メールが壊れています。または、とにかく言われました。無数エッセイ、アプリ、拡張機能、およびそこにある他の方法は、電子メールの壊れたものを中心に展開していますが、それを修正する銀の弾丸はまだ見つかりませんでした。どちらかといえば、問題は悪化しています。これがその理由です。
人々がどのように電子メールを「修正」しようとしたかの簡単な歴史
私たちは皆、あまりにも多くの電子メール、無意味なメッセージ、そして私たちが必要としない他のジャンクが浸水しています。電子メールの問題は、単にそれが多すぎるということです。
電子メールがコミュニケーションの主要なモードになって以来、私たちはこの問題を修正しようとしてきましたが、電子メールエクスペリエンスをもっと良くするものはありませんでした。電子メールは一連の1回限りの会話として始まりました。おばあちゃんにあなたの新しい家のぼやけたスキャンされた写真をメールで送ります。上司からプロジェクトについて時折メールを受け取るでしょう。お気に入りのWebサイトのニュースレターにサインアップするかもしれません。最近では、すべてに電子メールを使用していますが、それを処理するためのシステムは、初期の頃とはそれほど違いはありません。
電子メールが使用されているため、管理システムとアプリが負荷を処理するためにやって来ました。しかし、電子メールの過負荷は依然として人々にとって大きな問題です。私たちはまだです通知が浸水しますそして今、私たちどこにいても電子メール通知を取得します。事実は、私たち全員がメールを嫌います何らかの理由で。だから、私たちは皆、何らかの形でそれを修正しようとしました。最も人気のある修正のいくつかを見てみましょう。
受信トレイゼロ
マーリン・マンズ受信トレイゼロ電子メールの最初の大きな「修正」の1つでした。 Inbox Zeroは、常に受信トレイを空にする（または「ゼロ」未読メッセージを使用している）電子メール管理システムです。これは、削除、委任、応答、延期、および実行する5つの個別のアクションでメールを処理することで行います。名前が示すように、主な目標は、できるだけ多くのメールを可能な限り削除することです。
Inbox Zeroにはたくさんの伴奏があります受信トレイをゼロにするためのヒント、しかしたくさんアプリも生まれました Inbox Zeroにアクセスするのに役立ちます。 Inbox Zeroの問題は、それが悪い管理システムであるということです。電子メールの過負荷の問題を実際に解決しないということです。代わりに、それを扱うだけです。フォルダーの管理、電子メールのトリアージ、物事の動きに時間を費やすことになりますが、それでも時間を費やしています。私たちのほとんどが持っているよりも多くの規律と時間が必要です。組織のジャンキーに最適ですが、実際に固有の問題を修正するのではなく、受信トレイを整頓することだけです。
信頼できるトリオ
Inbox Zeroの一種のフォローアップとして、私たちの創設者であるGina Trapaniが思いついた信頼できるトリオ。この方法では、組織用のMannの5つのフォルダーを、フォローアップ、アーカイブ、およびホールドの3つのかなりの自明フォルダーに削減しました。
Inbox Zeroと同様に、信頼できるトリオはすべて電子メールを管理することで、処理が簡単になります。まだ正しく使用するには少しの意志が必要です。それ以外の場合は、返信が必要なすべての場所で無人の電子メールが表示されるため、フォローアップと保持フォルダーを続行し続ける必要があります。そのため、Inbox Zeroと同様に、信頼できるトリオはそれらのメールを整理するのに最適であり、使用する価値がありますが、実際の問題はまだ解決しません。物事は亀裂の間に滑り落ちることになりますが、あなたはまだ電子メールを整理するのに多くの時間を費やしています。これは北極でリンゴを数えるのと同じくらい楽しいです。
ジャンクを除草するためのフィルターとラベル
Gmailにありました長い間フィルターそしてスマートラベルシステムたくさんのものを自動的にろ過します。最近では、信頼できるトリオを（少なくともある程度）ラベルで模倣するシステムを本質的に自動化できます。
これらのラベルとフィルターを使用できますその後、スパムを取り除きます、ジャンクを除外します、 そしてもっとたくさん。これらは、重要なメールのみを見ていることを確認するのに役立ち、そうでないことに時間を無駄にしていません。明らかにスマートラベルとフィルターはGmailに制限されていますが、実際に気にしないすべてのものを取り除くことで、電子メールの過負荷を減らすシステムへの道を開くのに役立ちました。これらのフィルターは、あなたにとって重要ではないものを取り除くことで、電子メールを読みやすくしますが、それを探していればまだあります。また、場合によっては、実際に探しているものを見つけるのが難しいフォルダー、ラベル、その他の組織技術のばらばらの混乱を受信ボックスにします。
