到着から 2 時間以内に返信することを目指すと書かれています。今すぐ返信する時間がない場合は、Gmail の Boomerang のようなサービス後でそれを思い出させて、受信トレイの一番下に流れてしまうことを防ぐことができます。タイムリーに応答することは、すぐに応答することと同じではないことを忘れないでください。これは、ヒント 7 を破っていることを意味するだけでなく、人々があなたに次のことを期待することを意味します。いつも即座に返信しますが、これは多くの場合達成不可能な目標です。
5. 休暇中はコントロールを保つ
メールが過負荷になっていると思われる場合は、1 週間の休暇から戻ってくるまで待ってください。それは登れない山になります。休暇を恐れるのではなく、実際にメール全削除休暇を取る。不在になることを全員に知らせ、後でメールを返信するように指示する自動応答を設定し、受信したものをすべて削除します。そうすれば、空の受信箱に戻り、連絡を待つのに十分な重要なものはすべて削除されます。返送は帰宅時に再送させていただきます。
4. テキスト展開を使用して入力時間を節約する
電子メールで同じフレーズを何度も何度も入力していることに気付いたら、それを自動化しましょう。私たちはシステム全体のテキスト エキスパンダーの使用が長年提唱されてきましたテキストの小さな断片をよく使われるフレーズに置き換えます。そうすれば、返信定型文、住所、その他の面倒なテキストを入力する必要があるときに、キーボードのキーをいくつか押すだけで、次のメールに進むことができます。
3. 検索機能の使い方を学ぶ
最近の研究では、電子メール フォルダを探し回るのは、古いメッセージを検索する非効率的な方法です。これはフォルダーを使用しないという意味ではありません。メールの杭打ち者にはなりたくない、受信トレイにはすべてが山積みになりますが、それはクライアントの検索機能の使い方を学ぶことを意味します。古いメールを見つけるときは、フォルダーをクリックして調べたりしないでください。高度な検索演算子を使用すると組み合わせて良いフィルター探しているものを見つけるために。
2. 迷惑スパムを取り除く
仕事のメールだけが過負荷になっているわけではありません。受信トレイのスペースを占めているもう 1 つはスパムです。取り除くのは不可能に思えますが、スパムを最小限に抑えるために使用できるテクニックはたくさんあります。まず、どのメッセージがメーリング リストではなく自分に直接送信されたかを確認します。Outlook で色を付ける、Thunderbird で強調表示する、 またはGmail で個人レベル インジケーターをオンにする。次にできることは、「購読解除」という単語をフィルタリングしてスパムの受信を回避します、一時的な使い捨て電子メール アドレスを使用して今後のスパムをフィルタリングします。ゴミメールのようなサービスまたはメイリネーター。いくつかの追加のフィルターとツールを使用すると、次のことができます。受信トレイにスパムが（ほとんど）入ってこないようにします。
1. メールを空の受信箱に優先順位を付ける
結局のところ、受信箱をゼロにする最善の方法は、受信箱から電子メールを取り出し、それに基づいて行動し、アーカイブして保管することです。私たちは常に提唱してきました信頼できる 3 つのフォルダーを使用して受信トレイを優先順位付けする: フォローアップ、アーカイブ、保留。受信トレイに既読メッセージを残さずに過ごすことができれば、ずっと望んでいた精神的な平穏を手に入れることができるでしょう。私たちをチェックしてください電子メールによるトリアージの完全ガイドもっと学ぶために。
これらは、受信トレイをきれいに保つのに役立つ唯一のヒントではありませんが、長年にわたって私たちが最も役立つと感じたヒントの一部です。絶え間ないメッセージの集中砲火に対処するためのヒントやコツはありますか?コメントでお知らせください。
