その文書は保管しておくべきですか、それともシュレッダーにかけるべきですか?

クレジットカードの申請書であれ、保険のパケットであれ、10年前の仕事で残った401(k)のための60ページにわたる退職金報告書であれ、私たちは皆、大量の迷惑メールを受け取ります。ありがたいことに、何を保存する必要があるのか​​、何を安全に細断してもよいのかを判断するのは簡単です。また、扱うドキュメントの種類によっては、一部のドキュメントを一定期間保存する必要があります。デジタル化できるものもあれば、完全に捨ててもよいものもあります (ただし、最初にシュレッダーにかけることをお勧めします)。

永久に保管しておく必要がある書類

物理的なコピーを永久に保存しておく必要がある文書から始めましょう。

• 出生証明書と死亡証明書

• 社会保障カード

• 年金制度に関する書類

• IDカードとパスポート

• グリーンカード

• 結婚許可証

• 営業許可

• 任意の保険証券（保険会社がデジタルコピーへのアクセスを提供している場合でも、問題が発生した場合に備えて保管しておくとよいでしょう）

• 遺言書、リビングウイル、委任状

• 車の所有権とローン書類

• 住宅証書と住宅ローンの書類

一般に、証明書、ライセンス、証書など、州または連邦の問題に関連するものはすべて物理コピーを保管しておきたいと考えます。理由は 2 つあります。必要な場合に簡単にアクセスできるようにしたいのと、通常、交換するには問題の政府機関に直接リクエストする必要があるため、交換するのが面倒です。そして、進行中のパンデミックが多くの政府機関の閉鎖で証明されているように、予期せぬ理由で非常に困難になる可能性があります。

これらの重要な書類をどうすればよいかわからない場合は、「緊急時用の持ち出し袋」を常備しておくことをおすすめしますそのため、あなた（そしてあなたの愛する人）は常にどこにいるのかを知ることができます。また、Get Your Sh*t Together のような Web サイトを使用する長期保存する必要があるものをすべて集めるのに役立ちます。

しばらく保管しておく必要がある書類

保持すべき文書の 2 番目のサブセットは、たとえ短期間であっても保持する必要がある文書に関連しています。これらについては、ペーパーレス化のガイドに従ってください必要に応じてスキャンして取り込むか、スペースに問題がない場合は安全な場所に保管してください。このカテゴリのドキュメントには次のものが含まれます。

• 納税記録と領収書（7年間保存）

• 給与明細と銀行取引明細書（1年間保存）

• 住宅の購入、売却、または改善に関する書類（売却後少なくとも 6 年間は保管してください）

• 医療記録と請求書（紛争に備えて支払い後少なくとも1年間は保管してください）

• 保証書と領収書（対象商品を所有している限り保管してください）

最後に、最後のサブセットは、少なくとも最新バージョンを保持する必要があるドキュメントです。

• 社会保障に関する声明

• 年間保険契約明細書

• 退職金計画に関する声明 (401(k)、529、IRA など)

他のものはすべて細断します

その他、安全にシュレッダーにかけたり捨てたりできるものはすべて。名前、住所、電話番号、特に社会保障番号や銀行口座情報などの個人情報が含まれるものはすべてシュレッダーにかけることをお勧めします。