重要なメールのみの優先受信ボックス
2010年、Gmailは優先受信トレイを導入しました、どの電子メールがあなたにとって重要であるかを自動的に決定し、他のすべてを別のフォルダーにフィルタリングするシステム。優先受信トレイの大きな約束は、自動化されたシステムがあなたにとって重要であるメールを決定し、残りをフィルタリングすることです。これにより、電子メールの過負荷の問題が発生するため、重要なことに集中できます。
私たち自身のホイットソンゴードンはaです優先受信トレイの大ファン、そして少しトレーニングすることで、サービスはうまく機能します。優先受信トレイを数週間使用した後、メインの受信トレイに重要なメッセージしか表示されないようにすることができ、残りはあなたの顔にない場所にフィルタリングされます。優先受信トレイの問題は、それがまだマシンであることです。したがって、あなたが望むことをするためにそれを訓練するために忍耐を持たなければならないことです。また、完璧になることは決してなく、たまに数日間にわたっていくつかのメールが紛失することを受け入れる必要があります。問題は明らかです。あなたはまだすべてのジャンクを得ています。他の方法と同じように、それは単にそのジャンクを他の場所に押します。
もちろん、他の大きな問題は、Gmailを使用する必要があることです。これは、常に誰にとっても可能性がありません。
規則、規制、および電子メール契約
電子メールの過負荷の問題を解決しようとしているのはテクノロジーだけではありません。要約すると、電子メールのソースが問題です。それが私たちです。メールを送信しすぎます。必要ではないメールに返信します。私たちは長い間、添付ファイルが多すぎることを含め、テキストメッセージや電話で十分な場合に電子メールを送信します。
もちろん、明らかな修正は、電子メールについての考え方をオーバーホールすることです。そして、ある程度、これは私たちができる最善のことです（以下を参照）。残念ながら、すべてのためにチャーター、ルール、そしてそこに数え切れないほどのヒントが、このアイデアは一般大衆に永続的な効果を生み出していません。私たち全員メールでかなり迷惑ですそして、私たちが何らかの形で電子メールに迷惑をかけるのをやめることに何らかの形で同意しない限り、ルールとヒントはあまり良いことをするつもりはありません。
修正はありますか？
電子メールの包括的な問題は非常に簡単です。私たちは皆、それを別の方法で使用しています。一部の人々は、To Doリストに追加する必要がある実用的なアイテムをメールで取得します。他の人は愛らしい子猫の写真を手に入れます。一部の人々は、何千ものプレスリリースを殺到しています。他の人は何百ものニュースレターとクーポンを取得します。一部の人々は未承諾のラブレターを取得します。他の人は、潜在的な雇用主からそのメールを見逃すことを心配しています。そのため、私たちはすべて異なる修正を行います。
これらの電子メールチャーターとルールには永続的な効果がなかったかもしれませんが、電子メールを「修正」する最良の方法は、多くの送信を停止し、より便利なメッセージを送信することです。それで、あなたは何ができますか？例ごとにリードします。あなたが人々にあなたのルールとシステムを使用してもらいたいなら、それはどんなかもしれませんが、それらのルールに自分でそれらのルールに従うことから始めます。あなたがそうするなら、人々はあなたを反映する傾向があります。例えば：
短い箇条書きリストを使用すると、人々は通常、それらの弾丸に個別に応答し、メールの読みやスキャンが容易になります。
具体的で実用的なアイテムを上部に提供する場合、人々は通常、同じ形であなたのメールに応答します。
簡単な質問をすると、簡単な答えが戻ってきます。
特定のものに電子メールを使用しない場合、それが食料品リストや会議のメモであろうと、人々は通常、種類で応答します。したがって、受信したい電子メールの種類のみを送信し、他のタイプの通信のために他のメディア（IM、SMS、または対面チャットなど）を使用します。
...等々。
電子メールが「修正」されることは決してないかもしれませんが、その事実を受け入れて先に進むことは、それが私たちの個人的なペットのおしっこに対処するためのより良いコミュニケーションモードやより良いアプリを見つけているかどうかにかかわらず、おそらく今のところ最善のコースです。
写真byチャド・スワニー。
