Microsoft Outlookは、あなたの雇用場所にある会社が発行した電子メールクライアントです。そのため、それを使用して毎日受信トレイ、カレンダー、タスクリストを管理する方法を把握するのはあなた次第です。あなたがいるなら、事態を悪化させるためにロックダウンPCの管理者の権利がなければ、特別なアドオンやソフトウェアをインストールして大義を支援することはできません。幸いなことに、Outlookをカスタマイズし、キーボードショートカットを追加し、セットアップにいくつかの微調整を受けて、ゼロメッセージをゼロメッセージに下げるためのインストールなしの方法があります。
受信トレイを無料で透明に保つための私のシステムは、Archive、Follow Up、Holdの3つのフォルダーで構成されています。「信頼されたトリオ。」先に進む前に、チェックしてください信頼できるトリオを使用する入門書、以下の例はOutlookで使用されます。
信頼できるトリオでショートカットペインをセットアップします
Outlookのデフォルトのサイドバーは、アプリケーションに物を保存できるすべてのフォルダーと領域を表示します。これは、電子メールフォルダー、リスト、ノート、RSSにまたがる際立った長いリストです。最初にやりたいことは、あなたを見つめている必要のないものをすべて投げ、見たいコンテナをセットアップすることです。それを行うのに最適な場所は、ショートカットペインを使用することです。サイドバーの底でクリックしてショートカットペインを開くか、押しますCntrl+7。そこに着いたら、「新しいショートカットを追加」リンクを使用して、右側のスクリーンショットに示されているように、受信トレイ、アーカイブ、フォローアップ、タスク、カレンダー、送信されたアイテムなど、気にかけているフォルダーと領域を気にします。
受信トレイにカウントされる合計（未読の）アイテムを表示する
Outlookオファー（GmailとThunderbirdで切望していることを切望している最も気の利いた機能の1つは、読んでいないメッセージだけでなく、受信トレイにメッセージの総数を表示できることです。
これを行うには、受信トレイショートカット（受信トレイ自体ではなくショートカットパネルにあります）を右クリックします。プロパティを選択し、[一般的なアイテムの合計数を表示]をチェックします。これで、未読のメッセージだけでなく、処理しなければならないすべてのメッセージを確認できます。これは、受信トレイの合計をゼロに抑えるために出かけている人々にとって素晴らしい特典です。
移動およびコピーのツールバーショートカットを構成します
受信トレイでメッセージを処理し、信頼できるトリオを使用してそれらをファイルすると、最も実行する2つのアクションはコピーと移動です。 Outlookのツールバーカスタマイズ機能を使用して、それらのアクションごとにカスタムキーボードの組み合わせを作成できます。これが方法です。
新しいツールバーを作成します。Outlookツールバーを右クリックして、「カスタマイズ」を選択します。 [ツールバー]タブから[新しい]ボタンを押して、ツールバーに名前を付けます（「キーボードショートカット」など）。新しいツールバーをOutlookの一番上にドラッグしてドラッグして、他のツールバーの隣にドッキングします。
コピーを追加して、新しいツールバーに移動します。[カスタマイズ]ダイアログがまだ開いている状態で、[コマンド]タブに移動します。 [コマンド]タブから、[編集]カテゴリを選択します。次に、リストを下にスクロールし、「フォルダーにコピー」を新しいツールバーにドラッグアンドドロップします。 「フォルダーに移動する」コマンドでも同じことを行います。
コピーをセットアップしてキーボードショートカットを移動します。これで、図のように、1つのテキスト「フォルダーへのコピー」ボタンと1つのアイコンの2つのボタンを備えたツールバーがあります。
最初に、その移動ボタンを設定して、「デフォルトスタイル」の下で「テキストのみ」を選択して、テキストラベルを使用してテキストラベルを使用します。これで、[カスタマイズ]ダイアログボックスがまだ開いている状態で、コピーボタンを右クリックして、に変更します&1 Copyここに示すように：
＆1を忘れないでください！数字2を使用することを除いて、移動に対して同じことを行います。コピーのように、名前をに変更します&2 Move。最終的なツールバーは次のようになります。
これで、キーボードから指を外すことなく、Outlookで電子メールの処理を開始する準備ができています。ボタンのタイトル&1 Copyそして&2 MoveDOは、これらの重要なアクションに容易に覚えやすいキーの組み合わせです。受信トレイを空にするには、ALT+1（コピー用）またはALT+2（移動用）を押して、メッセージをシステムの適切な場所にシャトルします。
たとえば、Tasksリストにメールをコピーするには、ALT+1を押してからTを押してタスクを選択します。次に、オプションでタスクを編集するか、Alt+Sを押してリストに保存することができます。
完了したメッセージを移動するには、Alt+2を押してからAを押してアーカイブフォルダーを選択し、Enterを押して完了します。あなたがあなたのメッセージを通り抜けて、それらを信頼できるトリオにシャトルするとき、これら2つのショートカット - Alt+1そしてAlt+2- セカンドネイチャーになります。
このようなGTDにインスパイアされたOutlookの生産性戦略については、幸せな展望の本電子書籍、この優れた動きとコピーツールバーのヒントのための私の情報源。
クイックパーツを使用して、テキストと画像を高速な応答で再利用する
Outlookのクイックパーツ機能を使用して、画像やフォーマットされたテキストを使用しても、繰り返しの電子メール応答を打ち出します。クイックパーツギャラリーは、電子メール、カレンダーリクエスト、タスクで使用するテキストスニペットと画像のセットです。会社のロゴ、リンクとマップ付きの道順、またはよくある質問への回答などです。一方、グローバルテキスト代替アプリのようですテキストスニペットをOutlook（およびPC上の他のすべてのプログラム）に拡張できます。クイックパーツは画像で動作しますが、Texterはそうではありません。をチェックしてくださいクイックパーツの使用に関する生産性ポートフォリオブログのチュートリアル。
役立つOutlookアドオン
あなたは何と言いますか？ワークコンピューターにソフトウェアとアドオンをインストールできますか？他のいくつかのOutlookタスク関連のアドオンは、受信トレイを空にする以上のものを得るのに役立つため、それは素晴らしいことです。
あなたのメールをより迅速に通過するためのあなたのお気に入りのOutlookのトリックとアドオンは何ですか？コメントでお知らせください。
ジーナ・トラパニ、LifeHackerの編集者は、すべての電子メールアプリがOutlookのようなタスクとしてメッセージを保存できることを望みます。彼女の毎週の機能、生きるオタク、毎週月曜日にLifeHackerに表示されます。を購読しますライブフィードへのオタクニュースリーダーに新しい分割払いを入手します。
